Pour beaucoup de copropriétaires, les assemblées générales approuvant les comptes 2022 se sont déroulées, permettant de vérifier à présent, les nouvelles tentatives des syndics professionnels pour prendre la main sur les assemblées générales.
Sans aucun doute, l’un des moyens redoutable est la captation des formulaires de vote par correspondance, surtout lorsqu’ils deviennent électroniques.
C’est dans ce sens que le cabinet ORALIA incite les copropriétaires.
Essayons de comprendre les enjeux qui se dessinent derrière le formulaire de vote par correspondance et les risques quand ils sont saisis sur support électronique.
I – Des données conservées chez le syndic
L’article 9 bis du décret du 17 mars 1967 précise que les formulaires de vote doivent être réceptionnés par le syndic, et ce, trois jours francs avant la tenue de l’assemblée générale.
Ainsi, c’est lui qui dispose d’une partie des votes, obligeant, de facto, l’assemblée générale de le désigner comme secrétaire de séance pour pouvoir déterminer si la résolution est adoptée et pour établir le procès-verbal.
Or, la loi du 10 juillet 1965 n’a jamais imposé à l’assemblée générale d’élire le syndic comme secrétaire et même interdit qu’il soit le président de séance afin justement qu’il n’ait pas d’influence sur les votes, en laissant les copropriétaires seuls décider des résolutions qu’ils souhaitent prendre.
Ce dispositif est donc sans doute un moyen pour le syndic de s’imposer à l’assemblée générale et même pire au sein du bureau.
Pour éviter cette difficulté, dans le courant des trois jours précédents l'assemblée générale le conseil syndical doit demander au syndic une copie des formulaires de vote réceptionnés, ce qui est un droit du conseil syndical en vertu de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965.
Ces copies permettront alors à tout copropriétaire de pouvoir candidater à la fonction de secrétaire de séance puisqu’il aura au préalable les votes exprimés par correspondance.
La difficulté débute lorsque le syndic refuse de remettre une copie des formulaires, ou pire, demande aux copropriétaires qu’ils soient complétés en ligne.
Voyons cela de plus près.
II – La saisir électronique des formulaires de vote par correspondance
Voyons le slogan sous forme de slogan présentée dans la convocation de l’assemblée générale établie par le cabinet ORALIA :
Ainsi, si cela est vendu comme un gain de temps et une simplification de la vie, ce dispositif pose non seulement un problème juridique mais surtout une difficulté pour garantir la souveraineté de l’assemblée générale.
En effet, comme indiqué précédemment, le formulaire de vote doit être envoyé par le copropriétaire ay syndic pour que ce dernier puisse le réceptionner au plus tard trois jours francs avant la tenue de l’assemblée générale. Ainsi, dans l’état actuel des textes, le formulaire par correspondance ne peut pas être saisi en ligne.
Mais encore cela provoque de nombreux problèmes d’ordre juridique, et notamment la preuve et le contrôle des formulaires auquel s’ajoute la difficulté de leur conservation.
Reprenons les difficultés.
A partir du moment où le vote par correspondance est exprimé par voie électronique, cela implique que seul le syndic peut être en mesure de tenir le secrétariat de l’assemblée générale. Et pour cause, il est le seul à détenir les votes exprimés par correspondance qui sont dématérialisés dans sa plateforme numérique..
Ainsi, non seulement le conseil syndical ne peut pas contrôler les formulaires de vote mais plus encore, aucun copropriétaire ne peut se présenter à la fonction de secrétaire de séance.
Plus encore, en cas de changement de syndic, le transfert des formulaires de vote par correspondance sera difficile
Cette question peut devenir stratégique si à la suite de l’assemblée générale un copropriétaire conteste judiciairement l’assemblée générale ou les votes adoptés.
Voilà pourquoi le formulaire électronique de vote par correspondance pose de graves problèmes, impliquant que ce dispositif, en l’état actuel des textes, ne peut être considéré comme valable.