Les copropriétaires peuvent vouloir contrôler la régularité de l’assemblée générale, au regard des membres du syndicat présents, représentés ou ayant voté par correspondance.
Ils peuvent requérir à ce titre divers documents ayant trait à sa tenue auprès du syndic. Cette capacité individuelle rencontre une opposition illégitime et récurrente de professionnels tels que ADMINISTRATION PIERRE IMMOBILIER.
I. Droit individuel des copropriétaires à la feuille de présence
Une résidence parisienne importante tient son assemblée générale annuelle le 11 octobre 2022.
Des copropriétaires sollicitent ultérieurement du syndic, ADMINISTRATION PIERRE IMMOBILIER, la feuille de présence de cette assemblée générale, afin de contrôler la conformité de son déroulement.
Le décret du 17 mars 1967 précise en son article 14, l’obligation d’établir une feuille de présence. Ce document vise à attester, de la participation des copropriétaires personnellement ou via un mandataire à cette assemblée générale. Pour ce faire, l’intervenant apposera sa signature, à l’exception de son recours à la visioconférence ou du formulaire de vote par correspondance.
Et cette disposition de préciser, le rôle du président de séance de certification de son exactitude, que ce soit aussi bien sur l’effectivité de la participation, que du respect de la législation sur les pouvoirs des représentants (art. 22 de la loi du 10 juillet 1965).
L’article 33 de ce même décret concède aux copropriétaires la faculté d’exiger du syndic une copie, certifiée conforme du procès-verbal de toute assemblée et/ou de ses annexes. Ces dernières s’entendent de la feuille de présence, des mandats, des formulaires de vote par correspondance.
Le syndic ne peut donc légitimement faire obstacle à une demande expresse d’un copropriétaire de communication d’annexes telles que la feuille présence, Cass 3e civ. 24 septembre 2008, n° 07 - 16334. Il en va d’ailleurs de même du conseil syndical, puisque celui-ci jouit, auprès du syndic, d’un droit permanent d’accès ou de copie à tout document du syndicat (art. 21 de la loi).
En l’espèce, les requérants doivent solliciter ADMINISTRATION PIERRE IMMOBILIER à diverses reprises, afin d’obtenir la pièce souhaitée.
II. Droit individuel des copropriétaires à la feuille de présence réglementaire
En découvrant la trame escomptée, les demandeurs s’interrogent quant à sa régularité au regard de la date de l’assemblée reportée, ainsi que du caractère succinct des informations contenues (nom des copropriétaires, les tantièmes de charges communes et l’émargement des intervenants.)
Leurs réserves s’avèrent parfaitement fondées, l’article 14 du décret imposant d’y mentionner, pour chaque détenteur d’un lot, son nombre de voix, pouvant diverger des tantièmes de charges communes, mais aussi et surtout son domicile, ainsi que celui du mandataire en cas de représentation.
ADMINISTRATION PIERRE IMMOBILIER justifie probablement, comme ses confrères, cette omission en raison du respect à la vie privée. Cette interprétation juridique est totalement approximative, l’article 33 du décret ne restreignant pas la teneur des annexes de l’assemblée générale transmises par le syndic.
De plus, la jurisprudence confirme l’obligation, pour le syndic, de communiquer la feuille de présence réglementaire au demandeur, ce qui inclut l’adresse postale du copropriétaire, voire de son mandataire, CA Rennes, 6 juin 2013, n° 11 - 07662.
Dans un arrêt n° 13 - 10307 du 18 février 2014, la cour de Cassation va même plus loin. La haute juridiction affirme, que la transmission d’un document non conforme équivaut à l’absence de toute diffusion et constitue un motif de nullité judiciaire de l’assemblée générale dans son intégralité.