Nous avons expliqué à plusieurs reprises les risques et les travers que représentait la mise en place des formulaires de vote par correspondance.
Au-delà de permettre aux copropriétaires de voter sur une résolution sans avoir entendu les débats, ce dispositif les incite à ne pas se rendre à l’assemblée générale.
A ce titre, voyons un formulaire de vote présenté par le cabinet DOMEOS qui, encore une fois, démontre la limite du système imposant aux copropriétaires de prendre connaissance de la question et du projet de résolution même s’ils paraissent clairs.
Voyons cela en détail.
I – Une résolution à choix multiple
Pour commencer, prenons connaissance du formulaire de vote réalisé par le cabinet DOMEOS et en particulier la question 20 :
Il s’agit de voter sur les modalités d’élaboration du projet de plan pluriannuel de travaux.
A priori, la question paraît simple, permettant au copropriétaire de se prononcer sans difficulté.
Et pourtant la situation se complique quand on prend connaissance de la résolution figurant dans l’ordre du jour que voici :
Et oui, la résolution prévoit deux offres avec deux prix différents.
Ainsi, dans l’hypothèse où le copropriétaire vote par correspondance à cette question, le syndic ne saura pas s’il s’agit de la validation de l’offre à 7.500 € ou bien celle à 12.180 €.
Quoi qu’il arrive, le vote « pour » prononcé par correspondance ne pourra pas être pris en considération.
II – Un contrôle drastique du conseil syndical
Ce cas est une démonstration de la limite du vote par correspondance et de son formulaire.
Voilà pourquoi dans les trois jours précédant la tenue l’assemblée générale le conseil syndical doit impérativement contrôler les formulaires de vote réceptionnés auprès du syndic.
Ce contrôle permettra de vérifier s’il n’y a pas d’ambiguïté sur les votes exprimés par la mention de « rature » ou de « commentaires » conditionnant le vote. Dans ce cas, le vote ne devra pas être pris en considération.
Part ailleurs, le conseil syndical devra vérifier si l’ensemble des votes exprimés par correspondance ont bien été pris en compte dans le logiciel du syndic en se rappelant qu’ils ne doivent pas être pris en compte si en définitive le copropriétaire décidait de se rendre à l’assemblée générale.
Enfin, ce contrôle préalable permet au conseil syndical d’avoir une tendance sur les votes profitant alors des trois jours avant l’assemblée générale pour mobiliser les copropriétaires afin d’inverser la tendance des votes surtout s’ils sont contraires aux intérêts du syndicat des copropriétaires.