L’une des missions essentielles du conseil syndical est de contrôler les dépenses du syndicat des copropriétaires qui sont engagées par le syndic.
Cette disposition est expressément prévue à l’article 26 du décret du 17 mars 1967 qui dispose que « le conseil syndical contrôle (...) les conditions dans lesquelles sont passés et exécutés les marchés et tous les autres contrats ».
Cette mission est d’autant plus fondamentale qu’actuellement on constate une augmentation du cout des charges qui est plus élevé que l’inflation, à laquelle s’ajoute une nécessité de réaliser des travaux coûteux liés à la rénovation ainsi que le financement du fonds de travaux.
Voilà pourquoi le conseil syndical et l’assemblée générale doivent prendre toutes les précautions pour éviter des dérives budgétaires.
Néanmoins, le cabinet C.P.A.B croit sûrement que l’on est en période de soldes pouvant tout obtenir de l’assemblée générale.
Mais avant, faisons un focus sur les obligations de l’assemblée générale en matière de fixation de seuil des marchés.
I – Deux seuils des marchés à définir
L’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 impose à l’assemblée générale de déterminer deux seuils des marchés, nécessitant de voter deux résolutions distinctes.
La première résolution consiste à fixer le montant de dépenses à partir duquel le syndic est tenu de réaliser une mise en concurrence entre deux ou plusieurs sociétés.
La deuxième résolution consiste à déterminer le montant des marchés à partir duquel le syndic est tenu de consulter le conseil syndical avant d’engager la dépense.
Ces deux mesures ont pour objet d’éviter des dépenses inutiles qui seraient engagées par le syndic ou l’engagement de marchés à des tarifs plus chers que ceux pratiqués.
D’ailleurs, il est parfois conseillé de prévoir un montant extrêmement bas (1 € par exemple) pour obliger le syndic à consulter systématiquement le conseil syndical avant d’engager la moindre dépense, ce qui lui impose d’être plus vigilant.
II – Une résolution à tiroirs insensée
Sans plus tarder, voici la résolution :
Que constatons-nous ?
Cette résolution préconise trois fixations de montants différents qui n’ont rien à voir les uns avec les autres.
En effet, on retrouve tout d’abord les marchés inférieurs à 2.000 € qui peuvent être engagés par le syndic sans aviser le conseil syndical.
Puis un montant de marchés jusqu’à 15.000 € qui nécessite obligatoirement la consultation du conseil syndical, et au-delà, l’obligation d’une assemblée générale, après avis du conseil syndical.
Or, non seulement cette résolution ne répond à aucun principe de droit, mais en plus elle est totalement incohérente. Et pour cause, le seul vote sur lequel l’assemblée générale doit se prononcer concerne le montant à partir duquel le conseil syndical doit être consulté.
Mais plus grave, cette résolution est contraignante puisqu’elle précise qu’au-delà d’une dépense supérieure à 15.000 €, le syndic est tenu de convoquer une assemblée générale, alors qu’il est possible qu’elle soit prévue dans le budget prévisionnel.
A titre d’exemple, il est probable que les dépenses de chauffage ou certains contrats d’entretien représentent des sommes supérieures à 15.000 €, ne nécessitant pas de convoquer une assemblée générale spécifique pour engager ces dépenses puisqu’elles sont déjà prévues dans le budget prévisionnel.
Si en revanche il s’agit de dépenses non prévues dans le budget prévisionnel, cette résolution n’a aucun sens puisque de toutes les façons il faudra convoquer une assemblée générale pour les valider, en joignant les éléments essentiels du contrat.
Voilà pourquoi il est fortement conseillé au syndic professionnel de rester dans le cadre de la loi sans faire d’excès de zèle ou de fioriture qui en définitive le met en difficulté, mais plus grave encore, le conseil syndical et surtout la copropriété qui en définitive paiera seule les pots cassés.