Il existe souvent une « loi des séries » sur les défaillances des syndics professionnels, à l’image du syndic parisien S.I.A. concernant sa convocation d’une assemblée générale du 21 juin 2023.
En ce qui la concerne, nous découvrons en mars 2024, sa facturation irrégulière des frais de reprographie (abus n° 5022), ainsi que sa non-conformité du formulaire de vote par correspondance des copropriétaires.
I. Formulaire de vote et désignation du bureau de séance
En tant que syndic, S.I.A. établi et diffuse la convocation de l’assemblée générale annuelle 2023 d’une copropriété parisienne. Elle contient son ordre du jour (comme l’exige l’article 13 du décret du 17 mars 1967) et diverses pièces nécessaires à la délibération licite des copropriétaires.
Au titre de ces documents, l’on retrouve le formulaire de vote par correspondance.
Il s’agit d’un mode de participation des copropriétaires à l’assemblée générale institué par un arrêté du 2 juillet 2020.
Ils expriment directement par ce biais leur décision pour chaque question portée à l’ordre du jour, sans :
- être physiquement présents ;
- sans recourir à un tiers par un mandat de représentation (art. 22 de la loi).
Il leur faut :
- compléter chaque question soumise à délibération, en cochant la case de leur choix ;
- le retourner signé au syndic, a minima 3 jours francs avant l’assemblée (art. 9 bis du décret).
D’entrée de jeux, S.I.A. exclut, de la trame du formulaire de vote par correspondance rédigé par ses soins, le vote des copropriétaires sur la nomination du bureau de séance.
Cette exclusion se révèle totalement irrégulière, dans la mesure où l’article 15 du décret dispose que chaque assemblée doit désigner un bureau de séance composé de son :
- président ;
- ou ses scrutateurs, si le règlement de copropriété oblige à une telle fonction ;
- secrétaire, si elle ne souhaite pas que le syndic assure cette tâche.
Désignation en assemblée générale signifie délibération des copropriétaires à celle-ci, sans prévoir de régime juridique dérogatoire lorsque l’expression émane du formulaire de vote par correspondance.
Plus inquiétant, ce positionnement du cabinet S.I.A. expose l’assemblée générale à une contestation judiciaire. Les vices de constitution du bureau de séance représentent un motif de nullité de l’assemblée générale dans son intégralité, Cass. 3e civ. 16 juin 1993, n° 91 - 20492.
II. Formulaire de vote et nomination du conseil syndical
Dans le formulaire par correspondance, S.I.A. ne cantonne pas l’absence de délibération des copropriétaires au bureau. Il étend cette incapacité à l’élection du conseil syndical.
Là encore cette interprétation s’avère illicite.
L’article 21 de la loi précise que les conseillers syndicaux sont désignés en assemblée générale.
Pour ce faire, il suffit qu’une question générique sur la constitution du conseil syndical dans l’ordre du jour notifié aux copropriétaires (art. 13 du décret).
Autrement dit, nulle disposition légale :
- n’interdit aux copropriétaires de se prononcer par correspondance de manière anonyme ;
- n’impose de candidatures nominatives à cette fonction, préalablement à l’envoi de la convocation ;
- ne proscrit de nouveaux postulants à ce poste, au cours de l’assemblée générale.
La sanction encourue pour ce conseil syndical illégal est son annulation judiciaire. Cette demande peut être requise par tout copropriétaire opposant (votant dans le sens contraire) ou défaillant (absent non représenté, ce qui inclut ceux dans l’incapacité de s’exprimer via le formulaire par correspondance) dans le délai de deux mois suivant la notification de son procès-verbal par le syndic (art. 42 de la loi).
Outre l’incompétence manifeste du cabinet S.I.A., ces agissements favorisent l’instabilité juridique de l’assemblée du syndicat. Si la correction ne peut être opérée avant la diffusion de sa convocation, la solution préconisée consiste à le débarquer pour faute grave lors d’une assemblée ultérieure.