Le syndic supporte de nombreuses obligations en ce qui concerne l’assemblée générale.
Elles se manifestent aussi bien avant sa tenue (préparation et notification de la convocation), que lors de son déroulement (conseil juridique et rédaction du procès-verbal, s’il assure le secrétariat), qu’après coup (diffusion du compte-rendu).
A cette dernière occasion, les copropriétaires peuvent requérir une copie des annexes du procès-verbal. Ils se confrontent souvent à l’obstruction de communication de ces documents par leur syndic, comme s’y emploie récemment le cabinet francilien DEBAYLE.
I. Droit d’accès aux annexes du procès-verbal de l’assemblée générale, dont la feuille de présence
En janvier 2024, le détenteur d’un lot sollicite du cabinet DEBAYLE une copie de la feuille de présence des copropriétaires à la dernière assemblée générale.
L’article 33 du décret du 17 mars 1967 permet à tout copropriétaire de demander, à tout moment, au syndic un exemplaire des annexes du procès-verbal d’une assemblée générale, à savoir
- la feuille de présence ;
- les mandats de représentation des copropriétaires absents (art. 22 de la loi du 10 juillet 1965) ;
- les formulaires de vote par correspondance (art. 17-1 A de la loi).
Il s’agit ainsi de disposer d’éléments complémentaires permettant de contrôler la régularité de l’assemblée, quant aux restrictions sur les pouvoirs (acceptation) et seuil licite de voix au-delà de trois mandats (art. 22 de la loi) et sur les formulaires de vote par correspondance (établissement et date de transmission), art. 9 bis du décret.
Le syndic est tenu de remettre la ou les annexes au requérant, dès lors que le copropriétaire l’exprime précisément. Il ne s’agit donc pas d’un envoi systématique. Elles doivent être conformes aux prescriptions réglementaires, telle que la feuille de présence qui doit mentionner (art. 14 du décret) :
- le nom et le domicile du copropriétaire ;
- le nombre de voix attaché à son lot par le règlement de copropriété ;
- son mode de participation (présence physique, à distance par visioconférence, par un mandataire) ;
- la signature du copropriétaire présent ou représenté ;
- la date de réception du formulaire de vote par correspondance dans le délai minimal de 3 jours francs avant la tenue de l’assemblée.
II. Droit d’accès sans condition réglementaire préalable
Suite à sa requête, le copropriétaire reçoit, le 29 janvier 2024, une réponse du cabinet DEBAYLE.
Ce retour ne correspond pas à la feuille de présence sollicitée, mais à un engagement antérieur à signer.
L’initiative de ce syndic professionnel se révèle totalement irrégulière.
En effet, il lui faut respecter scrupuleusement le dispositif juridique spécifique applicable, ce qui exclut la licéité de formalités non prévue explicitement par ce texte.
Or, l’article 33 du décret concède aux copropriétaires cette faculté d’accès aux annexes du procès-verbal de l’assemblée générale, sans autre démarche que la demande de la ou les pièces concernées, (Cass 3e civ. 24 septembre 2008, n° 07 - 16334).
Face à une situation similaire, le copropriétaire devrait décliner les exigences additionnelles du syndic et lui rappeler, qu’il n’est pas créateur du droit mais simple exécutant de celui-ci et qu’il s’expose, en cas de défaillance, à une condamnation sous astreinte journalière à s’y conformer.