Si la contribution du syndic aux assemblées générales peut donner lieu à des honoraires additionnels au syndicat, cela suppose néanmoins que ces facturations se conforment au droit. A ce jour, le cabinet francilien O.L.T. (Office Locations Transactions) semble toujours ignorer ces fondamentaux.
I. Assemblée générale : interdiction de vacations du syndic selon des tranches horaires
En parcourant les dépenses du syndicat de l’année 2023 (clos) et 2024 (exercice en cours), trois factures du syndic O.L.T. interpellent le conseil syndical, au regard de leur montant et intitulé.
Elles portent sur la participation du syndic aux assemblées générales annuelles de 2023 pour la somme de 1.400 € T.T.C. (première lecture) et 1.000 € T.T.C. (seconde lecture), et de 2024 d’un coût de 2.120 € T.T.C.
L’assemblée générale annuelle (première ou seconde lecture) relève des honoraires de gestion courante du syndic (hors frais d’affranchissement ou d’acheminement), en ce qui concerne la durée et la plage horaire stipulées par son contrat (point 7.1.2. du décret du 26 mars 2015).
Le syndic est donc en capacité d’imputer au syndicat sa participation, si elle excède les seuils prévus.
Cependant, cette facturation ne peut s’opérer que selon un seul critère (forfaitaire ou coût horaire), en excluant dans ce dernier cas plusieurs tranches (7.2.1. du décret).
Ce décompte d’O.L.T. se révèle irrégulier sur ce point, peu importe qu’il se conforme à son contrat. S
Si les parties y fixent librement leurs engagements, elles ne peuvent enfreindre une règle impérative (qu’elle soit légale ou comme en l’espèce réglementaire) selon l’article 1102 du Code civil.
II. Assemblée générale : condition d’une facturation licite plusieurs participants du syndic
En regardant de plus près ces trois notes d’honoraires, un autre détail saute aux yeux, l’évolution du nombre d’intervenants du cabinet O.L.T. lors de ces assemblées. Si dans un premier temps, il mandate un seul interlocuteur, par la suite il en diligente deux, doublon supporté par le syndicat.
Tout d’abord, l’on peut s’interroger sur la pertinence du changement opéré, car s’il s’agit bien d’une résidence d’envergure, le syndic assure au mieux le poste de secrétaire de séance. Sa mission se cantonne alors à la rédaction de l’original du procès-verbal en fin de réunion (art. 15 et 17 du décret du 17 mars 1967).
Cette tâche s’avère plutôt simple pour les professionnels, puisque la plupart l’accomplissent à l’aide d’un programme informatique, d’un ordinateur et une imprimante.
Pour ce qui est de la tenue de l’assemblée, celle-ci relève du président de séance, épaulé par un ou plusieurs scrutateurs (si le règlement de copropriété l’impose) selon l’article 15 et 17 du décret.
Outre l’adéquation de ce recours, sa légitimité questionne. Le point 7.1.2 laisse à penser que la multiplication des participants du syndic pourrait justifier une facturation correspondante au syndicat, mais à la condition de la mentionner clairement dans son mandat. O.L.T.ne retenant pas conventionnellement cette option, l’imputation s’avère juridiquement inopposable au syndicat.
Face à ces agissements et en l’absence d’un règlement concerté, la solution consiste en assemblée :
- 1° à rejeter tout ou partie des dépenses litigieuses ;
- 2° à désigner un autre syndic (comme en l’espèce), ce qui suppose de notifier ce projet (question, résolution, proposition de contrat et fiche tarifaire pour un professionnel) avant la diffusion de sa convocation aux copropriétaires.
Par la suite, si le nouveau syndic ne parvient pas à obtenir amiablement le remboursement auprès de son prédécesseur, le syndicat devra envisager de poursuivre judiciairement ce dernier (voire ses assurances professionnelles), en indemnisation de son préjudice.