Le traitement des impayés des copropriétaires par les syndics professionnels s’avère bien souvent déficient, aussi bien sur sa mise en œuvre, les frais élevés imputés, que celui qui les supporte. Sur ces deux derniers points le cabinet parisien DEGUELDRE se révèle implacable et approximatif.
I. Frais nécessaires restrictifs dus par le copropriétaire à partir de la mise en demeure
En parcourant les dépenses de l’exercice 2023/2024, le conseil syndical relève de nombreuses factures liées au recouvrement des impayés des copropriétaires, à savoir :
- un commandement de payer délivré par un commissaire de justice d’un montant de 2.389,63 € ;
- des vacations du syndic pour leur gestion (900 €), leur transmission et suivi à l’avocat (200 €).
Le conseil syndical s’interroge d’autant plus sur leur légitimité du fait de leur imputation au syndicat.
Effectivement, l’article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965 dispose, que les frais nécessaires au recouvrement s’imposent au copropriétaire débiteur à compter de la mise en demeure celle-ci comprise. Cette dernière s’entend d’une relance non expédiée par voie ordinaire, que ce soit :
- une lettre recommandée avec demande d’avis de réception du syndic ou d’un avocat ;
- un commandement de payer délivré par un commissaire de justice.
De plus, le syndic ne jouit pas d’un pouvoir absolu, en ce qui concerne ses interventions facturables, aussi bien au regard de leur nature, que leur montant. Le décret du 26 mars 2015 sur leur mandat type vient détailler les frais nécessaires imputables, tout en soulignant qu’ils doivent correspondre aux prix stipulés dans son contrat.
Ce décret autorise les frais du syndic, sur le compte du copropriétaire défaillant, d’ouverture de dossier, mais à la double condition que cela concerne :
- d’une part, les auxiliaires de justice (commissaire), ce qui exclut l’avocat ;
- d’autre part, des diligences exceptionnelles (ex : saisie immobilière du lot du débiteur ou s’il réside à l’étranger), ce qui n’apparait pas manifeste en l’espèce selon l’intitulé des notes d’honoraires.
S’agissant du suivi par le syndic du dossier communiqué à l’avocat, le décret exige là encore des diligences exceptionnelles.
II. Les frais nécessaires s’entendent hors coût d’affranchissement ou d’acheminement
Le décret du 26 mars 2015 précise, que les frais nécessaires au recouvrement n’incluent pas le coût de l’affranchissement ou de l’acheminement. Autrement dit, le syndic peut requérir du copropriétaire débiteur, à partir de la mise en demeure (ou assimilée), le montant de diffusion de cette notification, voire d’une relance postérieure, par les services postaux ou une entité spécialisée (ex coursier).
Ces sommes correspondent donc au remboursement par le copropriétaire défaillant des frais réels selon l’option retenue. Cette disposition proscrit donc tout doublon pour une même expédition.
Pourtant, DEGUELDRE présente à la fois des factures sur ces deux modes d’envoi, dont :
- la conformité s’avère difficile à contrôler, en raison de leur imprécision ;
- le montant de 1,58 € T.T.C. apparait des plus suspects au titre de l’acheminement, du fait de son prix dérisoire pour une opération identique (diffusion de relances) imputée par trois fois à la même date du 16 mai 2024.
S’agissant des frais nécessaires au recouvrement (coût d’affranchissement ou d’acheminement inclus), les conseils syndicaux et copropriétaires doivent exiger du syndic :
- les précisions aux facturations ambiguës ;
- leur imputation licite et non abusive au copropriétaire débiteur à partir de la mise en demeure, celle-ci comprise, ce qui exclut les doublons, ainsi que des honoraires pour ouverture ou de suivi de dossier, en l’absence de diligences exceptionnelles.
Dans la négative, il faudra aux copropriétaires rejeter en assemblée, a minima, ces affectations illégales dans les comptes clos du syndicat présentés pour adoption.
Si l’irrégularité persiste, la solution consistera en assemblée à désigner un autre syndic et à l'autoriser à poursuivre judiciairement son prédécesseur fautif, voire ses assurances professionnelles obligatoires (responsabilité civile, garantie financière).