La convocation de l’assemblée générale relève du syndic en exercice. Il lui appartient, dans ce cas, de respecter les prescriptions légales et réglementaires.
Les négligences, plus ou moins importantes de cabinets sont fréquentes à l’image d’ARCO sur une assemblée du 11 décembre 2024.
I. Les approximations sur son ordre du jour
En sa qualité de syndic en exercice d’une résidence parisienne, ARCO (groupe HOMELAND) convoque les copropriétaires à l’assemblée générale annuelle fixée au 11 décembre 2024.
Il se conforme ainsi à son obligation réglementaire (art. 7 du décret du 17 mars 1967), lui imposant notamment d’établir l’ordre du jour et de le diffuser aux copropriétaires, tâche courante comprise dans ses honoraires de base (point I de l’annexe du décret du 26 mars 2015).
A. Innovation illicite et contradictoire sur la visioconférence
ARCO invoque dans la convocation, la capacité des copropriétaires de participer à l’assemblée par visioconférence, à la condition d’adresser un mandat de représentation au président de séance.
Outre le caractère farfelu de cette énonciation, elle se révèle également illicite et susceptible d’une action judiciaire en nullité par un copropriétaire opposant ou défaillant, dans les deux mois suivant la notification de son procès-verbal (art. 42 de la loi du 10 juillet 1965), et contradictoire avec la question n°3 insérée par ce cabinet dans cette même convocation.
L’article 17-1 A de la loi précise que la participation des copropriétaires à l’assemblée s’effectue soit :
- personnellement et physiquement ;
- personnellement par un écrit (formulaire de vote par correspondance) ;
- personnellement à distance par la visioconférence ;
- physiquement via un tiers habilité à cet effet par un pouvoir de représentation.
Autrement dit, il n’existe pas de contribution croisée « visio/mandat », comme l’affirme ARCO.
A cela s’ajoute l’antinomie et d’autres irrégularités de ce syndic.
Alors même que ce cabinet prétend à la capacité des copropriétaires de pouvoir user immédiatement de la visioconférence, il prévoit cependant la mise au vote de ce recours. L’article 17-1 A de loi impose, pour l’utilisation licite d’une telle alternative, une décision d’une assemblée antérieure.
Le syndicat doit effectivement adopter les modalités techniques de ce support selon le devis du prestataire (art. 13-1 du décret du 17 mars 1967), moyennant en principe l’annexion de cette proposition à sa convocation (art. 11 al. 3 du décret), faisant d’ailleurs défaut en l’espèce.
Enfin, dans l’hypothèse d’un contrat entre le syndicat et une société associée au syndic, cette conclusion doit faire l’objet d’une autorisation spécifique en assemblée, indiquant le type d’attache entre les deux entreprises (art. 39 du décret).
Or, dans le cas présent, l’entête des pages de la convocation atteste d’une relation ARCO/HOMELAND, sans prendre soin de préciser, dans le projet de résolution sur l’adoption de la convention, la nature exacte du lien juridique entre les deux entités.
B. Evocation d’un audit impératif inexistant sur le règlement de copropriété
L’article 24 de la loi (dans sa rédaction issue du dispositif ELAN) oblige les syndicats à adapter leur règlement de copropriété, si ceux-ci omettent des mentions incontournables (parties communes avec un droit de jouissance exclusif au profit d’un lot, celles spéciales ou les lots transitoires).
ARCO argue de la nécessité d’une étude préventive sur sa régularité, avant sa mise en conformité.
Ce préalable obligatoire et onéreux s’avère inexact, dans la mesure où le syndic a pour mission de veiller à l’exécution du règlement de copropriété (art. 18 de la loi). Il doit donc être apte à attester succinctement de son éventuelle illégalité.
Le règlement de copropriété constituant un acte authentique, le notaire jouit en principe d’un monopole rédactionnel.
En lui présentant le document existant et les spécificités de l’immeuble, cet officier constate aisément ses infractions et des conditions de sa régularisation par ses soins (devis).
II. Les failles sur son projet de contrat
A cette assemblée du 11 décembre 2024, ARCO postule à un nouveau mandat de syndic.
Cette désignation suppose l’annexion à la convocation d’un projet de contrat conforme à la trame instituée par le décret du 26 mars 2015 et de la fiche d’information tarifaire répondant à l’arrêté du 30 juillet 2021, correspondant principalement à une extraction des montants stipulés dans le mandat du cabinet.
Si ces deux documents ne font pas défaut dans le cas présent, le premier comporte une irrégularité.
La rémunération de base du syndic comprend notamment la conservation des archives, la constitution et l’actualisation d’un extranet du syndicat (regroupant de manière dématérialisée des documents de cette collectivité) selon le point IV-14, alinéas a) et d) de l’annexe du décret.
L’assemblée peut cependant l’en exonérer (art. 18 de la loi), ce qui entraine par conséquent une minoration de ses honoraires de manière forfaitaire ou sur justificatif (point 7.1.5 du décret). ARCO entend pourtant se dispenser de cette réduction financière réglementaire.
Les carences de ce syndic mettent en exergue l’importance du président de séance, dans son rôle de garant de la régularité de l’assemblée (art. 14, 15 et 17 du décret du 17 mars 1967).
Avant toute délibération des copropriétaires, il se doit d’exiger les corrections adéquates du secrétaire, afin de restreindre toute contestation ultérieure et de les informer des réelles obligations du syndicat et éviter les dépenses non superflues.