Si l’assemblée générale est en principe convoquée par le syndic en exercice, elle peut exceptionnellement émaner d’une tierce partie. Cette initiative se justifie notamment lorsque le syndicat est dépourvu d’un syndic et qu’il s’agit de lui en substituer un de manière amiable et rapide.
La convocation extraordinaire de cette assemblée n’en demeure pas moins soumise aux impératifs juridiques, omis par le cabinet IMMO3 V dans une assemblée du 14 mars 2024.
I. Une assemblée hors présentiel au 14 mars 2024 malgré son interdiction dès le 1er août 2022
Une copropriété se retrouve sans syndic, en l’absence de convocation d’une assemblée (par le cabinet sortant avant l’échéance de son mandat) destinée à lui désigner un successeur.
Dans ce cas, deux solutions licites se révèlent envisageables :
- la première amiable (à privilégier) consistant en l’élection d’un syndic (professionnel ou bénévole) par une assemblée, convoquée à ce seul effet, soit par le président du conseil syndical en exercice, soit par tout copropriétaire (respectivement article 18 et 17 de la loi du 10 juillet 1965) ;
- la seconde contentieuse, moyennant un administrateur provisoire nommé par le tribunal judiciaire (art. 47 du décret du 17 mars 1967).
En l’espèce, la convocation émane légitimement d’un copropriétaire, visant à la désignation d’un nouveau syndic en la personne du cabinet IMMO 3V. En revanche, ce copropriétaire prévoit sa tenue exclusivement à distance.
Cette voie se révèle parfaitement illégale en l’espèce. La tenue d’une assemblée hors présence physique de tous les copropriétaires s’entend d’une alternative dérogatoire instituée lors de la pandémie de Covid et abrogée à partir du 1er août 2022 (art. 22-2 de l’ordonnance du 25 mars 2020).
S’agit-il d’une initiative isolée du copropriétaire, sans concertation avec IMMO3V ? La réponse est indubitablement négative.
Tout d’abord, elle mentionne comme destinataire des « ordres de vote » (il faut probablement entendre par là formulaire de vote par correspondance des copropriétaires) à l’adresse électronique de ce cabinet.
De plus, IMMO3V manque indiscutablement à l’obligation de conseil juridique supportée par tout syndic professionnel (art. 3 du décret du 28 août 2015).
Or, dans le cas présent IMMO3V enfreint d’avertir ce copropriétaire sur deux irrégularités :
- la première sur l’interdiction de l’assemblée hors présentiel. L’infraction à cette règle expose l’assemblée à son annulation judiciaire par tout copropriétaire opposant (à toutes les décisions), défaillant ou assimilé (absent non représenté) dans les deux mois suivant la notification de son procès-verbal (art. 42 de la loi) ;
- la seconde sur le destinataire du formulaire de vote par correspondance des copropriétaires, à savoir exclusivement l’auteur de cette convocation (arrêté du 2 juillet 2020), en l’espèce un des membres du syndicat et non ce tiers professionnel.
II. Manquements d’IMMO3V à la tenue régulière de l’assemblée
Immo3V n’étant pas une défaillance près, il postule et se fait élire, en ouverture de séance (question n°1), secrétaire, chargé de la rédaction de l’original du procès-verbal de l’assemblée en fin de réunion (art. 15 et 17 du décret du 17 mars 1967).
Là encore, cette approche se révèle juridiquement litigieuse, dans la mesure où cette faculté est dévolue au syndic en exercice (art. 15 du décret du 17 mars 1967). Pourtant, au moment de l’ouverture des débats IMMO3V ne jouit pas d’un tel statut, puisqu’il n’est pas le syndic sortant et qu’il candidate justement à ce poste lors de cette assemblée.
De plus, l’article 18 de la loi souligne, que la prise d’effet du mandat d’un tout nouveau syndic, intervient au plus tôt un jour franc après la tenue de l’assemblée.
A cela s’ajoute, l’absence d’élection d’un président de séance, fonction toutefois impérative pour toute assemblée, son rôle consistant à garantir la régularité de celle-ci, soit :
- l’établissement et la certification exacte de la feuille de présence (art. 14 du décret) ;
- la licéité des résolutions et la conformité du procès-verbal original établi par le secrétaire (art. 17).
La convocation exceptionnelle d’une assemblée par un président du conseil syndical ou un copropriétaire requière une rigueur renforcée, afin qu’elle n’encourt pas son invalidation judiciaire.
Ces précautions ne peuvent se résumer aux simples avis d’un syndic professionnel, comme l’atteste les erreurs majeures relevées dans le cas présent, ainsi que dans nos nombreuses autres publications.