Les syndics professionnels se vantent constamment de leur savoir juridique, de la conformité de leurs actes et actions. Nos diverses publications démontrent le contraire, à l’image de la convocation d’une assemblée du 29 avril 2025 établie et diffusée par le cabinet parisien Le TERROIR.
I. Ambiguïtés et irrégularités du mandat, ainsi que du formulaire de vote par correspondance
Courant mars 2025, les copropriétaires d’une résidence francilienne reçoivent la convocation de leur assemblée annuelle du 29 avril 2025 rédigée et notifiée par leur syndic, LE TERROIR. Elle précise, dans son entête, l’ancienneté du cabinet et le diplôme de son dirigeant. Ces gages de régularité ne font malheureusement pas long feu.
A. Un « justificatif de présence » équivoque
Le TERROIR évoque, dans la première page de sa convocation, un document impératif à compléter, dont l’intitulé nous interpelle « justificatif de présence », dans la mesure où cette dénomination se révèle totalement inexistante en droit de la copropriété.
Cette qualification laisse tout d’abord à penser, que ce cabinet imposerait à tous les copropriétaires, participant à l’assemblée, de remplir un tel formulaire, ce qui s’avère juridiquement inexact. En effet, les copropriétaires intervenant à l’assemblée ont pour seule obligation de signer la feuille de présence (art. 14 du décret du 17 mars 1967).
En parcourant les annexes de la convocation, l’on s’aperçoit que ce « justificatif de présence » devrait plutôt s’entendre du pouvoir, que le copropriétaire absent peut concéder à une personne, afin qu’elle le représente à l’assemblée (art. 22 de la loi du 10 juillet 1965).
Outre son titre, la trame éditée par LE TERROIR comporte d’autres approximations.
Elle fait premièrement croire au copropriétaire défaillant qu’il doit recourir à ce support, alors que l’article 22 de la loi ne confère pas cette prérogative au syndic. Autrement dit, le copropriétaire est en capacité de rédiger ce mandat comme il l’entend, y compris de manière entièrement manuscrite.
Cette restriction d’avère d’autant plus discutable, que le TERROIR y ajoute une autre formalité. La personne acceptant le pouvoir (mandataire) doit également justifier de sa présence physique à l’assemblée par sa signature au nom du copropriétaire qu’elle représente (mandant). Autrement dit, selon le TERROIR, le seul pouvoir signé des deux parties ne suffit pas à attester de l’aptitude du mandataire à intervenir à l’assemblée au nom du copropriétaire absent, et ce, indépendamment de son paraphe sur la feuille de présence réglementaire.
B. Un formulaire de vote par correspondance illicite
L’article 17-1 A de la loi permet au copropriétaire absent physiquement de se prononcer directement et préalablement sur les points inscrits à l’ordre du jour notifié, moyennant un formulaire de vote par correspondance fixé par un arrêté du 2 juillet 2020. Il appartient à l’expéditeur (en principe le syndic) d’adapter cette trame réglementaire, en indiquant les questions et les votes à cocher pour chacune d’entre elles par le copropriétaire, que ce soit aussi bien lors de la première que de la seconde délibération, lorsque la loi institue cette passerelle et que les conditions légales s’en trouvent réunies.
L’omission de cette seconde ligne impérative expose toute bonnement la résolution à une action judiciaire en nullité par un copropriétaire opposant, défaillant ou assimilé dans le délai de deux mois suivant la notification du procès-verbal de l’assemblée (art. 42 de la loi).
De plus, LE TERROIR se méprend à nouveau entre le :
- pouvoir, susceptible de contenir des consignes de vote du mandant à destination de son mandataire, que celui-ci est cependant libre de respecter ou de décliner ;
- formulaire de vote, qui correspond aux choix fermes du copropriétaire et non à ses consignes.
II. Contradictions et irrégularités de sa proposition de nouveau mandat de syndic
Cette assemblée générale ordinaire a entre autres pour objet de désigner un syndic avec mise en concurrence du mandat du sortant. Dans ce cas, les copropriétaires doivent se prononcer selon des pièces jointes à la convocation (proposition de contrat et de fiche d’information tarifaire pour les candidats professionnels), art. 25 al. c de la loi, 11 al. 4 et 29 du décret.
A. Dichotomie, erreurs et illégalités sur la durée de mandat de syndic
L’objet du procès-verbal de l’assemblée (issu de sa convocation) consiste à mentionner clairement les résolutions adoptées. Il est donc impératif, que ces décisions ne contiennent pas de contradictions au regard des éventuelles pièces nécessaires à leur approbation annexées.
S’agissant du mandat du syndic, le contrat doit stipuler selon 29 du décret :
- sa durée ;
- ses dates calendaires de prise d’effet et d’échéance.
La jurisprudence vient préciser, que le mandat consenti en assemblée débute au plus tôt au jour de sa tenue, proscrivant ainsi toute rétroactivité de celui-ci (entrée en vigueur à une date antérieure), Cass. 3e civ. 17 juillet 1996, n° 94 - 15140.
Il en résulte, que pour un mandat de 18 mois entamé le 29 avril 2025 (jour de l’assemblée), celui-ci expire donc le 28 octobre 2026 et non le 30 juin 2026.
En ce qui concerne le mandat de syndic envisagé LE TERROIR indique dans sa convocation une :
- durée de mandat divergente de 18 mois dans le projet de résolution, par rapport aux 12 mois stipulés dans sa proposition de contrat ;
- référence à un critère supplémentaire incongru : la clôture de l’exercice comptable du syndicat ;
- prise d’effet rétroactive au 2 avril (pour une assemblée générale au 29 avril) sur une année erronée 2024 (en lieu et place de 2025) ;
- échéance inexacte au 30 juin 2025, alors qu’il faut entendre le 30 juin 2026 ;
- durée approximative d’un an, alors qu’elle devrait être réglementairement de 14 mois et 1 jour, lorsqu’elle commence le 29 avril 2025 pour se terminer le 30 juin 2026.
B. Autres illicéités du projet de contrat
LE TERROIR omet dans ce projet de nouveau mandat de stipuler la date de souscription de ses deux polices obligatoires pour un syndic professionnel, contrairement à la prescription réglementaire.
Ce syndic se montre plus généreux sur sa pénalité journalière pour défaut de communication à un copropriétaire de la fiche synthétique de l’immeuble sollicitée. Il prévoit un montant de 20 €, alors que l’article 1er du décret du 7 octobre 2020 impose réglementairement 15 €.
Le point 7.1.5 du décret du 26 mars 2015 oblige le syndic à un montant forfaitaire ou sur justificatif à déduire de ses honoraires de base, si l’assemblée l’exonère de l’une ou des deux tâches comprises au titre de ceux-ci, à savoir :
- la conservation des archives du syndicat des copropriétaires ;
- l’établissement et l’actualisation d’un extranet intégrant des documents dématérialisés du syndicat, accessible aux copropriétaires.
LE TERROIR décide de maintenir irrégulièrement sa rémunération malgré cette dispense.
Le point 7.2.2 du décret autorise le syndic à facturer au syndicat des honoraires additionnels pour sa contribution à une assemblée générale supplémentaire. Cette disposition souligne, que cette rémunération s’opère selon UN critère (vacation) éventuellement majoré d’un pourcentage. La présentation du cabinet LE TERROIR s’avère donc irrégulière.
En cas de mutation onéreuse d’un lot, le syndic est habilité à imputer au copropriétaire vendeur le coût d’établissement de l’état daté (précisant sa situation financière à l’égard du syndicat) requis par son notaire (art. 10-1 de la loi). L’article 1er du décret du 21 février 2020 en fixe le montant maximal à 380 € T.T.C.
Il résulte de ces textes l’illégalité des facturations par LE TERROIR :
- du prétendu « pré état daté » sans existence légale ;
- de l’actualisation du « pré état daté » (inexistant) ou de l’état daté, la loi ne permettant une rémunération que pour la constitution de ce dernier document.
Un ou plusieurs copropriétaires peuvent exiger du syndic la convocation d’une assemblée destinée exclusivement à toute question personnelle intéressant le syndicat (ex : autorisation de travaux affectant les parties communes) selon l’article 17 - 1 AA de la loi. Il incombe alors à la partie demanderesse de supporter les frais de cette assemblée selon le terme contrat de syndic. L’intitulé du point 9 du décret recourt néanmoins au singulier « tarification pratiquée », par opposition à la version de LE TERROIR « modalités de tarification convenue ». Il se trouve donc dans l’incapacité de décupler des honoraires à ce titre.
Cette convocation rappelle l’importance de la concertation entre le conseil syndical et le syndic dans l’établissement de l’ordre du jour de l’assemblée générale (art. 26 du décret du 17 mars 1967). Si le président de séance a le pouvoir de procéder à certains ajustements (amendement), avant de soumettre la question à délibération des copropriétaires, il ne peut pallier toutes les errances (absence de second choix explicite dans le formulaire de vote par correspondance). Or, toute illégalité d’une résolution expose le syndicat à une action judiciaire en nullité par un copropriétaire opposant, défaillant ou assimilé (art. 42 de la loi).