ABUS DE LA SEMAINE N° 4076 : Les abus commencent en matière de dématérialisation des documents

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Abus
16/02/2016

ABUS DE LA SEMAINE N° 4076 :

Les abus commencent en matière de dématérialisation des documents

 
L’article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965 ainsi que le décret du 21 octobre 2015 régissent le cadre juridique permettant de notifier les documents de manière dématérialisée en copropriété.
Deux grandes règles sont à retenir concernant la dématérialisation en copropriété :
  • il faut obtenir le consentement exprès du copropriétaire qui doit être donné en amont de l’envoi électronique ;
  • la possibilité d’envoi numérique n’existe que pour les mises en demeure, et les documents qui doivent faire l’objet d’une notification.
Malgré ce cadre strict, les syndics essayent, en totale contradiction avec les dispositions légales et règlementaires, d’imposer aux copropriétaires l’envoi électronique de l’ensemble des documents relatifs à la gestion de la copropriété.
Voici par exemple le courrier envoyé à l’ensemble des copropriétaires par le syndic « AEDES PATRIMOINE ».
 
« Nous vous informons que nous allons progressivement passer à l’envoi des bordereaux d’appels de fonds et des convocations d’assemblée générale par voie dématérialisée sur votre boite mail.
Ces envois d’imprimés sont de même valeur juridique que les pré-imprimés que vous recevez habituellement»
 
Comme nous allons l’expliquer, ce type de pratiques est non seulement illégal, mais aussi gravement  préjudiciable aux copropriétés mandantes.

 

I. Les appels de fonds envoyés de manière illégale

 
L’article 35-2 du décret du 17 mars 1967 précise que les appels de fonds doivent être adressés par le syndic à chaque copropriétaire « par lettre simple ».
 
En l’état actuel des textes, les syndics ne peuvent donc pas transmettre par voie électronique les appels de fonds et ce, même si les copropriétaires donnent leur consentement.
 
De plus, l’envoi électronique concerne uniquement les mises en demeure ou les documents devant faire l’objet d’une notification, ce qui n’est pas le cas des appels de fonds. C’est donc en infraction totale avec les dispositions légales et règlementaires que le syndic informe les copropriétaires qu’ils recevront désormais les appels de fonds par voie électronique.
 
Mais encore, l’envoi par courrier électronique pourrait permettre à un copropriétaire de mauvaise foi de contester la manière dont il a reçu ses appels de fonds.
 
En agissant ainsi, le syndic met le syndicat de copropriétaires dans une « insécurité juridique ».
 

II. Des convocations d’assemblée générale envoyées arbitrairement par voie électronique

Comme indiqué précédemment, la notification de la convocation d’assemblée générale par voie électronique n’est possible que si le copropriétaire accepte de manière expresse ce type de transmission.
Le syndic ne peut en aucun cas l’imposer, ni au syndicat des copropriétaires, ni à un copropriétaire.
 
Par ailleurs, la notification électronique répond à des règles techniques très strictes  d’horodatage et de certification de l’envoi imposant l’intervention d’un opérateur spécialisé en dématérialisation de document appelé « opérateur postal numérique ».  Ces règles sont définies par les décrets du 2 février et du 20 avril 2011.
 
Il n’est donc pas question d’envoyer sur la boite mail du copropriétaire la convocation de l’assemblée générale sans que le syndic s’assure que les conditions édictées par décret sont bien respectées.
 
Au-delà d’être, encore une fois, en contravention avec les dispositions légales et réglementaires, ce type de pratique entraîne cette fois un risque avéré pour le syndicat des copropriétaires concernant la régularité de la convocation de l’assemblée générale.
 
En effet, l’assemblée générale est susceptible d’être annulée par n’importe quel copropriétaire si elle n’a pas été convoquée de manière régulière.

 

III. Encore un syndic qui essaye de faire des économies sur le dos de la copropriété

 
 
Au-delà du fait que le syndic déroge aux obligations légales et contractuelles, qu’il prend des risques inconsidérés au détriment des copropriétés qu’il gère, il d’utilise par ailleurs « à sa façon » de nouvelles dispositions à son seul avantage.
 
Et pour cause, alors que ce syndic va économiser les frais d’impression des appels de fonds et des photocopies de la convocation de l’assemblée générale, il ne prévoit aucune réduction de ses honoraires. Ce comportement est à la fois préjudiciable pour ce syndic, mais aussi de manière plus large pour l’ensemble de la profession.
 
Est-il souhaitable de rappeler que les syndics professionnels doivent répondre à un code de déontologie qui précise dans son article 2 intitulé « Éthique professionnelle » : les syndics  « exercent leur profession avec conscience, dignité, loyauté, sincérité et probité » ?

Mais après tout, ce code a-t-il vraiment existé ? (voir : « Le Code de déontologie des syndics, un vieux souvenir... » www.arc-copro.com/xhab).

Nous allons donc alerter dès à présent nos copropriétés adhérentes pour leur signaler cet abus entaché d’illégalité, et pour rappeler aux copropriétaires qu’ils doivent refuser de remettre à leur syndic leur adresse email sans une autorisation spécifique concernant les documents qu’ils acceptent de recevoir par email, afin de ne pas lui permettre d’envoyer automatiquement les appels de fonds et la convocation d’assemblée générale par voie électronique hors du cadre légal.