En cette période de contrôle de comptes, il est essentiel de vérifier avec précision les honoraires facturés par les syndics qui sont soit imputés au syndicat des copropriétaires, soit aux copropriétaires.
Il ne s’agit pas de faire une fixette sur les dépenses du syndic mais de vérifier s’il ne profite pas de son mandat pour se permettre de facturer à son profit des sommes indues.
A titre d’exemple, nous avons repris un extrait de relevé général des dépenses de la période du 01 janvier 2017 au 31 décembre 2017 transmis par l’un des cabinets de Nexity afin de mettre en exergue les différentes interrogations que le conseil syndical est légitime de se poser.
I. Une régularisation des honoraires
En date du 10 juillet 2017, le syndic procède à une régularisation de ses honoraires pour un montant de 150 euros.
A quoi correspondent ces honoraires, sachant qu’un mandat de syndic ne peut agir que pour l’avenir et non pour le passé.
Autrement dit, même si en assemblée générale le syndic a obtenu un nouveau mandat avec un nouveau montant d’honoraires, cela ne peut rétroagir et ne doit s’appliquer que pour les trimestres à venir.
II. Facturation des frais postaux
Le syndic facture 637,98 euros de frais postaux et indique dans son libellé qu’il s’agit des recommandés pour la convocation de l’assemblée générale.
Néanmoins, il est toujours intéressant de contrôler la facture afin de savoir si le nombre de recommandés est cohérent avec le nombre de copropriétaires et surtout si dans celle-ci ne sont pas imputées d’autres vacations.
En effet, certains syndics passent par des prestataires extérieurs pour assurer le routage des convocations d’assemblée générale qui facturent en parallèle les photocopies et autre main d’œuvre qui normalement doivent être incluses dans le forfait de base du syndic.
III. Des honoraires abusifs ou illégaux en matière de recouvrement
Le contrat type cadre de manière très stricte les honoraires que le syndic peut facturer en matière de recouvrement des charges.
En l’occurrence, l’article 9.1 qui s’intitule « Frais de recouvrement » précise bien que le syndic peut facturer la constitution du dossier transmis à l’auxiliaire de justice ou à l’avocat uniquement en cas de diligence exceptionnelle.
Autrement dit, dans neuf cas sur dix, le syndic ne peut pas facturer ce type de prestation.
Il est donc opportun de vérifier l’objet exact de ces multiples 65 euros facturés et de ne pas hésiter à réclamer éventuellement un remboursement en cas d’abus.
IV. Frais d’immatriculation
Le syndic peut effectivement percevoir des honoraires pour l’immatriculation initiale de la copropriété comme prévu au point 7.2.7 du contrat type.
Néanmoins, le conseil syndical devra vérifier que cette prestation n’a pas déjà été facturée l’année précédente et que le montant est conforme à celui indiqué au contrat type en vigueur en date non pas du relevé des dépenses mais de l’attestation d’immatriculation de l’ANAH.
Il faudra donc réclamer au syndic ce document pour vérifier cette information.
Voici donc comment sur quatre comptes à la suite concernant les honoraires du syndic, on peut déjà passer plusieurs heures de contrôle et de négociations.