Gestion des archives et fonds travaux
L’ARC a été consulté suite à une assemblée générale de juin 2017 convoquée par le Cabinet CLAEYS, en sa qualité de syndic d’un immeuble en copropriété situé en région parisienne.
Le décret du 26 mars 2015 sur le contrat de mandat de syndic était attendu pour mettre fin à diverses pratiques irrégulières malheureusement il n’en est rien, comme nous allons vous le présenter, tant en ce qui concerne la gestion des archives que la constitution du fonds travaux.
Voyons ensemble les propositions soumises en l’assemblée générale annuelle par le Cabinet CLAEYS.
I. La gestion illicite des archives
A. La résolution litigieuse
Le Cabinet CLAEYS a inscrit une résolution relative à la détention des archives «dormantes» du syndicat consistant soit dans leur :
-maintien dans un local sécurisé pour un montant additionnel de 28 euros par an ;
-transfert dans un local à déterminer dans la copropriété.
Autrement dit, il soumet à la copropriété la possibilité de s’exonérer de la conservation des archives « dormantes » du syndicat, moyennant un coût supplémentaire pour le syndicat, si le lieu retenu s’avère sécurisé et extérieur à la résidence.
B. La réglementation
Cette résolution de l’assemblée générale sur la détention des archives « dormantes » du syndicat, malheureusement adoptée, se révèle :
-non seulement ambiguë, puisque la lecture du procès-verbal ne permet pas de déterminer, quelle est l’option à retenir ;
-également irrégulière, dans la mesure où :
-le syndic est tenu de conserver les archives du syndicat des copropriétaires, sans la moindre distinction (art. 33 du décret du 17 mars 1967).
Autrement dit, la notion d’archives « dormantes » du syndicat n’a aucune base légale et réglementaire ;
-si l’assemblée générale peut souverainement confier la conservation des archives du syndicat à une société de stockage, cela implique que le contrat avec cette entreprise soit entériné en assemblée générale, et que le syndic défalque de ses honoraires de gestion courante la part correspondant à cette prestation courante, qu’il n’effectue plus (décret du 26 mars 2015).
Or, à la lecture du contrat de mandat de syndic joint à la convocation de l’assemblée générale, l’on constate le maintien intégral de son forfait d’honoraires de gestion courante, quelle que soit la personne chargée de la conservation des archives du syndicat.
Il convient aussi de rappeler les risques possibles si les archives sont déposées au sein de la copropriété. Par nature, ce n’est pas le syndicat des copropriétaires qui est responsable de ses archives, mais son mandataire, le syndic.
II. La constitution du fonds travaux est soumise à l’assemblée générale
A. La décision contestable
Le cabinet CLAEYS soumet à l’assemblée générale la constitution du fonds travaux qui est légalement obligatoire. Cette dernière la refuse à la majorité absolue des voix du syndicat.
B. Le cadre légal impératif et la conséquence majeure de toute infraction
Le fonds travaux s’impose pour toutes les copropriétés à compter du 1er janvier 2017 selon les articles 14-2 et 18 de la loi du 10 juillet 1965 complétés par la loi A.L.U.R. du 24 mars 2014.
Cette réserve travaux doit être à minima d’un montant annuel de 5 % du budget prévisionnel, appelée par le syndic auprès des copropriétaires selon les mêmes modalités que les provisions pour charges courantes et, affectée sur un compte rémunéré distinct du compte bancaire séparé du syndicat.
La dérogation par l’assemblée générale au fonds travaux obligatoire ne s’avère légitime, que si la collectivité répond à l’une des trois conditions suivantes, à savoir une copropriété :
- construite depuis moins de 5 ans ;
- au sujet de laquelle un Diagnostic Technique Globale atteste de l’absence de travaux nécessaires sur les parties communes et les équipements collectifs durant les 10 prochaines années ;
- de moins de 10 lots, moyennant un vote à l’unanimité des voix du syndicat ;
La résidence concernée ne remplit aucune de ces conditions,
En conséquence, tout copropriétaire opposant ou défaillant peut requérir judiciairement dans le délai de deux mois suivant la notification du procès-verbal de l’assemblée générale, l’annulation de la résolution écartant la constitution du fonds travaux obligatoire sur le fondement des articles 14-2, 18 et 42 de la loi du 10 juillet 1965
Mais attention, ce n’est pas tout …
Si le syndic, n’appelant pas le fonds travaux, oublie d’ouvrir un compte rémunéré dans le délai de trois mois suivant sa nomination, destiné au placement de ce fonds (art. 18 de la loi du 10 juillet 1965) : il encourt la nullité de son mandat.
Dans notre cas, si le Cabinet CLAEYS n’ouvre pas le compte rémunéré du syndicat avant le 18 septembre 2017, son mandat peut être invalidé judiciairement par tout copropriétaire.
En conclusion : l’ARC vous rappelle l’importance d’une élaboration concertée de l’ordre du jour de l’assemblée entre syndic et conseil syndical.
Le conseil syndical doit redoubler de vigilance sur les propositions du syndic afin d’éviter les résolutions illégales.
Si le syndic fait de la résistance et refuse la réécriture ou la suppression des projets de résolutions illégales, le conseil devra en informer les copropriétaires présents à l’assemblée générale avant le vote de chacune des résolutions concernées.
Cette mission revient de droit au président de l’assemblée générale. Il pourra alors proposer la réécriture de ces résolutions litigieuses, ou orienter le sens des votes.