ABUS N° 4348 : La gestion des archives : le faux cadeau du cabinet ASTRAE

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Abus
30/03/2018

ABUS N° 4348 : La gestion des archives : le faux cadeau du cabinet ASTRAE

 
Décidément, les syndics ne perdent pas une occasion pour essayer de faire « passer les vessies pour des lanternes ».
 
Voyons donc comment le cabinet ASTRAE, à peine nommé comme nouveau syndic de la copropriété, profite d’une résolution pour entamer son premier abus.
Afin de bien comprendre la « bavure » de ce syndic, reprécisons les obligations légales et règlementaires du syndic en matière de conservation et gestion des archives.

I. Une obligation à la charge exclusive du syndic

Que ce soit l’article 33 du décret du 17 mars 1967 ou le contrat type réglementaire du 26 mars 2015, les textes sont clairs et sans équivoque, puisqu’ils précisent que le syndic est responsable de la gestion des archives, sans distinction sur le type de documents.
 
« Le syndic détient les archives du syndicat (...) relatives à l'immeuble et au syndicat. (...) »
 
Cette disposition va plus loin puisqu’elle mentionne que cette tâche est incluse dans les honoraires de base, ne pouvant pas par définition faire l’objet d’une facturation supplémentaire :
« (...)La conservation et la gestion des archives sont comprises dans la mission ordinaire du syndic. »
 
Quant à l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 qui est modifié par la loi ALUR, y est prévue une nouvelle obligation qui consiste, pour le syndic, à présenter à l’ordre du jour une question pour proposer d’externaliser la conservation des archives à une société spécialisée.
 
Dans ce cas, les frais de cette prestation sont à la charge du syndicat de copropriétaires. Ce dernier a donc tout intérêt à refuser cette solution puisque non seulement le syndic se déchargera d’une tâche qui était sous sa responsabilité, mais, en plus, la copropriété devra payer des frais supplémentaires qui jusqu’alors étaient compris dans les honoraires de base.
 
La logique aurait voulu que le syndic diminue ses honoraires du coût de la facturation de la société d’archivage. Dans les faits, on est très loin du compte, justifiant qu’il ne faut surtout pas accepter ce type de résolutions.
 
Ceci étant, le cabinet ASTRAE a trouvé la solution pour faire accepter subtilement à la copropriété la souscription de ce type de contrats.

II.La supercherie du cabinet ASTRAE

Après ne pas avoir reconduit le contrat du cabinet Nexity, le syndic ASTRAE a été nommé.
 
Voici donc la 16ème résolution proposée :
 
 
Ainsi, ce syndic essaye de se faire passer pour un grand prince en offrant la prestation d’archivage à son client, impliquant que l’assemblée générale n’ait pas été amenée à se prononcer sur la résolution.
 
Néanmoins, il s’agit d’un joli tour de « passe-passe ». Et pour cause, le syndicat de copropriétaires n’a aucune obligation de gestion des archives, puisque comme indiqué précédemment celle-ci revient intégralement au syndic élu.
 
Par conséquent, le syndic n’a fait aucun cadeau à la copropriété, voilà pourquoi nous lui décernons son premier carton jaune.
 
Mais ce qui est encore plus grave et prête à confusion c’est qu’en rédigeant la résolution de la sorte, on pourrait supposer que le syndicat de copropriétaires a accepté de transférer la gestion des archives à une société extérieure, et qu’il a un contrat souscrit en son nom pour une durée de dix ans.
 
Ainsi, en cas de changement de syndic, le repreneur pourra évoquer le fait que si le cabinet ASTRAE avait offert cette prestation, il n’en ira pas de même désormais, car cela sera facturé à la copropriété, conformément à l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965.
 
Ainsi, soyons clairs :
  • le cabinet ASTRAE n’a fait aucun cadeau à la copropriété ;
  • la copropriété ne s’est pas prononcée sur le transfert des archives ;
  • la copropriété a juste constaté que le syndic a fait appel à une société extérieure pour assurer une mission qui lui incombe.
Un point, c’est tout.
 
Il est donc recommandé au conseil syndical de cette copropriété de mettre les points sur les « i » et les barres sur les « t » afin que ce syndic évite à l’avenir de prendre les copropriétaires pour des idiots.
 

 
Suite à la publication de cet artilce, le syndic à souhaité publier ce droit de réponse :
 
 
 
Madame, Monsieur,
 
Comme expliqué lors de notre échange téléphonique ayant suivi la publication de l’ABUS N°4348 que vous avez publié, nous vous fournissons les explications quant à la situation décrite :
 
Nous gérons l’externalisation des archives pour toutes nos activités au travers d’un contrat signé par le cabinet avec la société PRO ARCHIVES, considérant que cela relève de notre mission. Ainsi, depuis de nombreuses années, cette prestation est prise en charge sans aucune facturation ni engagement contractuel répercuté à nos clients.
 
Dans le cas précis que vous citez, il s’agit d’une résolution inscrite à l’ordre du jour par le cabinet NEXITY, syndic sortant, laquelle prévoyait la validation d’un contrat avec PRO ARCHIVES par la copropriété. Notre désignation en tant que nouveau syndic à l’occasion de cette assemblée ayant rendu cette disposition caduque, le Président de séance indiqué que cette prestation était offerte par notre cabinet, et nous l’avons repris en ces termes dans le procès-verbal. Même si ce n’est pas ainsi que nous l’exprimons habituellement (nous disons plutôt que c’est inclus dans notre prestation), cela n’était pas faut en l’espèce, puisque la copropriété aura l’utilité de ce service sans avoir ni à le payer directement ni à le contractualiser.
 
Loin de prendre les copropriétaires pour des idiots (nous sommes plutôt connus pour notre transparence et notre volonté d’explications), nous en avons le pus grand respect, et nombreux sont parmi nos clients les conseils syndicaux adhérents à l’ARC ; nous les y encourageons volontiers, d’ailleurs.
 
Nous vous invitons à l’avenir, en cas de doute sur l’une de nos pratiques, à nous en informer directement. En cas de problème, nous savons rectifier le tir. Des erreurs sont toujours possibles, mais en ce qui nous concerne, c’est toujours de bonne foi.
 
Avec nos remerciements anticipés pour la publication de notre réponse, et nos cordiales salutations.
 
 
Marc BONIFACE
Gérant