A l’approche des contrôles de comptes, il est important de vérifier toutes les factures même celles qui présentent un faible montant par rapport à celui du budget prévisionnel.
L’objectif est d’identifier des charges abusives, inutiles ou illégales qui sont souvent renouvelées d’une année sur l’autre tant que le conseil syndical ne les identifie pas pour réclamer leur suppression.
A ce titre, nous avons un type de facturation courante qui se trouvait dans les comptes et qui est devenu, depuis l’entrée en vigueur du contrat type, illégale.
Avant de la présenter, rappelons la réglementation en matière de facturation par le syndic concernant la préparation de l’assemblée générale.
I. Un contrat qui limite les frais
Le point 7.1.1 du contrat type précise que les frais de photocopies et d’administration doivent être inclus dans le forfait de base.
Ainsi le syndic ne peut plus facturer les reprographies de documents liés à la convocation d’assemblée générale, ainsi que les enveloppes ou la mise sous plis.
En revanche, les frais d’affranchissement ou d’acheminement peuvent faire l’objet d’un remboursement au syndic si ce dernier a avancé les frais.
Il s’agit bien d’un remboursement de frais et non d’une vacation que le syndic peut facturer au tarif qui lui semble bon.
Par conséquent, le syndic doit être en mesure de présenter une facture émanant de la Poste, présentant le nombre de timbres et de recommandés qu’il a facturés.
II. Une facture qui devient illégale
De nombreux syndics font appels à une société tierce pour gérer la convocation d’assemblée générale.
Celle-ci facture alors les impressions de documents, les enveloppes, les mises sous plis…
L’ensemble de ces prestations est à présent illégal, impliquant que le conseil syndical doive purement et simplement refuser ce type de facturation.
Un des leaders du marché est la société Athome.
A titre d’information, voici donc un modèle de facturation que le syndic ne peut plus imputer à la copropriété :
Point important : même si le syndic affirme que seuls les frais d’affranchissement sont facturés par cette société, il convient de refuser la facture au motif que la copropriété n’a pas à supporter la prestation d’un tiers mais uniquement l’affranchissement provenant de la Poste.
En conclusion, dans tous les cas, cette facture n’a plus lieu d’être !