Malgré la mise en place du contrat type, certains syndics cherchent toujours à facturer plus de prestations qu’ils ne le peuvent.
I. La communication de pièces comptables par le syndic
Le conseil syndical d’une copropriété localisée à Fréjus procède au contrôle des comptes et demande copie de certains documents au syndic, Capital Immobilier de Saint Raphaël : relevés de banque, rapprochement bancaire et grand livre. Ce sont des documents comptables habituels.
Le conseil syndical, dont la mission consiste à assister et contrôler la gestion du syndic, notamment la comptabilité du syndicat, la répartition des dépenses, les conditions dans lesquelles sont passés et exécutés les marchés et tous autres contrats, peut pour ce faire obtenir de manière permanente copie de tous les documents comptables du syndicat auprès du syndic (article 21 de la loi du 10 juillet 1965).
Le contrat type, qui s’impose à tout syndic depuis le 1er juillet 2015, ne permet plus au syndic de facturer les copies des documents du syndicat sollicitées par le conseil syndical, cette prestation ordinaire relevant de ses honoraires de gestion courante : « Les frais de reprographie et les frais administratifs afférents aux prestations du forfait sont inclus dans la rémunération forfaitaire. »
Ce texte réglementaire n’autorise le syndic qu’à facturer au syndicat les frais d’affranchissement pour l’expédition de ces documents du syndicat au conseil syndical.
Ces règles sont très claires et devraient être comprises par tout syndic, ce qui n’est pas le cas de Capital Immobilier.
II. La facturation illégale du temps passé pour cette communication
Quelle ne fut pas la surprise de ce conseil syndical lors du contrôle des notes d’honoraires du syndic, en constatant qu’il facturait le temps passé pour les copies de ces documents du syndicat transmis au conseil syndical :
Même si ce syndic ne facture qu’un quart d’heure, temps qu’il considère avoir passé pour réaliser les copies, cette facturation est illégale.
Il pourrait soulever le fait que ce n’est pas les copies qu’il se fait rembourser mais uniquement le temps passé.
Mais c’est une mauvaise réponse : cette prestation n’est pas prévue dans le point 7.2 du contrat type qui liste toutes les prestations particulières qui peuvent être facturées en sus de son forfait de gestion courante et la diffusion de copie au conseil syndical n’en fait pas partie.
Cette facture doit donc être refusée par le conseil syndical qui doit continuer à être vigilant.