La conservation des archives du syndicat des copropriétaires suscite les interrogations de nombreux copropriétaires, en ce qui concerne les obligations du syndic en la matière : documents à conserver, durée, localisation...
Les suspicions sur la régularité de la gestion des archives du syndicat s’en trouvent d’autant plus renforcées, lorsque le syndic entend déléguer cette prestation à un tiers spécialisé, et que celui-ci tel Pro Archives s’appuie pour cela sur des interprétations juridiques plus que douteuses.
I. Incohérences de Pro Archives : loi qui préconise et impose à la fois
En janvier 2020, le conseil syndical d’une résidence parisienne, qui envisage de faire conserver les documents du syndicat par l’entreprise Pro Archives, parcourt le site internet de celle-ci et découvre sa relecture du cadre légal, des plus déconcertante.
En effet, Pro Archives commence par indiquer que l’externalisation des archives du syndicat, c’est-à-dire la détention des documents comptables, administratifs, juridiques de la collectivité par une personne tierce au syndic est à la fois :
- préconisée par le législateur, ce qui s’entend donc comme une simple recommandation sans caractère contraignant ;
- obligatoire et non pas une simple faculté, ce qui se révèle complétement contradictoire.
Pro Archives précise dans un second temps, que l’obligation du syndic, en ce qui concerne les archives, consiste dans la soumission à l’assemblée générale du syndicat de leur externalisation.
Que prévoit le cadre légal et réglementaire sur la conservation des archives du syndicat des copropriétaires ?
La détention des archives du syndicat des copropriétaires incombe au syndic (articles 18 de la loi du 10 juillet 1965 et 33 du décret du 17 mars 1967), sans facturation d’honoraires supplémentaires (décret du 26 mars 2015 sur le contrat type de syndic). Autrement dit, cette prestation est de la compétence du syndic désigné en assemblée générale, en sa qualité de représentant légal du syndicat.
Elle peut aussi être exercée par un tiers spécialisé, sous condition que cette décision émane de l’organe décisionnaire souverain du syndicat, son assemblée générale. Une telle résolution doit être adoptée à la majorité de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965.
Dans ce cas, le syndicat des copropriétaires doit uniquement supporter les frais contractuels du prestataire selon la proposition de contrat annexée à la convocation. Le syndic doit minorer son forfait de base, puisqu’il n’a plus à assurer cette tâche qui relevait de ses honoraires de gestion courante.
Il est donc inexact de prétendre que le législateur a voulu imposer systématiquement aussi bien le recours à l’externalisation, que l’inscription de cette question à l’ordre du jour de l’assemblée générale.
Il s’agit bel et bien d’une simple option de dérogation au dispositif légal, sans la moindre sanction pour le syndicat, ni le syndic, en l’absence d’inscription à l’ordre du jour de la question sur l’archivage des documents du syndicat par une société spécialisée.
II. Incohérences de Pro Archives : finalités de ce prestataire professionnel
La démarche de Pro Archives peut être facilement démontée :
L’obligation légale porte sur la conservation des archives exclusivement par une entreprise spécialisée et non par une filiale non compétente d’un syndic si l’externalisation est choisie. Elle ne porte pas sur l’externalisation des archives proprement dite comme le fait comprendre la rédaction.
Il en est de même pour le second extrait :
Le syndic n’est pas tenu obligatoirement de soumettre à l’assemblée générale une telle résolution, s’il souhaite conserver les archives. L’obligation n’existe que si le syndic ou le conseil syndical souhaite utiliser ce type de prestation.
Ce type de rédaction destiné à des non professionnels est donc regrettable.
On peut dès lors s’interroger sur l’objectif de Pro Archivages de son appréciation tendancieuse de la loi du 10 juillet 1965, qui selon elle apporte une : « clarification majeure (et) met fin à des nombreuses années de polémiques et de contentieux »
La réponse se révèle limpide, puisqu’elle consiste, probablement sous l’impulsion de certains syndics professionnels désireux de réduire les coûts de stockage des documents du syndicat, à leurrer les copropriétaires sur :
- le régime légal applicable à leurs archives, en leur faisant croire qu’ils n’ont pas d’autre choix que de se prononcer en assemblée générale sur l’externalisation de celles-ci ;
- l’imaginaire de la sanction à toute infraction à une règle d’ordre public.
Or, il nous faut rappeler, que ni la loi du 10 juillet 1965, ni son décret d’application du 17 mars 1967 ne contiennent la moindre sanction, si la question de l’externalisation des archives du syndicat ne figure pas à l’ordre du jour de l’assemblée générale notifié par le syndic aux copropriétaires.
En conclusion, les copropriétaires ne doivent pas se faire berner par de prétendues obligations légales sur l’externalisation des archives du syndicat.
Il appartient au syndic de conserver ces documents du syndicat des copropriétaires, sans qu’il soit expressément tenu de soumettre la question de l’externalisation de ces pièces à une société spécialisée.
Si l’agence du syndic se révèle insuffisante pour le stockage des archives du syndicat, certaines copropriétés peuvent alors opter à moindre frais pour la détention de leurs documents dans un local sécurisé au sein de la résidence. Il convient alors d’en informer, à titre préventif, l’assurance de l’immeuble