Nous avons publié plusieurs articles sur les différentes préconisations à prendre en cette période extra-ordinaire (et non extraordinaire) qui inclut son lot d’abus de certains syndics et de sociétés.
Reprécisons la situation pour mieux comprendre les enjeux.
I. Un suivi sur l’état réel de l’activité des sociétés qui travaillent pour la copropriété
En cette période de confinement, chaque société définit sa propre politique d’activité.
Certaines entreprises continuent de travailler assurant un service à plein temps, d’autres optent pour une activité partielle et d’autres ont carrément décidé de fermer considérant que leur activité n’est pas compatible avec les exigences de confinement.
En fonction des politiques définies par les sociétés intervenantes au sein de la copropriété, cela aura un impact sur les factures, impliquant que le conseil syndical doit connaître chacune d’entre, qui seront mise en place.
Ce point est important car il est probable que certaines sociétés vont indiquer avoir travaillé à 100% alors que dans les faits, elles n’ont assuré qu’une activité partielle ou uniquement lorsqu’elles ont été sollicitées.
Ce contrôle concerne également le cabinet du syndic où certains indiquent répondre aux demandes du conseil syndical et que le standard téléphonique est ouvert de 9h à 18h, alors que dans les faits, ils travaillent au ralenti n’assurant qu’un travail partiel.
A ce titre, voyons un mail d’un syndic mettant en évidence l’obligation du conseil syndical à une plus grande vigilance.
II. Un mail étonnant du cabinet MAIHOME
Avant de rentrer dans le détail, voici le mail émanant du responsable du service comptabilité copropriété du cabinet MAIHOME envoyé à un membre du conseil syndical :
Que constatons-nous ? Tout d’abord le responsable de service comptabilité indique que nous restons joignables pendant les heures d’ouverture du lundi au vendredi de 9h30 à 12h30 et de 14h00 à 17h30 sauf le mercredi après-midi.
Puis ensuite dans la signature du mail on relève que le responsable du service comptable n’est joignable en réalité que du lundi au vendredi de 9h30 à 12h.
Que comprendre ? Travaille-t-il en cette période de télétravail uniquement à mi-temps impliquant une régularisation d’honoraire du cabinet ?
Peut-être que même « en temps normal », il ne répond que le matin ? Mais alors, pourquoi avoir indiqué dans le mail qu’il travaille de 9h30 à 17h30 ?
Comme on le constate à travers ce cas, il est indispensable que le conseil syndical vérifie de manière claire, quelle est la politique du cabinet, et convenir avec le syndic des conséquences que cela implique, notamment financières puisque les honoraires devront être régularisés.
C’est à présent, à vous de jouer !