En raison de la pandémie, l’ordonnance du 25 mars 2020 (modifiée à diverses reprises depuis lors) a octroyé aux syndics un pouvoir exceptionnel et temporaire, celui de convoquer une assemblée générale sans la présence des copropriétaires.
Ce régime dérogatoire n’a pas entendu pour autant faire table rase de toutes les obligations des syndics en la matière.
L’expérience démontre cependant, que situation exceptionnelle rime pour de nombreux professionnels, avec éclosion de pratiques abusives, lorsque la vigilance des copropriétaires s’en trouve atténuée pour des motifs légitimes divergents, telle la double facturation totalement irrégulière et erronée de LOISELET & DAIGREMONT pour son intervention à une assemblée générale de novembre 2020 d’une résidence parisienne.
I. Irrégularité de la facturation de LOISELET & DAIGREMONT pour sa participation à l’assemblée générale selon la durée et tranche horaire contractuelles
Une copropriété parisienne comprenant plus d’une centaine de lots et gérée par LOISELET & DAIGREMONT finit, après divers reports, par tenir son assemblée générale annuelle le 25 novembre 2020, et ce, de manière hors présentiel du fait de la pandémie.
La manifestation de leur voix s’y faisant exclusivement par l’expédition du formulaire de vote par correspondance au syndic, ce cabinet d’envergure n’étant pas en mesure de proposer techniquement la visio ou l’audioconférence, pourtant privilégiée par les pouvoirs publics pour une meilleure interactivité (art. 22-2 de l’ordonnance du 25 mars 2020).
En sollicitant un état des frais du syndic, le conseil syndical découvre une facturation onéreuse (894 euros T.T.C.) et plus que suspecte, pour son intervention à cette réunion ordinaire du syndicat des copropriétaires.
En effet, le décret du 26 mars 2015 sur le contrat type de syndic dispose, que la préparation (établissement de l’ordre du jour) et la participation de celui-ci à l’assemblée générale annuelle (soit l’établissement de l’original du procès-verbal en principe en fin de séance, et la feuille de présence, s’il assure le secrétariat) relèvent de ses honoraires de gestion courante (forfait de base) selon la durée et la tranche horaire stipulées par son mandat adopté par la précédente réunion ordinaire du syndicat des copropriétaires.
Il en résulte de cette disposition, que le syndic est uniquement en mesure de facturer en sus au syndicat, la durée excédentaire, voire une tranche horaire divergente.
Or, selon son contrat applicable en l’espèce (à savoir le mandat approuvé par l’assemblée générale du 24 juin 2019 pour une durée de 18 mois, ayant donc pour échéance le 24 décembre 2020), celui-ci prévoit, que son forfait comprend au titre de sa préparation et sa participation à cette réunion annuelle du syndicat :
- une durée de 2 heures ;
- pour celle se déroulant entre 17h et 20h.
Pourtant, LOISELET & DAIGREMONT entend facturer son intervention à cette assemblée générale ordinaire en intégralité (2h30), alors qu’il s’en déduit de sa note d’honoraires :
- uniquement un dépassement de 30 minutes (puisqu’il s’est engagé à n’appliquer le surplus qu’au prorata temporis, soit 72,50 € T.T.C. sur une base horaire de 145 €T.T.C.) ;
- une intervention entre 17h30 et 20h, soit dans la tranche prévue par son contrat de mandat (17h 20h).
A ces irrégularités, il convient d’ajouter au passage les contradictions pour le moins surprenantes par un syndic professionnel tel que LOISELET & DAIGREMONT, sa facture contestable correspondant à l’original du procès-verbal de l’assemblée générale devant être établi au jour de cette réunion du syndicat des copropriétaires, soit le 25 novembre 2020, selon l’article 17 du décret du 17 mars 1967.
En effet, il indique :
- une date d’édition au 3 décembre 2020, pour une assemblée générale du 24 novembre 2020 (en lieu et place du 25 novembre 2020), ce qui traduit au mieux une confusion avec le délai de 8 jours consenti uniquement pour la transmission du procès-verbal (et de la feuille de présence) au président et aux éventuels scrutateurs pour signature (art. 22-3 de l’ordonnance du 25 mars 2020), le bureau s’imposant pour toute réunion du syndicat (art. 15 du décret du 17 mars 1967), or seul le syndic est supposé intervenir à celle se déroulant hors présentiel du fait de la pandémie ;
- dans le procès-verbal de l’assemblée générale du 25 novembre 2020, une réunion entamée à 10h et s’achevant à minuit, soit une durée totalement « compréhensible » de 14 heures.
II. Irrégularité de la facturation de LOISELET & DAIGREMONT pour l’intervention de ses deux préposés en infraction de ses engagements conventionnels
En y regardant de plus près, cette facturation de 894 € T.T.C. de LOISELET & DAIGREMONT pour sa participation à l’assemblée générale du 25 novembre 2020 se décompose en deux vacations de 447 € T.T.C., à savoir une pour chaque préposé intervenant.
Or, son contrat du 24 juin 2019 stipule, que sa participation à l’assemblée générale ordinaire au titre de son forfait de base ne varie pas selon le nombre de salariés du cabinet mandatés à celles-ci (gestionnaire de copropriété et/ou assistante, voire comptable).
Il résulte au regard de son contrat de mandat librement négocié et approuvé lors de l’assemblée générale du 24 juin 2019, que pour l’assemblée générale annuelle suivante (soit le 25 novembre 2020), LOISELET & DAIGREMONT est uniquement en mesure de facturer au syndicat au titre du dépassement de 30 minutes, 72,50 euros T.T.C. au lieu de 894 euros T.T.C., puisque :
- sa facture du 3 décembre 2020 mentionne une intervention de 2h30 entre 17h30 et 20h ;
- son contrat du 24 juin 2019, englobe une participation dans le cadre de ses honoraires de gestion courante de 2h entre 17h et 20h, sans majoration selon le nombre de préposés.
En cette période difficile pour tout un chacun, les conseils syndicaux et copropriétaires ne doivent pas pour autant se laisser duper par des syndics, dont le professionnalisme et la compassion sont rarement de mise.