Il est intéressant de constater que lorsqu’on identifie un abus qui se généralise dans la profession, on retrouve souvent une même société travaillant avec les syndics.
En ce moment, la « nouvelle mode » en matière d’abus est la facturation supplémentaire pour le dépouillement des votes par correspondance ou bien l’audit préalable à la mise en conformité du règlement de copropriété.
Concernant ce dernier abus, on retrouve souvent la société « Nomade Process ».
Si nous ne pouvons pas reprocher à une société de vouloir vendre une prestation, on peut en revanche critiquer le syndic qui semble oublier qu’il est syndic et à ce titre doit assurer des missions de syndic.
Faisons l’état de la situation en présentant les préconisations de l’ARC.
I. Un syndic mandataire
L’article 209 de la loi ELAN impose aux syndicats de copropriétaires de mettre en conformité leur règlement de copropriété en faisant ressortir les éventuelles parties communes spéciales ou les droits de jouissance privative accordés à un lot.
Cette obligation impose au syndic mandataire de procéder à une étude des règlements de ses copropriétés mandantes, afin de vérifier s’ils présentent des manques au vu des usages de la copropriété et des éventuelles décisions prises en assemblée générale qui n’y auraient pas été retranscrites.
En effet, seul le syndic est en mesure d’estimer si le règlement de ses copropriétés mandantes est en conformité avec la configuration et la particularité de ses copropriétés, à savoir l’existence et l’usage de parties communes spéciales ou de jouissance privative.
Compte tenu de ce constat, il revient au syndic dans le cadre de ses honoraires du forfait de base, de réaliser cette étude pour ensuite proposer à l’assemblée générale une prestation qui pourra être réalisée par une société tierce pour établir une mise en conformité du règlement de copropriété.
Bien entendu, il devra au préalable réaliser une mise en concurrence afin de proposer à l’assemblée générale plusieurs prestations qui peuvent soit être des cabinets d’avocats soit en sollicitant l’ARC.
Néanmoins, les syndics semblent avoir oublié qu’ils sont syndics tenus par un contrat-type et surtout par une règlementation auxquels ils sont soumis.
Voyons cela de plus près.
II. Une étude qui doit être votée par l’assemblée générale
Indépendamment du fait que le syndic ne puisse pas imposer au syndicat des copropriétaires de faire appel à une société tierce pour analyser le règlement de copropriété, il ne peut de toutes les façons pas engager cette dépense sans l’aval de l’assemblée générale.
Et pour cause, dans tous les cas il s’agit d’un diagnostic qui conformément à l’article 44 du décret du 17 mars 1967 relève d’une opération exceptionnelle qui doit nécessairement obtenir un vote favorable de l’assemblée générale.
Nous reproduisons ici l’article 44 du décret du 17 mars 1967 en mettant en évidence son 4° :
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« Les dépenses non comprises dans le budget prévisionnel sont celles afférentes : 1° Aux travaux de conservation ou d'entretien de l'immeuble, autres que ceux de maintenance ; 2° Aux travaux portant sur les éléments d'équipement communs, autres que ceux de maintenance ; 3° Aux travaux d'amélioration, tels que la transformation d'un ou de plusieurs éléments d'équipement existants, l'adjonction d'éléments nouveaux, l'aménagement de locaux affectés à l'usage commun ou la création de tels locaux, l'affouillement du sol et la surélévation de bâtiments ; 4° Aux études techniques, telles que les diagnostics et consultations ; 5° Et, d'une manière générale, aux travaux qui ne concourent pas à la maintenance et à l'administration des parties communes ou à la maintenance et au fonctionnement des équipements communs de l'immeuble. » |
Et pourtant, lors du contrôle des comptes annuel, le conseil syndical retrouve une facture émanant de la société Nomade Process concernant « la mise en conformité du règlement de copropriété », alors qu’il ne s’agit que d’une prestation préalable d’audit :
Au-delà de l’illégalité de l’engagement de cette prestation, il est intéressant de relever que la société Nomade Process s’engage à réaliser un audit sur la base des documents transmis par le syndic.
En ajoutant cette mention, la société se prémunit contre tout engagement de responsabilité qui résulterait d’une mise en conformité qui ne serait pas conforme, du fait que des avenants au règlement de copropriété validés par l’assemblée générale ne lui auraient pas été transmis par le syndic.
C’est d’ailleurs pour cela que nous insistons pour que l’audit soit fait par le syndic qui connait la copropriété et qui dispose de l’ensemble des archives.
Le plus scandaleux est que cet audit n’a jamais été validé par l’assemblée générale ni même par le conseil syndical qui justement a interrogé son syndic sur la justification de l’engagement de cette dépense qui pour le moment semble avoir perdu la voix.
Nous ne résistons pas à vous partager le mail que nous a envoyé le président du conseil syndical suite à la constatation de cette facture abusive.
Par conséquent, si votre syndic a outrepassé son mandat en diligentant une prestation qui requiert le vote favorable de l’assemblée générale, demandez-lui le remboursement de la facture, à défaut d’engager sa responsabilité civile auprès de son assureur du fait qu’il ait commis délibérément une faute.
Profitons de cet article pour préciser que le projet de loi 4D prévoit dans son article 24 un report des obligations d’adaptation du règlement de copropriété à six ans, à compter de la promulgation de la loi ELAN du 23 novembre 2018 soit jusqu’au 23 novembre 2024 et non plus 2021.