Assemblée générale :
Mobiliser les copropriétaires, notamment les bailleurs, et recueillir les pouvoirs
Les AG sont parfois désertées par les copropriétaires qui ne se sentent pas concernés ou ne voient pas l’intérêt de leur participation. Cela est d’autant plus vrai pour les bailleurs qui sont souvent loin de la vie de la copropriété, et se tiennent peu informés.
- Adressez le compte-rendu de mandat du conseil syndical (CS) par écrit à tous les copropriétaires
Pour les bailleurs comme pour les copropriétaires, l’envoi du compte-rendu de mandat du conseil syndical sera une source d’information très précieuse en préparation de l’AG. Ce sera aussi l’occasion de les alerter ou de leur demander de réagir sur certains sujets avant l’AG, et de les sensibiliser à l’importance de leur participation. Ce sera aussi l’occasion de les informer des dates de réunions préparatoires (avec le syndic ou organisées par le CS).
- Obtenez les mandats (ou récupérez ceux adressés au syndic)
Il faut très tôt (dès l’envoi du compte-rendu de mandat du CS) sensibiliser les copropriétaires à l’importance de leur participation à l’AG, pour que, même en cas d’indisponibilité, ils puissent vous confier leur pouvoir à réception de la convocation.
- Le porte-à-porte pour mobiliser les copropriétaires occupants
- Faites quelques portes-à-portes en début de soirée pour inciter les copropriétaires occupants à venir à l’AG ou à vous confier leur pouvoir s’ils ne peuvent pas se rendre disponible ;
- Inciter les locataires qui s’intéressent à la vie de l’immeuble à demander à leur propriétaire s’ils s’entendent bien avec lui, de leur confier son pouvoir pour le représenter.
- Contacter les copropriétaires bailleurs individuellement
Si vous avez des vrais problèmes de participation, obtenez la feuille de présence de la part du syndic et adressez, si besoin, un courrier à tous les copropriétaires bailleurs :
- Pour leur demander de vous communiquer une adresse email (pour les contacter plus facilement la prochaine fois) ;
- Pour leur demander de vous adresser leur pouvoir au cas où ils ne pensent pas pouvoir se déplacer pour l’AG.
- Rappelez l’importance de se faire représenter en AG
Cela peut paraître simpliste, mais il faut parfois appeler à tous les copropriétaires l’importance de leur participation (physique ou à travers leur pouvoir) à l’AG : vous pouvez par exemple mentionner les résolutions qui ont difficilement été adoptées lors des dernières AG, ou rappeler les charges supplémentaires que représenterait une reconvocation d’AG si le taux de participation était insuffisant pour adopter certaines questions (article 25 ou 25-1).
- Rappelez les règles concernant les pouvoirs de vote
Rappelez, à tous les copropriétaires que vous contactez :
- qu’ils peuvent confier leur pouvoir de vote à toute personne de leur choix, même non copropriétaire ;
- qu’à défaut de savoir à qui confier le pouvoir, ils doivent l’adresser au conseil syndical qui se chargera de le distribuer le jour de l’AG ;
- qu’il n’est pas possible de confier son pouvoir au syndic (via ses employés) ou encore au gardien.
- Le problème éventuel de la communication des adresses par le syndic
Des problèmes récurrents que nous continuons à traiter – malgré les réponses de droit très claires sur le sujet – concernent les syndics qui :
- Soit refusent de communiquer la feuille de présence avec les coordonnées des copropriétaires ;
- Soit, quand ils acceptent de transmettre la feuille de présence, ne communiquent pas les adresses personnelles des bailleurs qui ont confié leur appartement en gestion locative, et n’indiquent que l’adresse du professionnel qui a le mandat de gestion locative…
Cela est évidemment contraire aux dispositions légales. Rappelons-les :
- Selon l’article 14 du décret du 17 mars 1967 : « Il est tenu une feuille de présence, pouvant comporter plusieurs feuillets qui indique les nom et domicile de chaque copropriétaire ou associé, et, le cas échéant, de son mandataire, ainsi que le nombre de voix dont il dispose […].
La feuille de présence constitue une annexe du procès-verbal avec lequel elle est conservée »
- L’article 33 du décret du 17 mars 1967 : « Le syndic détient les archives du syndicat […] Il détient, en particulier, les registres contenant les procès-verbaux des assemblées générales des copropriétaires et les pièces annexes […] Il délivre, en les certifiant […] des copies des annexes de ces procès-verbaux ».
- Enfin, une Jurisprudence constante rappelle que le syndic est tenu de diffuser, à tout copropriétaire en faisant expressément la demande, la feuille de présence de l’assemblée générale qui doit comporter le nom, le nombre de voix de chaque copropriétaire ou de leur représentant ainsi que le domicile du copropriétaire, sans que le syndic puisse objecter de refus à cette demande.
Conclusion : Le syndic doit donc, sous peine d’y être condamné (avec dommage et intérêts) communiquer, sur simple demande, la feuille de présence indiquant les adresses personnelles des copropriétaires, et le cas échéant, de leur mandataire (généralement l’agence immobilière de gestion locative).
- Modèle de lettre
MODÈLE de lettre
Date…..
IMPORTANT ET URGENT
ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DE LA COPROPRIÉTÉ DU…..(adresse)…
Ayant lieu le…. (date)….
Madame, Monsieur,
Si vous ne pouvez assister à la prochaine assemblée générale, le conseil syndical vous remercie de lui adresser votre pouvoir par retour de courrier (les pouvoirs envoyés par internet peuvent être contestés).
Dans notre copropriété l’absence de copropriétaires bailleurs qui ne viennent pas aux assemblées générales ou n’envoient pas leurs pouvoirs, peut empêcher l’assemblée de prendre des décisions. D’où de notre demande que, nous l’espérons, vous voudrez bien satisfaire.
Voici la liste des membres du conseil syndical (tous BÉNÉVOLES)
Madame…………. adresse complète. Présidente du conseil syndical
Monsieur………… adresse complète….. conseiller syndical
et ainsi de suite……..
Nous comptons sur vous.
Recevez nos salutations cordiales.
Signature du PRÉSIDENT
du conseil syndical
PS : vous avez reçu un pouvoir vierge avec la convocation envoyée par le syndic.