Un des jeux préférés de certains syndics est la facturation de « petites prestations » qui, cumulées, représentent des sommes importantes, nécessitant de contrôler drastiquement les rémunérations perçues.
En effet, il y a les prestations complémentaires et supplémentaires visées au contrat souvent facturées de manière abusive, auxquelles s’ajoutent toutes les subtilités du contrat que les syndics professionnels connaissent par cœur.
L’objectif est toujours le même, augmenter les profits du cabinet en utilisant en premier lieu la voie légale.
A ce titre, faisons un focus sur une des modalités de facturation sournoise mais très utilisée par les syndics professionnels car légale.
I – L’intervention multiple de gestionnaires au cours de l’assemblée générale
En tant que syndic, ce dernier a l’obligation de préparer, de convoquer et de tenir l’assemblée générale.
L’usage est qu’il participe à l’assemblée générale, ne serait-ce que pour assurer les fonctions de secrétaire de séance, même si ce n’est pas forcément lui qui doit occuper cette fonction.
Néanmoins, certains syndics prennent l’initiative de faire intervenir un ou plusieurs collaborateurs au cours de l’assemblée générale.
Pour imposer leur présence, ils indiquent aux copropriétaires que cela permettra une meilleure fluidité des débats et des échanges au cours de l’assemblée générale.
Mais voilà, à la suite du contrôle des comptes, on s’aperçoit que cette commodité a un prix, puisque le syndic facture l’intervention de ses collaborateurs à la vacation horaire, engendrant que cette plus-value qui n’apporte rien provoque une charge inutile pour la copropriété au profit du cabinet.
La difficulté est la suivante : même si cette facture peut être abusive, elle n’est pas forcément pour autant illégale.
Voyons comment réagir.
II – Un encadrement contractuel
Le point 7.1.2 du contrat-type fixe les conditions de tenue de l’assemblée générale comprises dans le forfait de base.
Au-delà du créneau horaire et de la durée de présence du syndic à l’assemblée générale, le contrat-type indique est mentionné si dans le forfait est comprise la seule présence du syndic ou bien également celles des préposés.
Le contrat impose de rayer l’option qui n’est pas retenue.
Autrement dit, si l’option 1, qui est celle qui inclut « un ou plusieurs préposés », est rayée, toute intervention d’un collaborateur en plus du syndic entraînera une facturation à la vacation horaire.
A titre d’exemple, si le tarif horaire est de 180 euros et que deux collaborateurs sont présents à une assemblée générale qui dure quatre heures, cela entraînera automatiquement une facture supplémentaire de (180 € x 2 personnes) x 4 = 1 440 euros.
Pour éviter cet abus, l’idéal est d’inclure dans le forfait la présence d’un ou plusieurs préposés.
A défaut, le conseil syndical devra refuser toute intervention de collaborateurs d’autant plus si cela est fait pour faciliter le travail du syndic au cours de l’assemblée générale, n’apportant aucune plus-value pour la copropriété.