L’une des stratégies des syndics pour paraître plus concurrentiels est de prévoir dans leur contrat un nombre important de variables compris dans le forfait (durée d’assemblée générale, nombre de réunions avec le conseil syndical…) qui finalement ne sont pas forcément assurées.
Parmi elles, on retrouve les visites de l’immeuble qui sont souvent soit réalisées de manière partielle, soit carrément ignorées.
Profitons de cet article pour faire un point sur la réglementation concernant les visites de l’immeuble et les préconisations à suivre.
I. Une possibilité de rapport écrit
Le point 7.1.1 du contrat type règlementaire précise les obligations du syndic en matière de visite de l’immeuble qui doivent figurer au contrat.
On retrouve :
- Le nombre de visites de l’immeuble assurées par le syndic au cours de l’année.
- La durée minimale des visites qui ne peut être inférieure à 1h00.
- La présence obligatoire ou non du président du conseil syndical lors de la visite de l’immeuble.
- La remise ou non d’un rapport écrit réalisé par le syndic à la suite de la visite de l’immeuble.
Bien évidemment, l’ARC préconise l’établissement de ce rapport, non pas pour ajouter une tâche supplémentaire aux syndics mais pour avoir une trace écrite des désordres constatés lors de la visite et des mesures qui ont été convenues pour les résorber.
D’ailleurs, à partir du moment où le syndic a inclus dans son contrat l’établissement d’un rapport écrit, les honoraires ont été calculés en conséquence.
II. Des rapports pas toujours réalisés
Bien que le contrat ait stipulé un nombre de visites sur site avec l’établissement d’un rapport écrit, nombreux sont les syndics qui n’assurent pas toutes celles prévues et/ou qui ne rédigent pas les rapports, ou encore se limitent à une présentation sommaire qui n’apporte aucune information stratégique.
Il est donc préconisé que le président du conseil syndical demande au syndic une copie systématique du rapport de visite.
L’idéal est que celui-ci soit établi dans les quelques jours qui suivent la visite, permettant d’avoir un support pertinent.
Par ailleurs, dans le cadre du contrôle de comptes, il peut être intéressant de réclamer l’ensemble des rapports de visite et cela pour deux raisons fondamentales. Tout d’abord, vérifier si les désordres relevés et les actions prévues ont été suivis d’effet.
En cas d’absence d’établissement de rapport, malgré le fait qu’il ait été prévu au contrat, il sera alors possible de réclamer un réajustement des honoraires de bases sachant qu’une tâche prévue au forfait n’a pas été assurée.
Cela est d’autant plus significatif si le syndic s’est engagé à une dizaine de visites suivies d’un rapport écrit.
C’est à présent à vous de jouer.