Cinq conseils pour bien contrôler les comptes annuels de sa copropriété avec l’ARC
Voici revenir le temps des contrôles de comptes et pour cela voici un « conseil de l’ARC » publié actuellement par capital.fr. Profitez-en.
Trop souvent, le contrôle annuel des comptes d’une copropriété consiste simplement - pour ceux qui y procèdent - à « pointer » les factures, comme on dit : les contrôleurs se contentent, en effet, de vérifier que les factures qui sont inscrites sur le listing des charges existent bien. C’est pourquoi ces contrôles sont si décevants et inefficaces. Pourtant il est simple de faire beaucoup mieux et beaucoup plus efficace, surtout.
Voici cinq conseils de base très simples à l’usage de ceux qui sont appelés à effectuer ces contrôles.
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Premier conseil : procurez-vous une copie des contrats qui concernent votre copropriété. Cela vous permettra de vérifier la date initiale de chaque contrat, sachant que les contrats de plus de cinq ans doivent être renégociés, car ils sont souvent plus chers. Pourquoi sont-ils plus chers ? Parce qu’ils ont subi des augmentations annuelles, souvent supérieures à l’inflation ; ils se retrouvent donc au bout de dix ans très au-dessus des prix du marché ; autre explication : souvent les prix des matériels baissent ; si on ne renégocie pas les contrats, on ne profite pas de ces baisses.
Il faut également bien vérifier que les augmentations annuelles appliquées cette année (mais aussi les années antérieures) sont bien conformes à la clause d’indexation des contrats (vous allez avoir des surprises...). En effet, certaines formules d’indexation sont, certaines années, favorables aux clients ; dans ces cas, les prestataires appliquent une augmentation supérieure ; exemple : ISTA la plus grosse société de relevés-location de compteurs.
Des adhérents de l’ARC ont pu - en contrôlant ce seul point - obtenir des remboursements importants portant sur plusieurs années.
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Deuxième conseil : vérifiez quelques points précis concernant les factures de petits travaux ou de fournitures ; par exemple :
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les travaux passés en charges communes ne sont-ils pas, en fait, des travaux privatifs ? Exemple : en cas de fuites sur parties communes - l’origine peut être privative ; malgré tout dans ce cas le « plombier » qui intervient, mandaté par la copropriété, facture son intervention à la copropriété et non au copropriétaire responsable ;
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ces travaux concernent-ils toute la copropriété (on un seul bâtilment) ?
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le syndic a-t-il consulté le conseil syndical, comme la loi l’y oblige dans certains cas ?
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le nombre d’heures et le prix horaire sont-ils indiqués sur les factures (c’est une obligation) ?
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la TVA appliquée est-elle la bonne ?
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etc.
Ces contrôles vont vous permettre des « redressements » et remboursements parfois très importants.
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Troisième conseil : contrôlez scrupuleusement les frais de syndic et honoraires supplémentaires ; par exemple :
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le nombre de photocopies voire le prix unitaire ;
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le nombre d’heures de vacation ;
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le nombre de lots pris en compte pour calculer certains forfaits.
À noter que ces contrôles révèlent souvent bien des surprises et permettent de récupérer des sommes parfois significatives.
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Quatrième conseil : vérifiez que TOUS les « produits » (recettes potentielles ou réelles) ont bien été comptabilisés par le syndic, ce qui permet de réduire les charges d’autant ; par exemple :
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indemnités d’assurance (notifiées par la compagnie) ;
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indemnités de sécurité sociale ;
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locations ; (exemple : locations d’anciennes loges ; location de toiture pour antennes de téléphonique, de panneaux publicitaires, etc.) ;
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intérêts de retard appliqués aux débiteurs sur les charges impayées ;
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indemnités judiciaires, etc.
Là encore, les sommes récupérables peuvent être significatives.
5. Cinquième conseil : contrôler les consommations d’eau et de chauffage :
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L’eau : il faut savoir quelles ont été les évolutions en mètre cube d’une année sur l’autre.
S’il y a des compteurs divisionnaires, il faut examiner si l’écart entre le total des mètres cubes relevés aux compteurs divisionnaires et la consommation globale (compteur général) n’augmente pas. Si c’est le cas, il faut agir.
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Pour le chauffage : il faudra également analyser les évolutions de consommations d’une année sur l’autre (à rigueur constante), analyse essentielle pour repérer puis éviter les dérives. On s’aperçoit par là, en effet, que le chauffage est mal géré et on peut intervenir pour éviter les surconsommations. On parle ici d’augmentation des consommations non des augmentions en euros…
Prêts ? Oui, alors allez-y.
Non ? Sachez que nous pourrons - à l’ARC - vous donner quelques conseils supplémentaires grâce à notre « Cahier du contrôle des comptes pour tous » téléchargeable gratuitement par tous nos adhérents collectifs.