Comment remettre en place une gestion au sein d’une copropriété et désigner un syndic en toute légalité ?
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De petites copropriétés sans fonctionnement légal
Un certain nombre de copropriétaires pensent qu’une petite copropriété peut fonctionner sans organe de décision (assemblée générale), de gestion (syndic) et de suivi/assistance à la gestion (conseil syndical).
Seul un fonctionnement « minimal » est ainsi mis en place pour le paiement des factures (eau, électricité des parties communes, etc.) avec un copropriétaire référent qui réceptionne les factures, et réclame les fonds nécessaires auprès des copropriétaires - qui veulent bien payer - pour en assurer le règlement.
Parfois même, il n’y a aucun fonctionnement, les copropriétaires ne sachant pas que leur immeuble est sous le régime de la copropriété !
Malheureusement, même si une organisation « minimale » peut fonctionner un temps, des difficultés peuvent un jour se présenter.
Quatre exemples concrets parmi d’autres :
- Pas de compte bancaire séparé au nom du syndicat.
L’ensemble des paiements transitant par le compte bancaire du «copropriétaire référent », il n’y a aucune lisibilité sur les transactions avec parfois le risque pour ce dernier de se retrouver à payer l’ensemble des fournisseurs de la copropriété et ceci jusqu’à l’amener à l’interdit bancaire…Eh oui, c’est déjà arrivé !
- Pas de fonds appelés auprès des copropriétaires
Qui dit « pas de fonds appelés » dits risque de problème de trésorerie pour payer les fournisseurs de la copropriété et notamment l’assurance de l’immeuble OBLIGATOIRE.
- Un copropriétaire ne veut plus participer au paiement des charges courantes ou pour les travaux.
Les fonds n’étant pas appelés dans un cadre légal (vote d’un budget, calendrier d’appels de fonds, appels de fonds individuels, etc.), le syndicat de copropriétaires ne peut pas se retourner contre un débiteur judiciairement pour l’obliger à payer.
- Un litige survient vis-à-vis ou à l’encontre d’un tiers (peu importe le type de litige).
La situation se complique de façon irrémédiable : impossible d’agir pour le syndicat des copropriétaires puisque ce dernier n’est pas juridiquement représenté par un syndic, seul représentant légal du syndicat.
Ce ne sont que des exemples, mais nous espérons qu’ils vous auront fait prendre conscience de l’évidence !
Tous les copropriétaires de votre immeuble ne sont pas convaincus ? Dans un prochain article, nous vous donnerons des exemples concrets, beaucoup plus dissuasifs. La question de l’intérêt de remettre en place un fonctionnement « normal » de votre copropriété ne se posera même plus…
Comme vous pouvez vous en douter, pour l’ARC, il est essentiel pour les copropriétaires - actuels ou à venir - que le syndicat de copropriétaires puisse fonctionner dans le cadre réglementaire et cela même s’il n’y a que deux copropriétaires !
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Que veut dire « être en règle » ?
En préambule, rappelons succinctement comment doit fonctionner un syndicat, ses principales instances et comment elles interagissent entre elles :
- Les copropriétaires réunis en assemblée générale : le syndicat prend toutes les décisions nécessaires à la vie de l’immeuble au cours des assemblées générales où sont convoqués TOUS les copropriétaires, sans exception.
- Le syndic de copropriété : l’assemblée générale désigne un syndic en charge de la gestion de l’immeuble.
Le syndic représente le syndicat de copropriétaires vis-à-vis des tiers, mais aussi des copropriétaires individuels.
- Le conseil syndical : l’assemblée générale désigne un conseil syndical composé d’un ou plusieurs copropriétaires.
Le conseil syndical assiste le syndic dans ses missions et contrôle sa gestion.
Être en règle cela signifie également suivre un certain nombre de dispositions plus précises, essentiellement :
- Convoquer et tenir une assemblée générale dite « ordinaire », dans un délai de 6 mois à compter du dernier jour de l’exercice comptable précédent (article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965), pour :
- élire RÉGULIÈREMENT un syndic, le représentant légal du syndicat auprès des tiers ;
- élire un conseil syndical pour assister et contrôler le syndic ;
- voter un budget de fonctionnement pour les charges courantes ;
- soumettre au vote l’approbation des comptes après la fin de l’exercice ;
- voter des travaux nécessaires à la préservation de l’immeuble, leur budget et les modalités de financement (prêt, appels de fonds, etc.) ;
- voter le montant annuel du fonds travaux ;
- etc.
- Appeler les fonds auprès des copropriétaires conformément au budget prévisionnel voté en assemblée (en amont de la réception des factures) pour permettre au syndic d’acquitter les fournisseurs de la copropriété de manière « fluide».
- Avoir un compte bancaire séparé au nom du syndicat.
Ces points que nous venons de vous rappeler, vous évoquent peu de choses ?
Alors lisez attentivement la suite.
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En pratique, comment remettre en fonctionnement le syndicat des copropriétaires ?
Commençons par une bonne nouvelle !
Aujourd’hui, vous n’êtes plus obligé de demander la mise sous administration provisoire de la copropriété au Président du Tribunal de Grande Instance pour convoquer légalement une assemblée générale appelée à désigner un syndic pour l’immeuble en toute légalité.
Depuis août 2015, s’il n’y a pas de syndic « légalement mandaté » dans la copropriété - en votre « simple » qualité de copropriétaire - vous êtes désormais habilité à convoquer vous-même une assemblée générale appelée à désigner le syndic de l’immeuble.
Précisons que ce syndic pourra bien entendu être syndic bénévole (copropriétaire), mais il pourra aussi être professionnel.
Précisément, il faut se référer à la loi du 3 août 2015 qui a complété l'article 17 de la loi du 10 juillet 1965 désormais libellé comme suit: « […] Dans tous les autres cas où le syndicat est dépourvu de syndic, l'assemblée générale des copropriétaires peut être convoquée par tout copropriétaire, aux fins de nommer un syndic. […] ».
Attention toutefois, pour que l’assemblée générale soit incontestable, l’ordre du jour de cette première assemblée générale ne doit porter que sur la question de la désignation du syndic.
Bien entendu, elle doit respecter certains points, communs à la tenue de toutes les assemblées générales (ou presque) :
- En matière de convocation : délai légal de convocation (21 jours), modalités de notification (lettre RAR ou remise en main propre), convocation de l’ensemble des copropriétaires en respectant leur statut juridique.
- En matière de tenue et d’animation : élection d’un bureau (le futur syndic ne pouvant être président de séance), modalité de vote des résolutions prévues à l’ordre du jour.
- En matière de retranscription : rédaction et modalité de communication du procès-verbal avec retranscription de l’article 42 alinéa 2 de la loi de 1965.
Pour leur faciliter la tâche, nos adhérents trouveront en pièce annexe, un modèle de convocation de cette première assemblée générale à télécharger. Les copropriétaires qui ne sont pas encore adhérents, peuvent contacter le pôle « syndic bénévole » pour en demander une copie : syndics.benevoles@arc-copro.fr.
Pour plus d’information sur le contrat de syndic à joindre à celle-ci, lisez en complément notre article du 12 février 2016 : « Syndics bénévoles : votre contrat type de syndic non professionnel. Pourquoi ? Comment ? » : www.arc-copro.com/pmfj.
Une fois cette première assemblée générale tenue, il conviendra au syndic nouvellement désigné de convoquer une seconde assemblée générale amenée à statuer sur toutes les questions essentielles au bon fonctionnement du syndicat des copropriétaires (vote d’un budget prévisionnel, élection des membres du conseil syndical, etc.) et bien entendu sur les autres questions particulières à votre syndicat (vote de travaux, etc.) ou sur les questions obligatoires notamment depuis la loi ALUR (montant du fonds travaux, assurance responsabilité civile du syndicat des copropriétaires, etc.).
Pour la convocation de cette deuxième assemblée, vous trouverez toutes les informations nécessaires dans l’article du 5 juillet 2016, intitulé : « Les obligations relatives à la convocation d’assemblée générale » : www.arc-copro.com/qpqj, et dans celui du 27 novembre 2015 « Syndics bénévoles : tout savoir sur les convocations d’assemblée générale » : www.arc-copro.com/y9f2.
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Pour en savoir plus sur l’assemblée générale,
Lisez notre guide n°5 « L’assemblée générale, un évènement obligatoire essentiel » de la collection « Être Syndic Bénévole en toute sérénité ».
Ou mieux encore, notre manuel « L’assemblée générale en copropriété », Collection Les essentiels de la copropriété, Edition VUIBERT
Disponible ici : www.arc-copro.com/tabn
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Utilisation de l’article 17 de la loi : pas que dans le cadre d’une remise en fonctionnement
Cette nouveauté législative décrite au point III peut aussi être utilisée dans le cadre d’une gestion professionnelle qui se passe mal.
En effet, si vous cumulez les trois conditions suivantes :
- votre syndic professionnel tarde « beaucoup » à convoquer l’assemblée générale annuelle devant se tenir dans les 6 mois après l’arrêté des comptes ;
- vous souhaitez vous en séparer au plus vite ;
- son mandat est légalement terminé (vérifier la date buttoir de fin de mandat indiquée sur le procès-verbal de la dernière assemblée générale et dans son contrat) ;
Vous pouvez là aussi convoquer une assemblée générale amenée à désigner un nouveau syndic conformément à l’article 17 de la loi du 10 juillet 1965 selon les mêmes formalités que celles indiquées plus haut.
Attention cependant, il existe une exception à la convocation d’une telle assemblée générale par un copropriétaire : cette disposition n’est effectivement pas applicable dans le cas où une assemblée générale appelée à désigner le syndic se serait tenue et n’aurait pas (ou n’aurait pas pu, faute de majorité) statuer sur la désignation du syndic.
Si c’est votre cas, contactez de toute urgence le Pôle syndic bénévole au 01.40.30.42.82.
Vous voulez en savoir plus ?
Rendez-vous au « Huitième Salon Indépendant de la Copropriété » organisé par l’ARC les 19 et 20 octobre 2016 et demandez le stand du Pôle syndic bénévole.
Pour en savoir plus, cliquez ici : http://www.salon-copropriete-arc.fr/
À cette occasion un nouveau guide sera en vente au stand librairie, il vous donnera toutes les clefs pour commencer en toute sérénité et sécurité votre mandat de syndic bénévole.
Pour vous donner une idée, en voici le sommaire :
C’est quoi être syndic bénévole de son immeuble ?.
La copropriété, un statut juridique particulier.
Des instances de gestion clairement définies.
Le syndic bénévole, mandataire du syndicat des copropriétaires.
Le conseil syndical, un rôle d’assistance, de consultation et de contrôle.
Ce qu’il faut savoir avant de devenir syndic bénévole.
Recommandation N° 1 - Étudier la faisabilité du passage en gestion bénévole.
Recommandation N°2 - Se former, s’informer et bien s’entourer.
Recommandation N°3 - Se renseigner sur la possibilité de dédommagement financier et des obligations qui s’y rattachent
Comment assurer la mise en place d’une gestion non-professionnelle pérenne ?.
Recommandation N° 4 – S’assurer d’une future gestion « collégiale et partagée ».
Recommandation N° 5 – Informer et mobiliser l’ensemble des copropriétaires de manière continue.
Recommandation N° 6 - S’informer sur les divers outils mis à disposition des syndics bénévoles.
S’assurer d’un mandat incontestable.
Recommandation N° 7 - Se faire élire sur la base d’un contrat type joint à la convocation d’assemblée générale.
Recommandation N° 8 - Demander l’inscription de la question de la désignation d’un syndic bénévole à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale en cas de sortie de gestion professionnelle.
Recommandation N°9 - Convoquer une première assemblée générale pour remettre en fonctionnement le syndicat en élisant un syndic bénévole.
Recommandation N°10 - Être vigilant dans la rédaction du procès-verbal de l’assemblée ayant désigné le syndic bénévole
Des premiers pas en toute sécurité.
Recommandation N°11 - Ouvrir sans attendre un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires
Recommandation N° 12 - Recueillir l’ensemble des archives et des fonds du syndicat auprès du syndic sortant
Recommandation N°13 – Appréhender le règlement de copropriété et l’état descriptif de division.
Recommandation n°14 - S’assurer du nom, des coordonnées et du statut des copropriétaires.
Recommandation N°15 - Effectuer la reprise comptable sans attendre.
Recommandation n° 16 - Appliquer les décisions de l’assemblée générale.
Recommandation N° 17 - Effectuer les appels de fonds pour charges courantes, pour travaux ou opérations exceptionnelles
Recommandation n°18 - Effectuer l’appel de régularisation exigible suite à l’approbation des comptes.
Maîtriser les charges de la copropriété dès le début de mandat.
Recommandation n°19 - Évaluer le montant des charges et estimer les économies possibles.
Recommandation n°20 – Mettre en concurrence les contrats de la copropriété.
prévenir et traiter les impayés sans attendre.
Recommandation n°21 – Prévenir les impayés.
Recommandation n°22 – Traiter efficacement les impayés de charges.
En conclusion….
Recommandation N° 23 - Se faire accompagner par le Pôle Syndics Bénévoles