De nombreux conseillers syndicaux impliqués dans leur copropriété ont bien compris qu’ils n’intéressaient pas forcément les syndics professionnels, surtout lorsqu’il s’agit d’un petit immeuble de moins de 20 lots.
Plusieurs solutions alternatives sont proposées sur les marchés comme les start-ups qui proposent une prestation de gestionnaire sans être syndic, laissant le « gros boulot » aux « copropriétaires référents ».
Une solution qui paraît intéressante mais qui rapidement connaît ses limites, faisant déchanter y compris les plus téméraires.
La conclusion qui s’impose rapidement est que la seule solution qui permet une gestion pérenne et efficace de la copropriété est celle directe en nommant un syndic bénévole.
Une option qui peut effrayer certains, pensant qu’un non-professionnel ne peut pas être à la hauteur de la situation, notamment depuis le renforcement des dispositions légales et réglementaires.
Alors crevons l’abcès et abordons les principales tâches que doit gérer un syndic en comparant comment procède un syndic professionnel, un syndic bénévole et un syndic bénévole adhérent à l’ARC.
I. La gestion administrative
Le B.A.-BA de la gestion d’une copropriété est d’assurer l’administration courante qui comprend de base l’élaboration des appels de fonds et de l’ordre du jour de l'assemblée générale ainsi que la rédaction du procès-verbal.
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Syndic professionnel |
Syndic bénévole |
Syndic bénévole adhérent à l’ARC |
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Il est équipé d’un logiciel qui permet d’établir l’ordre du jour en prévoyant des questions et résolutions types. Par ailleurs, les appels de fonds se font automatiquement à partir des millièmes de chacun des lots, enregistrés préalablement dans le logiciel. |
A partir de son ordinateur, il est possible d’établir une trame type pour la convocation de l’assemblée générale ou le procès-verbal. Par ailleurs, à partir d’un tableur il génère les appels de fonds. |
L’ARC a développé plusieurs outils informatiques. Simply syndic en ligne permet d’éditer la convocation et le procès-verbal d’assemblée générale. Dans ces deux versions, il permet d'éditer les appels de fonds. Pour les adhérents ne disposant pas de ce logiciel, copro-gestion (sur le portail de l’adhérent) permet d’éditer les appels de fonds et la feuille de présence. Outre les différents modèles types à disposition des adhérents, le Pôle syndics bénévoles vérifient convocation, procès-verbaux et tout autre document ou courrier administratif. |
II. La gestion comptable de la copropriété
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Syndic professionnel |
Syndic bénévole |
Syndic bénévole adhérent à l’ARC |
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Il se munie d’un logiciel spécialisé ou bien transfert cette tâche à une structure tierce ou à un pôle interne qui se charge de saisir la comptabilité de l’ensemble des copropriétés du syndic. |
A partir d’un tableur Excel, il tient la comptabilité ou bien en acquérant un logiciel spécialisé. |
Plusieurs solutions sont proposées par l’ARC :
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III. La gestion des impayés
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Syndic professionnel |
Syndic bénévole |
Syndic bénévole adhérent à l’ARC |
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Le syndic se charge de faire les relances et les mises en demeure, facturant à prix d’or chaque acte. Ensuite, il transfert le dossier à l’avocat ou à l’auxiliaire de justice. |
Il gère les relances et les mises en demeure pour ensuite transférer le dossier à l’avocat. |
L’ARC met à disposition des documents types (relance, mise en demeure, échéancier de paiement, etc.). Une prestation d’assistance à l’élaboration d’un dossier contentieux par un juriste est aussi proposée. Des tarifs avec des avocats spécialisés pour maîtriser les coûts liés aux contentieux ont été négociés pour les adhérents ainsi qu’une protection juridique hautement concurrentielle. |
IV. La gestion technique
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Syndic professionnel |
Syndic bénévole |
Syndic bénévole adhérent à l’ARC |
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Le syndic facture le suivi des travaux. En parallèle, il incite les copropriétaires à voter l’assistance d’un bureau d’étude ou d’un architecte. |
Il fait appel à un bureau d’étude ou à un architecte pour l’assister dans la gestion des travaux. |
L’ARC met à la disposition du syndic bénévole des experts techniques (architectes, thermiciens, ascensoristes et autres professionnels, etc.) pour obtenir des informations techniques sur tous les sujets et être conseillés sur toutes les problématiques techniques ou travaux à réaliser. |
V. La mise en concurrence des prestataires
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Syndic professionnel |
Syndic bénévole |
Syndic bénévole adhérent à l’ARC |
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Il détient un fichier d’entreprises avec lesquelles des arrangements ont été négociés qui ne sont pas forcément dans l’intérêt de la copropriété. |
Il utilise les entreprises recommandées par le bouche à oreille ou les sociétés qui font de la publicité sur internet ou bien celles identifiées sur les pages jaunes. |
L’ARC propose via son site copro-devis une liste d’entreprises référencées qui pour certaines ont signé des accords, voire des contrats types. Deux sites, Copro-Gaz et Copro-Elec, permettent la mise en concurrence des fournisseurs d’énergie. |
Comme on le constate à travers ce petit comparatif, le syndic professionnel délègue très rapidement à des sociétés spécialisées des tâches de gestion courante qui le dépassent en faisant supporter la facture à la copropriété.
Par conséquent, que ce soit le syndic professionnel ou le syndic bénévole, le relais est rapidement transmis à un homme de l’art que ce soit en matière technique ou juridique.
La différence notable est que le syndic bénévole adhérent à l’ARC bénéficie toujours d’une assistance qui peut se manifester soit par des conseils techniques ou juridiques, soit par la mise à disposition d’outils.
Ainsi, il faut être logique. Si le président du conseil syndical passe du temps pour sa copropriété, autant qu’il soit profitable en devenant un syndic bénévole de sa copropriété qui deviendra rapidement aussi compétent voire plus pertinent que la gestion assurée par un professionnel.
Nous restons à votre disposition pour tout conseil.