Extranet du syndic professionnel ou Copro-Net de l’ARC
Le nouvel article 18 Alinéa 10 de la loi du 10 juillet 1965, amendé par la loi ALUR votée en mars 2014, oblige, à partir du 1er janvier 2015, les syndics professionnels à mettre à la disposition du syndicat des copropriétaires un « espace numérique ». Cet extranet doit prévoir trois interfaces respectivement pour le syndic, le conseil syndical et les copropriétaires.
Voici l’alinéa de la loi concernant ce point :
« Le syndic est chargé (…) :
- « de proposer, à compter du 1er janvier 2015, lorsque le syndic est un syndic professionnel, un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble ou des lots gérés, sauf décision contraire de l'assemblée générale prise à la majorité de l'article 25 de la présente loi. Cet accès est différencié selon la nature des documents mis à la disposition des membres du syndicat de copropriétaires ou de ceux du conseil syndical ».
L’ARC recommande aux conseils syndicaux d’aborder ce sujet lors de la réunion préparatoire de l’assemblée générale avec leur syndic et bien évidemment lors de la tenue de cette dernière afin de pas être pris de court en assemblée générale ou pris de vitesse par leur syndic.
La première question à poser est de savoir si le syndic est en capacité de proposer un service extranet et dans quelles conditions.
Si sa réponse est négative, la copropriété a la possibilité de rester sans extranet ou d’opter pour le site COPRO-NET de l’ARC dont la nouvelle version a fait l’objet de plusieurs présentations sur notre site (cf. en particulier article www.arc-copro.com/7s9v) ou dans la dernière revue trimestrielle n°108 d’avril 2015.
Si la réponse est positive, l’ARC vous suggère de poser les questions suivantes :
1) Quelles sont les fonctions assurées par cet extranet ? Intègre-t-il une possibilité de paiement en ligne ?
2) Quels sont les documents mis à la disposition du conseil syndical et des copropriétaires en l’absence de la publication d’un décret ou d’un arrêté prescrivant la liste minimale des documents à mettre en ligne ?
3) Le syndic peut-il facturer dans ses honoraires ou sous forme de prestations particulières la mise à disposition de ce service ?
4) Comment avoir la garantie que les données personnelles des copropriétaires et de la copropriété ne seront pas utilisées à d’autres fins notamment commerciales ?
5) Comment garantir la portabilité du contenu de cet extranet afin que le syndicat des copropriétaires ne se retrouve pas captif du syndic en place ?
Le guide élaboré par l’ARC sur cette thématique vous sera d’une grande utilité pour apprécier la pertinence des réponses de votre syndic. Il est consultable à l’adresse suivante : www.arc-copro.com/1g8f.
Si en fonction des réponses à ce questionnement, vous estimez que l’extranet du syndic répond aux critères définis par l’ARC et à des besoins ou des attentes exprimés par la copropriété, nous vous proposons de mettre en œuvre le scénario suivant :
- retenir l’extranet du syndic pour la gestion personnalisée des comptes des copropriétaires (appels de fonds, relance…). Ce service doit faire partie des prestations relevant de la gestion courante et ne faire l’objet d’aucune indemnisation particulière ;
- mettre en place COPRO-NET pour la gestion collective de la copropriété qui sera ainsi complètement maîtrisée par le conseil syndical ce qui permettra :
a) au conseil syndical de disposer de tous les documents nécessaires à la
gestion collective de la copropriété, en particulier lorsqu’il y a unchangement de syndic ;
b) aux copropriétaires d’avoir accès par exemple aux documents exigés par le notaire lors de la signature d’une promesse de vente ou d’un acte de vente.
- faire voter en assemblée générale la garantie que les données personnelles des copropriétaires et de la copropriété ne seront pas utilisées à d’autres fins notamment commerciales ;
- demander au syndic de s’engager sur la portabilité des données des comptes des copropriétaires dans le cas où il y a un changement de syndic.
Si vous rencontrez des difficultés dans la mise en place de cet extranet, vous pouvez envoyer un mail à sostechnique@arc-copro.fr.