Extranet :
l’ARC a adressé une proposition d’arrêté aux ministres du Logement et de la Justice
Comme nous l’avions annoncé le 11 décembre (voir : www.arc-copro.com/q979), nous avons rédigé - après concertation avec des professionnels concernés (syndics mais aussi développeurs de logiciels) - un projet d’arrêté concernant les extranets (obligatoires au 1er janvier 2015 lorsqu’il y a un syndic professionnel). Nous avons adressé ce projet aux deux ministres en charge de l’application de la loi ALUR : (Madame Sylvia PINEL (Logement), Madame Christiane TAUBIRA (Justice).
Rappelons qu’il y a quatre problèmes à résoudre :
- les honoraires de syndics ;
- le périmètre de l’extranet (qu’y met-on, surtout bien sûr en ce qui concerne la partie réservée au conseil syndical) ;
- la confidentialité des données personnelles ;
- l’interopérabilité (ou encore la possibilité simple que soient transmises TOUTES les données au nouveau syndic lorsque l’on change de syndic).
Voici le texte simple que nous proposons et qui doit permettre de résoudre simplement ces quatre problèmes :
ARRÊTÉ RELATIF À L’EXTRANET (proposition)
Article 1 : L’intégration de l’extranet dans les honoraires de gestion courante.
Le syndic devra proposer au syndicat des copropriétaires un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés qui devra être intégré dans les honoraires de gestion courante et donc présenter une interface pour tous les copropriétaires et une interface pour le conseil syndical. En cas de vote de dérogation, le syndic sera en droit de revaloriser ses honoraires dès lors que son projet de contrat aura prévu un montant précis.
Article 2 : Propriété des données et documents fournis dans l’extranet.
Le syndicat des copropriétaires reste le seul propriétaire de l’intégralité des informations et documents insérés dans cet extranet. A ce titre, en cas de changement de syndic, ce dernier ne peut réclamer aucun honoraire ou facture supplémentaire pour la transmission des informations numériques.
Article 3 : Format des données et documents en cas de changement de syndic.
Le syndic s’engage à remettre dès la fin de son mandat et dans un délai maximum de un mois au cabinet repreneur, l’intégralité des données et documents sur un support numérique accessible à partir de logiciel utilisant des sources ouvertes. Les données numériques seront fournies sous forme de tableurs, quant aux documents, ils seront fournis au format PDF. La remise de ces documents pourra être assurée sur une clé USB ou un CD-ROM. Ils seront transmis en même temps que les archives papiers.
En cas de défaut de transmission totale ou partielle des données ou informations numériques, le syndic repreneur pourra invoquer l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 et agir en conséquence.
Article 4 : Sécurisation des données personnelles des copropriétaires et des documents de la copropriété.
Le syndic devra présenter au conseil syndical la déclaration de détention de fichiers personnels auprès de la CNIL. Il devra présenter aux copropriétaires lors de l’assemblée générale un engagement lui interdisant toute utilisation des informations recueillies à d’autres fins que celles nécessaires à la stricte gestion de l’extranet. Pour chaque demande d’information personnelle, il devra justifier de son utilité afin que le copropriétaire décide de façon éclairée de donner ou non l’information.
Article 5 : Documents et services minimums à faire figurer dans l’interface « copropriétaires ».
Le syndic devra au minimum mettre dans l’interface « copropriétaires » les informations et documents suivants :
- La situation comptable du copropriétaire qui devra présenter les différents appels de fonds ainsi que l’historique des règlements.
- L’intégralité des documents et données informatiques nécessaires à l’établissement de l’état daté prévu dans l’article 5 du décret du 17 mars 1967 ainsi que ceux nécessaires à la constitution du dossier à joindre à la promesse de vente prévu dans l’article 721-2 du code de la construction et de l’habitation.
En cas d’absence de l’une de ces données ou informations, le syndic ne pourra pas facturer la délivrance ou la reprographie de ces informations. Il sera tenu de les mettre gratuitement à la disposition du copropriétaire dans les plus brefs délais.
Article 6 : Documents et services minimums à faire figurer dans l’interface conseil syndical.
Le syndic devra mettre dans l’interface du conseil syndical tout document lui permettant de mener à bien sa mission. Pour cela, le conseil syndical devra avoir au minimum accès à la liste des documents suivants :
- le règlement de copropriété en vigueur ;
- les convocations et procès-verbaux des cinq dernières années
- les ordres de services ;
- les devis ;
- les factures ;
- le relevé des dépenses qui évolue au jour le jour ;
- les relevés bancaires ; (dont leur délivrance deviendra obligatoire à partir du 24 mars 2015)
- les échanges avec les fournisseurs ;
- les documents comptables tels que le grand livre ;
- le carnet d’entretien qui évolue en fonction de la vie de la copropriété ;
- les contrats ;
- les fiches de paie des gardiens et employés d’immeuble du syndicat des copropriétés
Article 7 : Fréquence de mise à jour des documents de la copropriété.
Le syndic devra préciser dans son contrat de mandat la fréquence de mise à jour des données et documents de la copropriété. La durée sera déterminée en fonction des particularités de la copropriété. Néanmoins, les mises à jour ne pourront pas excéder
une période supérieure à 3 mois.