Depuis l’entrée en vigueur de la loi Habitat dégradé qui a modifié l’article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965, les notifications peuvent se faire par voie électronique sans consentement préalable du copropriétaire.
Autrement dit, à présent le syndic peut notifier de manière électronique les convocations d’assemblée générale ou les mises en demeure à l’insu du copropriétaire.
Ce dispositif censé redresser les copropriétés en difficulté émane du député Lionel CAUSSE, qui était également le président de la commission nationale de l’habitat, qui a vraisemblablement répondu à une commande des professionnels qui voulaient à tout prix réduire le nombre de reprographie qui était jusqu’alors compris dans leurs honoraires du forfait de base.
Voyons donc ce que cette fausse bonne disposition démontrant que certains de nos politiques ne font malheureusement que de la politique.
I- Un échec de la procédure
Nombreux copropriétaires n’ont pas été informés de ces nouvelles modalités de la loi attendant comme d’habitude leur convocation d’assemblée générale par voie postale.
Ainsi, nombreux copropriétaires n’ont pas assisté à l’assemblée générale du fait qu’ils n’ont pas ouvert le mail qui faisait office de courrier en recommandé.
Total de l’opération : nombreuses résolutions n’ont pas pu être votées telles que le renouvellement du mandat de syndic ou bien les travaux de rénovation énergétique du fait que les voix des majorités minimum à atteindre n’étaient pas présentes ou représentées au cours de l’assemblée générale.
Certains diront qu’il s’agit de cas isolés car la majorité des copropriétaires connaît les rouages de la notification électronique.
Alors nous-même, nous avons été étonnés par la convocation électronique de l’assemblée générale de la copropriété où se situe le siège social de l’ARC Nationale qui a été réalisée par le biais du AR24 qui ressemblait plus à un spam qu’à un courrier officiel.
D’ailleurs, il a été identifié par notre serveur de boîte mails comme un mail suspect justifiant qu’il n’a pas été ouvert.
Plus que cela encore, le courriel a été envoyé en pleine nuit soit à 4 h 11 augmentant les chances de ne pas être lu.
L’ARC Nationale se met à nue en présentant sa propre boîte mails :
Mais le désagrément ne s’arrête pas là car après avoir identifié d’où provenait cette notification électronique, les délais étaient dépassés ne permettant plus de consulter l’ordre du jour et les pièces jointes à l’assemblée générale.
Les conséquences auraient pu être dramatiques pour la copropriété car si l’ARC Nationale n’était pas présente à cette assemblée générale, le mandat du syndic n’aurait pas pu être renouvelé du fait que moins d’un tiers des voix était présent, représenté ou ayant voté par correspondance.
Sur d’autres copropriétés, les copropriétaires n’ont tout simplement pas été notifiés sur leur boîte mail officielle du fait que le syndic a utilisé une adresse récupérée de manière fortuite qui n’était plus consultée par le copropriétaire.
Comment réagir ?
II – Maintenir le recommandé papier
Ce même article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965 permet à tout copropriétaire et à tout moment d’exiger du syndic qu’il envoie les notifications par voie postale.
Pour preuve, voici l’extrait de l’article :
Article 42-1
Modifié par LOI n°2024-322 du 9 avril 2024 - art. 38
Les notifications et les mises en demeure sont valablement faites par voie électronique.
Les copropriétaires peuvent, à tout moment et par tout moyen, demander à recevoir les notifications et les mises en demeure par voie postale.
Le syndic informe les copropriétaires des moyens qui s'offrent à eux pour conserver un mode d'information par voie postale.
Il ne faut pas hésiter à le faire dans l’idéal en courrier recommandé afin d’avoir la preuve de la demande et éviter ainsi toute contestation de mauvaise foi du syndic.
Par ce biais, le copropriétaire n’aura pas à imprimer la convocation et les pièces jointes par ses propres moyens, ce qui est logique puisque le syndic facture des honoraires comprenant notamment les frais de reprographie.
Si le syndic vous parle de l’écologie, indiquez lui qu’à ses heures perdues, il pourra planter des arbres et surtout que l’empreinte carbone de l’envoi d’un mail est plus polluante que celle d’un envoi recommandé par voie postale.
A méditer.
En bonus, nous produisons ci-dessous un modèle de courrier-type :
Objet : réception des notifications et mises en demeure par voie postale
COURRIER RECOMMANDE NUMERO …
Madame, Monsieur,
Conformément à l’article 42–1 de la loi du 10 juillet 1965, je vous informe conserver mon droit de recevoir l’ensemble des notifications et mises en demeure uniquement par voie postale.
Cette demande est effective à réception du présent courrier recommandé.
En cas de changement de syndic, je vous demande d’en informer le repreneur.
Bien cordialement
Signatures Monsieur et Madame …