A partir du moment où le syndic dispose de données personnelles qui concernent aussi bien les copropriétaires que les syndicats des copropriétaires, il est tenu de respecter la nouvelle Réglementation Générale sur la Protection des Données (RGPD).
A ce titre, nous avons saisi la CNIL afin qu’elle nous apporte différentes réponses sur les obligations du syndic et les droits des copropriétaires en matière de protection des données.
Pour cela, nous leur avons soumis 18 interrogations réparties en quatre rubriques qui sont :
- Les obligations du syndic vis-à-vis du copropriétaire.
- Les droits des copropriétaires vis-à-vis de leur syndic.
- Les obligations du syndic sortant vis-à-vis du syndicat des copropriétaires.
- Les droits du syndicat des copropriétaires vis-à-vis du syndic sortant.
Voici donc le courrier transmis à la CNIL ainsi que les différentes questions posées.
Isabelle Falque-Pierrotin
Commission Nationale de l’Informatique
et des Libertés
3 Place de Fontenoy
75007 Paris
Paris le 12 juillet 2018
Objet : Les obligations du syndic vis-à-vis des copropriétaires et du syndicat en matière de conservation et de transmission des données personnelles.
Madame la Présidente,
En tant que Directeur Général de la principale association nationale représentative des intérêts des syndicats des copropriétaires, je me permets de vous solliciter afin de connaître les droits spécifiques des copropriétaires et des syndicats de copropriétaires suite à l’entrée en vigueur de la Réglementation Générale sur la Protection des Données (RGPD).
En effet, en matière de copropriété, il existe deux personnes juridiques distinctes pour lesquelles des données personnelles peuvent être conservées par un tiers et en particulier par le syndic.
Il s’agit tout d’abord des copropriétaires dont le syndic détient des informations privées telles que les coordonnées civiles, postales, téléphoniques ou situation matrimoniale…
En parallèle, il y a le syndicat des copropriétaires dont le syndic dispose également d’informations personnelles telles que le nombre de lots, les différents équipements, les noms des salariés et leur rémunération, les contrats ou encore l’identité des différents propriétaires de l’immeuble.
A ce titre, nous nous permettons de vous interroger à travers différentes questions qui vous sont soumises en annexe afin de connaître les réelles obligations du syndic vis-à-vis des copropriétaires, ainsi que les droits de ses derniers.
De plus, nous aimerions connaître quels sont les droits du syndicat des copropriétaires vis-à-vis du syndic sortant et les obligations de ce dernier en matière de conservation et d’utilisation des données de l’immeuble.
Pour une meilleure visibilité, les questions sont distinguées en quatre rubriques qui sont :
- Les obligations du syndic vis-à-vis du copropriétaire.
- Les droits des copropriétaires vis-à-vis de leur syndic.
- Les obligations du syndic sortant vis-à-vis du syndicat des copropriétaires.
- Les droits du syndicat des copropriétaires vis-à-vis du syndic sortant.
Je reste à votre disposition pour vous apporter toute information complémentaire pour traiter ces questions qui feront l’objet d’une communication la plus large possible pour informer l’ensemble des copropriétaires et les syndicats de leurs droits.
Je vous prie de croire, Madame la Présidente, en l’assurance de ma très haute considération.
Emile HAGEGE,
Directeur Général de l’ARC
Annexe
La Réglementation Générale sur la Protection des Données en copropriété
I. Les obligations du syndic vis-à-vis du copropriétaire.
Le syndic doit-il informer les copropriétaires sur les mesures qu’il compte prendre pour garantir la protection de leurs données ?
Le syndic est-il tenu de présenter sa politique de confidentialité des données personnelles des copropriétaires ?
Le syndic est-il tenu de préciser les noms des prestataires à qui il transfère les données des copropriétaires ?
Le syndic est-il tenu d’indiquer aux copropriétaires comment il traite les données personnelles recueillies les concernant ?
Si le syndic utilise des cookies sur son site internet ou bien dans l’espace sécurisé de la copropriété, est-il tenu d’informer les copropriétaires de leur utilisation ?
Le syndic doit-il obtenir un consentement express de chacun des copropriétaires avant tout transfert de données personnelles, qu’elles soient totales ou partielles ?
Les prestataires du syndic sont-ils tenus aux mêmes obligations du syndic en matière de transparence d’utilisation et de transmission des données des copropriétaires ?
Le syndic peut-il conditionner l’accès à l’extranet du syndicat des copropriétaires à l’utilisation des données personnelles pour d’autres finalités que celles nécessaires à la gestion de la copropriété ?
II. Les droits des copropriétaires vis-à-vis de leur syndic.
Un copropriétaire peut-il s’opposer à la transmission de ses données personnelles à un tiers de la copropriété ou à un prestataire du syndic ?
Un copropriétaire est-il en mesure de demander au syndic les données qui le concernent et dont le syndic dispose ?
Un copropriétaire peut-il imposer que sur la feuille de présence de l’assemblée générale ne soient pas mentionnées ses coordonnées postales alors que ceci est prévu par l’article 33 du décret du 17 mars 1967 ?
Quels sont les droits des copropriétaires en matière de suppression ou de correction des données récoltées par le syndic, à son égard ou à l’égard des tiers de la copropriété ?
III. Les obligations du syndic sortant vis-à-vis du syndicat des copropriétaires.
Le syndic sortant est-il tenu d’informer le repreneur sur les données du syndicat des copropriétaires dont il dispose ?
Le syndic sortant est-il tenu de remettre l’intégralité des données du syndicat des copropriétaires au syndic repreneur et si oui par quel moyen (papier, numérique, etc.) ?
Le syndic sortant est-il tenu de détruire l’intégralité des données du syndicat des copropriétaires et, si oui, dans quels délais ?
Le syndic sortant a-t-il les mêmes obligations vis-à-vis du syndicat des copropriétaires une fois que celui-ci a changé de syndic ?
IV. Les droits du syndicat des copropriétaires vis-à-vis du syndic sortant.
Le syndicat des copropriétaires représenté par le syndic repreneur est-il en droit de réclamer au sortant de supprimer toutes les données de la copropriété recueillies dans le cadre de son mandat ?
Le syndic repreneur est-il en droit de réclamer au sortant les noms des prestataires ayant à leur disposition les coordonnées des copropriétaires ou bien les données de la copropriété ?