Depuis le 1er septembre 2004, en leur qualité de mandataires du syndicat des copropriétaires, les conseillers syndicaux doivent rendre compte de leur mandat.
L’article 22, deuxième paragraphe du décret du 17 mars 1967 précise ainsi que « le conseil syndical rend compte à l’assemblée, chaque année, de l’exécution de sa mission ».
Ce compte rendu d’activité du conseil syndical doit être fait par écrit et joint à la convocation de l’assemblée générale annuelle en application de l’article 11 du décret du 17 mars 1967 :
Ce compte-rendu est essentiel et sa rédaction ne doit pas être négligée. Il valorise l’action du conseil syndical. Il lui permet de faire connaître ses multiples actions et ses éventuelles difficultés notamment aux copropriétaires qui n’assistent pas aux assemblées générales. En outre, il oblige aussi tous les membres du conseil syndical à plus de rigueur.
Même si le conseil syndical n’encourt pas de sanction s’il n’établit pas un compte rendu écrit, l’article 11 du décret du 17 mars 1967 le prévoit parmi les pièces jointes à a convocation à titre informatif.
Nous conseillons de le faire avec une présentation formatée, claire et précise, pour ne rien oublier. Voici la trame que nous proposons d’adapter en fonction des différentes actions du conseil syndical au sein de la copropriété.
- Préparation de l’assemblée générale
Le conseil syndical doit préciser ses actions concernant la préparation du budget prévisionnel et de l’ordre du jour de l’assemblée générale et la nature des propositions faites au syndic.
- Suivi de l’exécution, par le syndic, des décisions de la dernière assemblée générale
Le conseil syndical doit indiquer, si besoin, ce qui a été fait par le conseil syndical dans le cadre de sa mission de suivi et de contrôle du syndic, et de la bonne exécution des décisions d’assemblées générales. Il doit faire état des éventuelles difficultés qu’il aurait rencontrées.
- Compte rendu concernant les mandats précis donnés au conseil syndical par la dernière assemblée générale
Il est possible que l’assemblée générale ait donné un mandat spécifique au conseil syndical pour le choix d’un devis pour des travaux votés.
À ce titre, le conseil syndical doit donner des précisions sur les raisons de son choix comme indiqué par l’article 21 du décret du 17 mars 1967. Il n’y a pas de forme particulière imposée. Il suffit, par exemple, d’indiquer aux copropriétaires sur quels critères a été effectué le choix.
Si la délégation était de moindre importance, un point particulier peut être indiqué dans le cadre du compte-rendu de mandat annuel.
|
À noter Pour des décisions importantes et engageantes financièrement, il est conseillé d’inscrire un point spécifique d’information directement à l’ordre du jour de l’assemblée générale, par exemple : « exécution de la délégation de mandat donnée par l’assemblée générale du (date et n° de résolution), au conseil syndical, dans le cadre des travaux de […….].» |
- Suivi des dépenses annuelles
Le conseil syndical doit préciser sur quelles dépenses il a été consulté par le syndic, quelles ont été ses réponses et si bien entendu, le seuil de consultation voté en assemblée générale a toujours été respecté par le syndic.
En complément, il doit indiquer ce qui a été effectué pour suivre au plus près le budget en cours d’exercice et notamment s’il a procédé à des mises en concurrence ou d’autres actions de maîtrise des charges.
- Contrôle annuel des comptes et de la situation financière
Le conseil doit indiquer les dates de contrôles des dépenses, des consommations et de la situation financière et le nom des personnes qui les ont réalisés.
Il doit en parallèle effectuez une synthèse des principaux éléments constatés afin d’informer l’assemblée générale en amont de la décision (ou non) d’approbation de l’exercice clos.
- Suivi des travaux, le cas échéant.
Le conseil syndical doit indiquer ce qui a été fait en ce qui concerne les travaux réalisés au sein de la copropriété : suivi de chantier, rencontres avec l’architecte, etc.
- Suivi des débiteurs, des procédures en recouvrement de charges et des autres procédures judiciaires
Le conseil doit indiquer ce qui a été fait le cas échant dans ce domaine : réunion(s) avec le syndic ou son service contentieux, rencontre avec l’avocat, demande au syndic d’établir un rapport sur les procédures, etc.
Un tableau de synthèse peut être établi à cet effet.
- Renégociation des contrats
Si des renégociations ont été engagées par le conseil syndical ou à son initiative, le conseil syndical doit l’indiquer. Les résultats des éventuelles mises en concurrence doivent être précisés : économies, meilleur rapport qualité/prix, etc.
- Traitement des dossiers divers non déjà vus dans les points précédents
Le conseil syndical doit faire la liste des autres dossiers traités et de leurs avancées.
- Annexes
Calendrier des réunions du conseil syndical (dates et objet)
Listes des demandes faites au syndic et résumé des réponses
Liste des courriers échangés avec le syndic
Suggestions du conseil syndical faites au syndic dans l’intérêt de la copropriété
Liste des réclamations des copropriétaires traitées par le conseil syndical
Précisions concernant l’assistance du conseil syndical par une association ou un technicien (raisons et frais engagés)
Dépenses du conseil syndical
À partir de ce canevas, il est possible d’établir un tableau synthétique qui peut être joint à la convocation d’assemblée générale pour la bonne information des copropriétaires.
Si vous choisissez un fonctionnement en cogestion où une délégation est donnée au conseil syndical en ce qui concerne le suivi des prestataires de services et des contrats votés dans le cadre du budget prévisionnel et la gestion des petits travaux également prévue dans le cadre du budget prévisionnel (dont les travaux de maintenance et les petits travaux d’entretien courant), ce compte-rendu est essentiel, car au sein de la copropriété, le conseil syndical a un rôle actif.
Il est donc essentiel que les autres copropriétaires en prennent conscience.
INFO ARC
A l’occasion du 9ème salon indépendant de la copropriété organisée par l’Association des Responsables de Copropriété les 18 et 19 octobre 2017, un nouveau manuel VUIBERT est édité : « La gestion de l’entretien de l’immeuble par le conseil syndical : Cogestion/Cogérance, la solution alternative entre gestion professionnelle et gestion bénévole ».
Ce nouveau manuel sera spécifiquement dédié à ce système de gestion « participatif » qui, nous l’espérons, connaîtra un vif succès.
« Mode d’emploi » d’une cogestion efficace et pérenne, ce manuel vise également un objectif plus ambitieux : que la cogestion soit un moment de transition vers une gestion bénévole pleine et totale.
Dans tous les cas, il est destiné à ceux qui souhaitent une gestion active, participative et partenariale avec leur syndic de copropriété (professionnel ou bénévole) car l’essentiel des conseils donnés dans ce manuel est applicable à toutes les copropriétés, sans exception.
|
CHAPITRE 1.IMPORTANCE DES DIFFÉRENTES INSTANCES DE GESTION DANS LE FONCTIONNEMENT D’UN SYNDICAT DE COPROPRIÉTAIRES 1. L’assemblée générale 2. Le syndic : mandataire du syndicat des copropriétaires 3. Le conseil syndical : un rôle d’assistance, de consultation et de contrôle CHAPITRE 2.LA DÉLÉGATION DE MANDAT AU CONSEIL SYNDICAL 1. Une délégation limitée aux décisions statuées à la majorité de l’article 24 2. Une délégation sur un acte ou une décision déterminée 3. La mise en œuvre d’une délégation 4. Une délégation indéterminée au conseil syndical est illégale 5. Syndics en ligne : une cogestion illicite aux risques non limités CHAPITRE 3.COGESTION : UNE SOLUTION INNOVANTE ET TRÈS SÉDUISANTE 1. Une gestion alternative, participative et collaborative 2. Un nouveau mode de gestion aux avantages multiples CHAPITRE 4.DES PRÉALABLES INDISPENSABLES AVANT DE SE LANCER EN COGESTION 1. Des objectifs et des moyens communs d’amélioration de la gestion de la copropriété 2. Un travail partenarial syndic/conseil syndical indispensable 3. Un conseil syndical organisé et structuré 4. Un syndic transparent 5. Une communication fluide permettant l’implication forte des copropriétaires CHAPITRE 5.LES GRANDS PRINCIPES DE CE NOUVEAU MODE DE GESTION 1. Un mandat spécifique mais non limité 2. Une contractualisation indispensable 3. Des modalités de fonctionnement validées en assemblée générale 4. Cogestion et responsabilité |
CHAPITRE 6.UN SYSTÈME ADAPTABLE AUX COPROPRIÉTÉS DE PLUS DE 16 LOTS : LA COGÉRANCE 1. Des modalités de fonctionnement précisées dans une convention conseil syndical/syndic 2. Un fonctionnement sécurisé par l’assemblée générale 3. Cogérance et responsabilité
CHAPITRE 7.LA CONVENTION ET SON CONTENU 1. Objet de la convention 2. Règles de communication, transmission des informations et des documents 3. Modalités de suivi des prestations techniques 4. Modalités de suivi et contrôle des procédures précontentieuses et contentieuses dans le cadre du recouvrement des charges impayées
CHAPITRE 8.MÉTHODES ET OUTILS POUR UN SUIVI PARTAGE 1. Des outils indispensables pour une bonne gestion 2. Les bonnes pratiques à mettre en place
CHAPITRE 9.MÉTHODES ET OUTILS POUR UN SUIVI DES TRAVAUX D’ENTRETIEN COURANT ET DES CONTRATS OPTIMISENT 1. Le suivi des travaux d’entretien courant 2. Le suivi des contrats et des interventions y étant rattachées CHAPITRE 10.LE CAS PARTICULIER DU SUIVI DU POSTE ASSURANCE 1. Les différents types de contrats d’assurance 2. La gestion d’un sinistre CHAPITRE 11.SÉCURITÉ INCENDIE ET DIAGNOSTICS : LES OBLIGATIONS DU SYNDICAT DES COPROPRIÉTAIRES 1. Le suivi des règles en matière de sécurité incendie 2. Le suivi des diagnostics de l’immeuble 3. Le suivi des traitements contre les autres nuisibles au sein de l’immeuble CHAPITRE 12.MÉTHODES ET OUTILS POUR UNE MAITRISE DES FLUIDES ET DE L’ÉNERGIE 1. La gestion de l’eau 2. Le chauffage collectif et le réchauffement de l’eau sanitaire 3. L’électricité |