Le contrat de syndic mis au point par PLURIENCE

18/11/2014 Actions et Actus

Le contrat de syndic mis au point par PLURIENCE

  Lire notre article d’analyse de ce contrat-type, pour nous très négatif « Un projet de contrat-type très négatif a été approuvé à la majorité des membres du CNTGI dominé par les professionnels »   CONTRAT DE SYNDIC (CONTRAT TOUT COMPRIS SAUF)     ENTRE LES SOUSSIGNÉS :   ARTICLE 1. LE SYNDICAT DES COPROPRIÉTAIRES   Le syndicat des copropriétaires de l'immeuble sis à Représenté par   Spécialement mandaté à cet effet par l'assemblée générale du Inscrit dans le registre des mandats sous le n° Ci-après dénommé le syndicat D'UNE PART   ET ARTICLE 2. LE SYNDIC   La  société ………………., administrateur de biens – syndic de copropriété, ayant son siège social au …………………………………., immatriculée au registre du commerce et des sociétés de………………….…… sous le n……..…………., représentée par …………………………………………., en sa qualité de ……………….…………………, titulaire de la carte professionnelle n°…………………….., , délivrée par la préfecture / CCI  de…………………….……………..le …………………….., garantie par …………………………………………………….., sous le contrat n°……………………….., assurée en responsabilité civile professionnelle par …………………………, sous le n° ………………………. Téléphone :                                            Fax :   D'AUTRE PART     IL A ÉTÉ CONVENU CE QUI S UIT :   ARTICLE 3. FONCTIONS   Le Syndicat des copropriétaires donne mandat au Syndic ci-dessus, qui l’accepte, d’exercer la mission de syndic de l’immeuble ci-dessus indiqué, dans le cadre de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965et du décret du 17 mars 1967 modifiés.   ARTICLE 4. DURÉE   Le présent contrat est conclu pour une durée de…………. mois. Il entrera en vigueur le ………….. et prendra fin le ………………… .       ARTICLE 5. PRESTATIONS DE GESTION COURANTE ET RÉMUNÉRATION FORFAITAIRE   Par  souci de transparence et de simplification, l’essentiel de la mission du syndic fait l’objet d’un forfait. . Ainsi, ces prestations donneront lieu à une rémunération forfaitaire annuelle :  
Prestations de gestion courante – forfait   € HT
TVA au taux en vigueur
Total TTC € TTC
  Cette rémunération  forfaitaire annuelle inclut tous les frais de reprographie (y compris ceux de l’assemblée annuelle), les frais administratifs et la mise à disposition d’un extranet « copropriété ». Cette rémunération  forfaitaire s’entend hors frais d’affranchissement et d’acheminement remboursés pour leurs montants réels au syndic par le syndicat. Nota : Les frais bancaires des comptes séparés sont facturés au syndicat par la banque selon son barème en vigueur (joint au présent contrat).       Liste non limitative des prestations incluses dans la rémunération forfaitaire :     5.1- ADMINISTRATION ET GESTION DU SYNDICAT EN CONFORMITÉ AVEC LE RÈGLEMENT DE COPROPRIÉTÉ   5.1.1 FORMALITÉS ADMINISTRATIVES
  • Mise à jour annuelle du registre d’immatriculation du syndicat  auprès de l’organisme compétent (en attente du décret d’application) ;
5.1.2 ENTRETIEN ET MAINTENANCE
  • Visite(s) de l’immeuble selon périodicité prévue au § 5.6.1 ;
  • Gestion des travaux d’entretien et de maintenance : Négociation, passation, suivi des marchés des prestataires et gestion des contrats à l’échéance dans le cadre du budget prévisionnel ;
  • Établissement et mise à jour du carnet d’entretien pour les informations mentionnées aux articles 3 et 4 du décret n°2001-477 du 30 mai 2001 ; carnet d’entretien étendu à l’initiative du syndicat des copropriétaires ;
  • En vue de la consultation en assemblée générale, appels d’offres, études des devis et mise en concurrence résultant de la demande d’une pluralité de devis ou de l’établissement d’un devis descriptif soumis à l’évaluation de plusieurs entreprises lorsque celle-ci est obligatoire dans le cadre des travaux de maintenance définis à l’article 45 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967.
5.1.3 DIAGNOSTICS
  • Gestion de tous les diagnostics/dossiers techniques obligatoires à l’exclusion de l’audit énergétique et du diagnostic de performance énergétique (DPE) collectif
  • Suivi de la réalisation d’un diagnostic global de la copropriété et de l’établissement d’un plan pluriannuel de travaux, selon décision de l’assemblée générale.
5.1.4 CONSEIL SYNDICAL
  • Réunion(s) du conseil syndical selon périodicité prévue au §5.6.1;
  • Mise à disposition et communication au conseil syndical de toutes pièces ou documents se rapportant à la gestion du syndicat (prestations hors frais d’affranchissement et d’acheminement) ;
  • Recueil des avis écrits du conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire.
5.1.5 ARCHIVES DU SYNDICAT
  • Gestion
  • Conservation, à défaut d’une décision de l’assemblée générale d’externaliser les archives ;
  • Transmission au syndic successeur, élaboration et transmission au conseil syndical du bordereau récapitulatif.
5.1.6 CONTENTIEUX (à la charge du syndicat)
  • Recouvrement des impayés : relance avant mise en demeure, calcul des intérêts légaux au profit du syndicat.
  5.2-  GESTION DES OPÉRATIONS FINANCIÈRES ET COMPTABLES   5.2.1 COMPTES DU SYNDICAT
  • Établissement du compte de gestion générale et des annexes du syndicat des copropriétaires ;
  • Présentation des comptes en conformité avec la réglementation en vigueur ;
  • Établissement du budget prévisionnel en  concertation avec le conseil syndical ;
  • Remise au syndic successeur, de l’état financier, de la totalité des fonds, de l’état des comptes des copropriétaires et des comptes du syndicat.
5.2.2 COMPTES BANCAIRES
  • Compte séparé pour la trésorerie ;
  • Dérogation pour les syndicats de quinze lots principaux au plus : si l’assemblée générale dispense le syndic de l’ouverture d’un compte séparé, les fonds du syndicat sont déposés sur un sous-compte individualisé ;
  • Compte séparé rémunéré pour le fond de travaux.
  5.2.3 COMPTES DU COPROPRIÉTAIRE
  • Établissement et mise à jour de la liste des copropriétaires ;
  • Tenue des comptes des copropriétaires ;
  • Appel des provisions sur budget prévisionnel (prestations hors frais d’affranchissement et d’acheminement) ;
  • Imputations des consommations individuelles de fluide ou d’énergie issues des relevés lorsque les compteurs sont  déjà installés lors de la désignation du syndic ;
  • Reconstitution des consommations, forfaits et régularisations sur compteurs en l’absence de relevé ;
  • Appel de la régularisation des charges et des cotisations du fonds de travaux.
  5.2.4 COMPTE FOURNISSEURS – FACTURES
  • Vérification et paiement des factures ;
  • Attestation de TVA aux fournisseurs.
  5.3- ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE
  • Réunion du conseil syndical précédant l’assemblée générale selon le § 5.6.1: établissement de l’ordre du jour ;
diffusion par le syndic du compte rendu élaboré par le conseil syndical ;
  • Élaboration et envoi de la convocation, des documents à joindre à la convocation et des projets de résolutions (prestations hors frais d’affranchissement et d’acheminement) ;
  • Mise à disposition de tous les copropriétaires des différentes pièces comptables et justificatives dans les conditions prévues à l’article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965 ;
  • Établissement de la feuille de présence ;
  • Émargement, vérification des voix et des pouvoirs, rédaction du procès-verbal lorsque le syndic est élu secrétaire ;
  • Tenue du registre des procès-verbaux ;
  • Envoi et notification du procès-verbal (prestations hors frais d’affranchissement et d’acheminement) ; affichage
dans les parties communes de la copropriété d’un procès-verbal abrégé mentionnant les résolutions relatives à l’entretien de la copropriété et aux travaux ; information des occupants de l’immeuble des décisions prises en assemblée générale;
  • Présence du syndic ou de son représentant  à l’assemblée générale selon le §5.6.1
  5.4- ASSURANCES
  • Souscription des polices d’assurance au nom du syndicat  ;
  • Déclaration des sinistres concernant les parties communes et les parties privatives lorsque le dommage a sa
source dans les parties communes ;
  • Gestion des règlements des indemnités aux bénéficiaires.
      5.5- GESTION DU PERSONNEL (en cas de présence de personnel du syndicat des copropriétaires)
  • Recherche et entretien préalable (hors coût de publication des annonces) ;
  • Établissement du contrat de travail et des avenants éventuels ;
  • Paiement du salaire, tenue du livre des salaires, édition des bulletins de paies ;
  • Déclarations et paiement aux organismes fiscaux et sociaux, attestations et déclarations obligatoires ;
  • Gestion des remplacements pendant les congés et arrêts maladie et maternité ;
  • Suivi de l’élaboration et de la mise à jour du Document Unique d’Evaluation des Risques pour la Santé et la Sécurité des Travailleurs (DUERSST) (hors facturation d'un intervenant spécialisé en sécurité du travail) ;
  • Gestion de la formation du personnel du syndicat ;
  • Gestion de la prévoyance et de la mutuelle salariale le cas échéant ;
  • Préparation du dossier retraite ;
  • Inspection du travail, contrôle Urssaf, licenciement.
  5.6- RÉUNIONS INCLUSES DANS LA RÉMUNÉRATION FORFAITAIRE / JOURS ET HEURES OUVRABLES                    5.6.1 RÉUNIONS INCLUSES DANS LE FORFAIT
PRESTATIONS MINIMALES OBLIGATOIRES
  Nombre Durée maximale Jours et plages horaires
Assemblée  générale annuelle 1 2 h Pendant les jours ouvrables jusqu’à 20 heures
Réunion du conseil syndical précédant l’assemblée générale 1 2 h
Visite(s) de la copropriété 1 1 h Pendant les jours et heures ouvrables du cabinet
  Les parties peuvent convenir de nombre, de durée maximale, de plages horaires différentes, mais qui ne peuvent être inférieurs aux prestations minimales.      
PRESTATIONS CONVENUES ENTRE LES PARTIES
  Nombre Durée maximale Jours et plages horaires
Assemblée  générale annuelle      
Réunion du conseil syndical précédant l’assemblée générale    
Autre(s) réunion(s) du conseil syndical      
Visite(s) de la copropriété      
    5.6.2 JOURS ET HEURES OUVRABLES DU SYNDIC : Le ……………de ………………heures à ……………heures Le ……………de ………………heures à ……………heures Le ……………de ………………heures à ……………heures Le ……………de ………………heures à ……………heures Le ……………de ………………heures à ……………heures Le ……………de ………………heures à ……………heures     ARTICLE 6. PRESTATIONS PARTICULIÈRES NON INCLUSES DANS LE FORFAIT   Toutes les prestations non expressément incluses dans le forfait telles listées aux paragraphes 1 à 6 de l’ARTICLE 5 du présent contrat seront intégrées dans la rémunération forfaitaire, hormis les prestations listées dans le tableau ci-dessous, lesquelles donneront lieu à une facturation au temps passé, au forfait ou au réel.   Barème horaire au temps passé :    -Directeur                                                           : ……..€  HT, soit ………€ TTC au taux actuel de la TVA - Gestionnaire, principal de copropriété: ……. €  HT, soit ………€ TTC au taux actuel de la TVA - Autre collaborateur                                        : ……. €  HT, soit ………€ TTC au taux actuel de la TVA   OU    
  Montant HT (en euros) Montant TTC (au taux actuel de la TVA)
Directeur    
Gestionnaire, principal de copropriété    
Autre collaborateur    
    Dans tous les cas, le barème horaire ci-avant après 20 h est majoré de ... %                             6.1 PRESTATIONS  IMPUTABLES AU SYNDICAT NON INCLUSES DANS LE FORFAIT  
PRESTATIONS DÉTAILS TARIFS TTC
Assemblée générale, conseil syndical, visite de l’immeuble Dépassement de la durée, des plages horaires convenues dans le forfait  
Assemblées générales  supplémentaires Préparation, convocation et tenue des assemblées    
Réunion(s) supplémentaire(s) du conseil syndical Présence du syndic ou de son représentant aux réunions supplémentaires du conseil syndical non prévues au paragraphe 5.6.1 du présent contrat   
Visite(s) supplémentaire(s) de l’immeuble Présence du syndic ou de son représentant aux visites supplémentaires de l’immeuble non prévues au paragraphe 5.6.1  
Contentieux Gestion  des procédures judiciaires hors recouvrement des impayés (cf. art. 6.3)    
Assurances En cas de sinistre :
  • Gestion et suivi des dossiers de sinistres à l’exception des prestations prévues au paragraphe 5.4
 
   
Immatriculation
  • Formalités initiales d’immatriculation
  • En cas de changement de syndic, rectification des données le cas échéant par le syndic successeur
 
Finances du syndicat
  • Reprise de la comptabilité sur exercice(s) antérieur(s) non approuvé(s) et/ou non réparti(s) (en cas de changement de syndic)
  • Constitution et suivi d’une subvention au profit du syndicat
  • Constitution et suivi d’un emprunt souscrit au nom du syndicat
 
Structure particulière
  • Représentation aux assemblées d’une structure particulière (syndicats secondaires, unions de syndicats, ASL, …) créée en cours de mandat du syndic ainsi qu’aux assemblées supplémentaires de la structure existante
  • Constitution de syndicat secondaire, de scission, d’union de syndicats
 
Règlement de copropriété Modification du règlement de copropriété et de l’état descriptif de division, publication des modifications au fichier immobilier à l’exclusion des adaptations prévues à l’article 24 de la loi du 10 juillet 1965  
Parties communes Actes d’acquisition ou de cession de parties communes  
Urgences Gestion des urgences sur site (déplacements, mesures conservatoires) au sens de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965  
Divers Location de salle dans les locaux du syndic  
Audit énergétique Visite de la copropriété prévue par l’article 3 de l’arrêté du 28 février 2013 avec la personne en charge de la réalisation de l’audit Transmission du questionnaire prévu par l’article 4 de l’arrêté du 28 février 2013 à tous les occupants de l’immeuble Transmission à la personne en charge de réaliser l’audit les informations et documents prévus à l’article R 134-16 du code de la construction et de l’habitation et à l’article 5 de l’arrêté du 28 février 2013  
DPE collectif Transmission des informations prévues à l’art R 134-3 du code de la construction et de l’habitation  
    6.2 FRAIS ET DÉBOURS IMPUTABLES AU SYNDICAT (AU REEL) Les rémunérations forfaitaires et particulières s’entendent hors frais d’affranchissement et d’acheminement remboursés pour leurs montants réels au syndic par le syndicat.     6.3 PRESTATIONS IMPUTABLES AU SEUL COPROPRIÉTAIRE CONCERNÉ    
  PRESTATIONS TARIFS*
Prestations de recouvrement imputables au copropriétaire concerné (article 10-1 a) de la loi du 10 juillet 1965)  
  • Mise en demeure
  • Relance unique après mise en demeure
  • Sommation article 19
  • Constitution du dossier transmis à l’huissier
  • Suivi de procédure contentieuse
  • Protocole d’accord
  • Demande de renseignements hypothécaires (ordinaire – sommaire)
  • Prise d’hypothèque légale
  • Commandement préalable à la saisie immobilière
  • Constitution du dossier transmis à l’avocat
  • Suivi du dossier transmis à l’avocat
  • Traitement de chèques ou prélèvements  rejetés par la banque
                 
Mutation de lots (à la charge du vendeur ; article 10-1 b) de la loi du 10 juillet 1965)    
  •  Établissement de l’état daté (dans la limite du plafond fixé par décret)
  • Actualisation de l’état daté
  • Opposition sur vente, privilège immobilier spécial 
 
   
Délivrance de documents (article 33 du décret du 17 mars 1967)
  • Délivrance d’une copie des diagnostics techniques de l’immeuble
  • Délivrance d’une copie du carnet d’entretien de l’immeuble
  • Délivrance du règlement de copropriété et des procès-verbaux d’assemblée générale.
 
 
  *Somme en euros, vacation forfaitaire, vacation horaire   Nos tarifs sont exprimés Toutes Taxes Comprises selon le taux en vigueur à ce jour, soit ……%. En cas de variation de ce taux, les honoraires TTC évolueront en fonction du nouveau taux.   Les droits et émoluments des actes des huissiers de justice ainsi que les droits de recouvrement ou d’encaissement seront remboursés, aux frais réels, au syndicat des copropriétaires représenté par le syndic.   6.4 INFORMATIONS TRAVAUX TRAVAUX HORS BUDGET PRÉVISIONNEL VOTÉS EN ASSEMBLÉE GÉNÉRALE - Article 18-1 A de la loi du 10 juillet 1965 (extrait) « Les travaux mentionnés à l’article 14-2 et votés par l’assemblée générale des copropriétaires en application des articles 24, 25, 26, 26-3 et 30 peuvent faire l’objet d’honoraires spécifiques au profit du syndic. Ces honoraires sont votés lors de la même assemblée générale que les travaux concernés, aux mêmes règles de majorité. Le syndic ne peut en aucun cas mentionner, dans le contrat de syndic soumis au vote de l’assemblée générale de la copropriété, de barème relatif à ces travaux spécifiques, même à titre indicatif. Une telle rémunération fixée dans le projet de résolution soumis au vote de l’assemblée générale doit être exprimée en pourcentage du montant hors taxes des travaux, à un taux dégressif selon l’importance des travaux, préalablement à leur exécution. »   Dans le respect de la loi, le syndic proposera en assemblée générale des honoraires spécifiques exprimés en pourcentage du montant hors taxes des travaux, à un taux dégressif selon l’importance des travaux.       ARTICLE 7 – MODALITÉS DE PAIEMENT ET RÉVISION DES HONORAIRES       Modalités de paiement des honoraires :Mois      □                                    Trimestre □ Avance □                              Échu          □   En cas de contrat pluriannuel, une révision de la rémunération et des tarifs sera préalablement négociée avant la signature du présent contrat par le conseil syndical voté ensuite en assemblée générale.   Révision des honoraires (contrat dont la durée est supérieure à 12 mois)     Date d’effet :                       □ au 1er jour de l’exercice                                                □ assemblée générale annuelle                                                □ Autre : …………………………   Date de révision :                □ assemblée générale annuelle                                                □ Autre : ………………………….   Mode de révision :             □ indice (choix de l’indice par les parties) : …………………… période de référence : …………….. □ ………………………… % annuel □ Autre ………………………….       ARTICLE 8 - REDDITION DES COMPTES   La reddition des comptes interviendra tous les ans à la date arrêtée au ………………..             ARTICLE 9 - ENGAGEMENTS DU SYNDIC – ÉTHIQUE   Le syndic ne peut demander ni recevoir, directement ou indirectement, d’autres rémunérations, à l’occasion des opérations dont il est chargé, que celles dont les conditions de détermination sont précisées dans le mandat ou dans la décision de nomination, ni de personnes autres que celles qui y sont désignées. Il ne peut faire bénéficier de rémunérations ou de contrats des tiers avec lesquels le cabinet, lui-même, ses employés auraient des intérêts, à moins d’y avoir été expressément autorisé par l’assemblée générale.   Le syndic s’engage à respecter le code de déontologie du Conseil national de la transaction de la gestion immobilières.   S’il est adhérent à un syndicat professionnel, il s’engage à respecter également le code de déontologie du  syndicat auquel il appartient.       ARTICLE 10 - ÉLECTION DE DOMICILE   Les parties font élection de domicile :
  • Le syndicat  : à l’adresse du syndic en fonction ;
  • Le syndic : en ses bureaux.
  En cas de litige, la juridiction du lieu de situation de l’immeuble sera seule compétente.     Fait au cabinet du syndic en deux exemplaires dont l'un a été remis au signataire représentant le syndicat, qui le reconnaît, et dont l'autre est conservé par le syndic et le restera dans tous les cas par dérogation aux dispositions de l’article 2004 du Code civil.   A ……………………….                  , le …………………..   Mots nuls…….. Lignes nulles…….                                            LE SYNDIC                                                                         POUR LE SYNDICAT                                     « Lu et approuvé»                                                                   «Lu et approuvé» *