Décidément le vote par correspondance va dans tous les sens.
Chaque jour nous avons notre lot de dérives concernant soit les formulaires soit l’usage du vote par correspondance, ne sachant plus en définitive quelles sont les voix ou les votes à prendre en considération.
Sur ce dossier, les syndics ne sont pas totalement responsables du fait que le dispositif du vote par correspondance manque de cohérence avec des zones de flou, ne sachant pas exactement comment procéder, que ce soit les professionnels ou les copropriétaires.
Afin de démontrer l’aberration du système, et surtout les zones d’inconfort que l’on atteint, nous allons mettre en exergue un cas aberrant où à priori ni le syndic ni le conseil syndical ni les copropriétaires ne sont responsables, mais dans lequel le syndicat des copropriétaires risque d’en pâtir.
I. Un formulaire de vote par correspondance incohérent
Le principe même du vote par correspondance est que les décisions inscrites dans le formulaire sont figées, imposant au syndic de les comptabiliser dans son logiciel, en vue de déterminer si la résolution a été ou non adoptée.
Là où la situation se complique est lorsque le conseil syndical reçoit copie d’un formulaire de vote exprimé par la mairie qui est propriétaire de lots au sein de la copropriété, qui s’avère présenter des votes différents du formulaire de vote réceptionné par le syndic.
Pour compliquer la situation, la résolution qui présente cette anomalie n’est autre que l’élection du syndic en place qui est mis en concurrence.
Sans surprise, le syndic en place présente le formulaire signé par la mairie qui vote « contre » l’élection du syndic concurrent, alors que le conseil syndical présente un formulaire dans lequel la mairie a voté en sa faveur.
Avant d’aller plus loin, voici les deux formulaires signés tous deux par la mairie :
Certains penseront qu’il suffit de regarder les dates et de choisir le plus récent.
Cette solution ne semble pas convaincre le syndic qui affirme que le formulaire transmis au conseil syndical ne lui est jamais parvenu.
Bref, une affaire à n’y rien comprendre sachant à priori que le syndic, le conseil syndical et la mairie sont tous de bonne foi, presque risible si cette situation d’engendrait pas de conséquences juridiques.
D’ailleurs, l’assemblée générale s’est clôturée avec un défaut de désignation de syndic devant à présent saisir le président du tribunal judiciaire pour faire nommer un nouveau syndic.
Cette regrettable affaire a un enseignement que voici.
II. Un contrôle systématique des formulaires de vote par le conseil syndical.
Le formulaire de vote pose un problème majeur pour le conseil syndical et plus particulièrement pour le bureau de l’assemblée générale.
En effet, le président de séance et les scrutateurs doivent valider le procès-verbal de l’assemblée générale qui se base sur les votes des copropriétaires.
S’il est facile pour le bureau de valider l’expression des votes des copropriétaires présents ou représentés à l’assemblée générale, il est plus difficile, voire impossible, de valider ceux qui se sont exprimés par correspondance.
Il est hors de question que le bureau valide aveuglément le procès-verbal de l’assemblée générale sans avoir la garantie que les votes comptabilisés et exprimés par correspondance sont bien ceux indiqués dans le formulaire de vote.
Voilà pourquoi le conseil syndical doit impérativement contrôler les formulaires de vote avant la tenue de l’assemblée générale.
Cette action est non seulement en conformité avec sa mission de contrôle prévue à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, mais également à l’article 29 bis du décret du 17 mars 1967 qui prévoit que les formulaires de vote doivent être transmis au syndic au moins trois jours francs avant l’assemblée générale.
Ainsi, pendant ce délai, le conseil syndical, dont l’un des membres fera sûrement parti du bureau de l’assemblée générale, pourra contrôler la conformité des formulaires réceptionnés par le syndic et surtout les votes exprimés.
Soyons clairs, il ne s’agit pas d’une préconisation, mais bien d’une action à entreprendre que le syndic le veuille ou non.
Chers conseils syndicaux, c’est à vous de jouer !