Nous avons publié plusieurs articles sur notre site internet expliquant les droits du conseil syndical à l’égard du syndic pour lui exiger, sous peine de pénalité de retard, la remise des documents de la copropriété afin d’assurer sa mission de contrôle et d’assistance.
Néanmoins, des questions restent en suspens à savoir quels sont les droits du conseil syndical en matière de fourniture de copie des échanges que le syndic a pu avoir avec des tiers, concernant des sujets de la copropriété ou ses obligations de transmission au syndic repreneur en cas de changement de cabinet.
Allons donc par étape.
I. Un accès aux correspondances du syndic
Il peut être stratégique pour le conseil syndical d’avoir accès aux correspondances qu’a entretenues le syndic avec les tiers de la copropriété tels que les avocats, l’ascensoriste, le gardien d’immeuble ou encore les copropriétaires.
L’accès à ces informations permet de vérifier concrètement les démarches engagées par le syndic.
Cela est d’autant plus justifié lorsqu’il s’agit de dossiers contentieux, sachant que les mises en demeure effectuées à l’égard d’un tiers de la copropriété peuvent être facturées par le syndic, qui généralement ne se gêne pas pour imposer des tarifs prohibitifs de l’ordre de 30 à 60 euros.
Pour donner un droit au conseil syndical d’avoir accès à ces données, l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 précise expressément que le conseil syndical peut avoir accès aux correspondances du syndic.
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Article 21 (extrait) « Le conseil syndical peut prendre connaissance, et copie, à sa demande, et après en avoir donné avis au syndic, de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d'une manière générale, à l'administration de la copropriété. » |
Il peut s’agir de courriers simples, de mises en demeure, d’assignations ou d’injonctions ou encore de simples mails.
D’ailleurs, afin de suivre de manière assidue les actions menées par le syndic, le conseil syndical peut demander à être mis en copie cachée (cci) des mails qu’il a envoyés afin de savoir quand il a saisi le prestataire et la teneur du message.
Ce contrôle est loin d’être superficiel, sachant que le syndic peut avoir un intérêt à être laxiste dans les démarches à entreprendre, notamment lorsqu’il s’agit de sociétés avec lesquelles il a des relations patrimoniales, ou pire, lorsqu’il s’agit de filiales du groupe ou d’entreprises avec lesquelles il peut avoir des intérêts.
II. Des correspondances difficiles à transmettre
S’il ne fait aucun doute que le conseil syndical peut demander les correspondances établies au syndic pendant qu’il est en fonction, la question peut être plus délicate en cas de changement de cabinet.
En effet, il est difficile de demander au syndic sortant de fournir au repreneur l’ensemble des mails de la copropriété.
D’ailleurs l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 impose au syndic sortant de remettre uniquement les documents figurant dans l’extranet de la copropriété.
Ainsi, pour pallier cette difficulté il est essentiel que le conseil syndical réclame au fur et à mesure des correspondances établies leur copie, surtout lorsqu’il s’agit de messages ou documents dématérialisés.
A défaut, il est impératif qu’avant le transfert de mandat, le conseil syndical réclame les mails les plus stratégiques qui peuvent être livrés aux formats électroniques ou papiers, afin de conserver les échanges.
Cette démarche est d’autant plus essentielle s’il s’agit d’un dossier contentieux qui est toujours en cours.