Le syndic peut-il refuser de communiquer des documents en invoquant le RGPD (Règlement général sur la protection des données)?

12/07/2019 Actions et Actus

Suite à leur demande de communication de certains documents du syndicat, les conseils syndicaux et les copropriétaires se voient opposer, par des syndics professionnels, un refus concernant certains documents ou la suppression de certaines mentions dans d’autres.

Les syndics s’appuient sur le nouveau Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), en vigueur depuis le 25 mai 2018 pour refuser de communiquer des documents.

Le RGPD a pour vocation de mettre en place une protection des données privées détenues par une société, et de conditionner l’utilisation de ces données à l’information et l’autorisation préalable de la personne concernée.

Le syndic doit donc respecter cette obligation, mais il est aussi tenu par d’autres obligations légales.

Les documents que le syndic refuse de communiquer car comportant des données personnelles sont essentiellement :

  • pour le conseil syndical : la liste des copropriétaires, qui mentionne notamment leur état civil et leur domicile (article 32 du décret du 17 mars 1967) ;
  • pour tout copropriétaire : la feuille de présence des copropriétaires présents ou représentés à l’assemblée générale du syndicat, qui précise leur nom, domicile et nombre de voix attaché à leur lot (article 14 du décret du 17 mars 1967).

Ces refus sont faits en violation :

  • de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 qui précise que le conseil syndical dispose d’un droit permanent d’accès ou de copie de tout document intéressant le syndicat des copropriétaires ;
  • de l’article 33 du décret du 17 mars 1967 qui dispose que tout copropriétaire est en mesure de demander au syndic une copie certifiée conforme du procès-verbal de l’assemblée générale et de ses annexes, ce qui comprend la feuille de présence, ainsi que les pouvoirs des copropriétaires absents et représentés.

Le RGPD prévoit des limites à la protection des données. Ainsi, dans son article 6, on peut lire qu’un traitement de données est licite, et ne nécessite donc pas d’autorisation préalable des personnes concernées, si « le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis ».

Cette limite à la protection des données personnelles a été reprise dans l’article 7 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 :

« Un traitement de données à caractère personnel doit avoir reçu le consentement de la personne concernée, dans les conditions mentionnées au 11) de l'article 4 et à l'article 7 du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 précité, ou satisfaire à l'une des conditions suivantes :

1° Le respect d'une obligation légale incombant au responsable du traitement… »

La CNIL (Commission Nationale Informatique et Libertés) confirme bien cette position et considère la demande légitime des copropriétaires ou des conseillers syndicaux, dans la mesure où l’établissement de ces « fichiers » et leur expédition s’inscrivent dans des impératifs légaux et réglementaires, conformément à l’article 7 et 38 de la loi du 6 janvier 1978.

Donc, non, le syndic ne peut pas refuser de transmettre des documents, avec pour motif de protéger des données privées, si un texte légal l’oblige à les remettre à la personne qui en fait la demande.

Mais il ne peut pas utiliser ces fichiers ou documents de manière incompatible avec les finalités pour lesquelles il les a collectés, sauf consentement des personnes concernées.

Une feuille de présence ne peut pas être utilisée à d’autres fins que prouver la présence (physique ou par mandataire) d’un copropriétaire à l’assemblée générale ou être communiquée conformément à l’article 33 précédemment évoqué.