L’ARC a pointé du doigt le détournement pratiqué par certains syndics professionnels concernant les dispositions dérogatoires liées aux tenues d’assemblées générales, suite aux « ordonnances covid 19».
Alors que ces dernières prévoient de tenir les assemblées générales par visioconférence, et par défaut uniquement par correspondance, la plupart des syndics professionnels ont opté pour la solution par défaut.
Cette situation s’est avérée calamiteuse, car cela a d’une part neutralisé tous les échanges et débats entre copropriétaires, et d’autre part cela a provoqué un « boycott » légitime des copropriétaires qui n’ont pas souhaité utiliser le formulaire de vote, impliquant une non-participation au vote des résolutions.
Les conséquences sont parfois dramatiques, car les syndics n’ont pas pu être réélus, entrainant la perte du représentant légal de la copropriété.
Pour se défausser, les syndics professionnels ont affirmé que les copropriétaires ne disposent pas du matériel informatique suffisant pour participer aux assemblées générales par visioconférence, expliquant pourquoi ils ont opté pour une tenue uniquement par correspondance.
Nous allons expliquer pourquoi cette réponse est inadmissible et comment le conseil syndical doit réagir.
I. Une assemblée générale par visioconférence sans difficulté.
La loi du 10 juillet 1965 ainsi que le décret du 17 mars 1967 imposent désormais dans tous les cas de donner aux copropriétaires la possibilité de voter par correspondance.
Autrement dit, que l’on tienne une assemblée générale en physique ou en distanciel, le syndic doit toujours joindre à la convocation d’assemblée générale le formulaire de vote par correspondance, permettant aux copropriétaires de voter par correspondance.
Ainsi, le syndic peut convoquer une assemblée générale pour la tenir en visioconférence, voire en audioconférence, tout en proposant aux copropriétaires qui ne sont pas habitués à ces solutions informatiques de pouvoir voter par correspondance.
La visioconférence n’est pas opposée au vote par correspondance et vice versa.
Au contraire, ces deux dispositifs sont complémentaires, répondant aux différents usages de chacun des types de copropriétaires et de son aisance avec les outils numériques.
II. Comment réagir ?
Le conseil syndical ne doit pas tomber dans le même traquenard que les assemblées générales précédentes en laissant le syndic imposer leur tenue uniquement par correspondance.
En fonction du nombre de copropriétaires que compte la copropriété, le conseil syndical devra exiger de son syndic la tenue d’une assemblée générale, du moins par visioconférence.
Pour mémoire, les prix de ce type de dispositif sont tout à fait abordables, d’autant plus si le syndic mutualise les frais pour l’ensemble de ses copropriétés.
Le coût est d’environ 1 500 euros pour 300 participations en simultané.
Ainsi, le mot d’ordre est clair : l’assemblée générale doit se tenir dans les règles de l’art, et des règles sanitaires, soit en physique soit en visioconférence permettant aux copropriétaires d’échanger et voter en direct sur les résolutions.
Pour ceux qui ne maitrisent pas les outils informatiques, trois choix sont possibles :
- Se rendre chez un copropriétaire le jour de l’assemblée générale pour y participer en visioconférence ;
- Envoyer son formulaire de vote par correspondance ;
- Remettre un pouvoir de représentation afin de permettre au copropriétaire qui participe par visioconférence de voter en son nom.