Les décrets sur les contrats et honoraires de syndics : les dix principes défendus par l’ARC et l’UFC Que Choisir et les propositions précises faites par nos associations

Les décrets sur les contrats et honoraires de syndics :

les dix principes défendus par l’ARC et l’UFC Que Choisir et les propositions précises faites par nos associations

• Le forfait proposé par le syndic devra en effet permettre au syndic d’assurer toutes les tâches de gestion courante répétitives ainsi que les tâches prévisibles de gestion (exemple : relance en cas d’impayé).

• Le contrat soumis par le syndic de copropriété au syndicat des copropriétaires réunis en assemblée générale doit donc être adapté aux spécificités du syndicat de copropriétaires, aux habitudes du syndicat (exemple : heures des assemblées générales ; permanences éventuelles sur place…) et aux demandes spécifiques (exemple : nombre de visites annuelles ; nombre de réunion du conseil syndical…).

• Le forfait devra donc tenir compte de cette situation de telle façon que les prestations proposées soient adaptées et qu’aucun supplément ne puisse être demandé en cours de mandat par le syndic, sauf que de façon exceptionnelle et encadrée (voir point 2).

• nombre suffisant de visites par rapport à la taille, à la complexité de la copropriété, au nombre d’équipements, à la présence ou non d’un gardien ;
• actions en recouvrement de charges adaptées à la situation de la copropriété :
  • relances simples ;
  • actions amiables envers les copropriétaires en cas d’impayés de charges ;
• nombre d’heures d’assemblée générale et horaires d’assemblée générale en relation avec les besoins ainsi que les pratiques et l’importance de la copropriété, etc.

• Le forfait devra inclure naturellement l’ouverture et la tenue d’un compte bancaire séparé ainsi que la tenue de la comptabilité dans ce cadre, sauf si la dérogation possible prévue par l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 pour certaines copropriétés a été votée par l’assemblée générale. En cas de compte séparé :

• le syndic ne pourra facturer aucun honoraire particulier supplémentaire pour la tenue ou gestion de ce compte, ceci à quelque titre que soit ;

• le syndic devra fournir avec la convocation à l’assemblée générale copie des conditions générales et particulières pratiquées par l’établissement bancaire où il souhaite ouvrir le compte du syndicat des copropriétaires, sauf si le syndicat des copropriétaires souhaite un autre établissement bancaire.

• Le forfait inclut également les frais de notification de la convocation à l’assemblée générale ordinaire (affranchissement, acheminement, reprographie, lettre RAR électronique) et l’envoi du procès-verbal (affranchissement, acheminement, reprographie, lettre RAR électronique).

• Pour le cas où l’assemblée générale voterait une délégation de pouvoir élargie au conseil syndical selon les dispositions de l’article 25 a) de la loi du 10 juillet 1965, la proposition de contrat devra obligatoirement préciser la minoration d’honoraires que cette délégation entraînera.

1. Certaines prestations de base pourront s’avérer insuffisantes et nécessiteront un complément en cours de mandat qui devra obligatoirement être accepté par écrit par le conseil syndical.

• une ou plusieurs réunions de conseil syndical supplémentaires ;
• une ou plusieurs visites de la copropriété supplémentaires ;
• une ou plusieurs assemblées générales supplémentaires :
  • pendant les heures ouvrables ;
  • hors heures ouvrables.

2. Le contrat devra préciser comment - une fois l’accord écrit du conseil syndical obtenu - ces prestations pourront être facturées.

1. Le contrat devra valoriser deux prestations qui sont obligatoirement prévues par la loi du 10 juillet 1965, sauf renoncement express de l’assemblée générale prévu par la loi, à savoir :

première prestation : mise à disposition d’un Intranet différencié (prix inclus dans le  forfait) ;   deuxième prestation : archivage assuré par le syndic (prix inclus dans le forfait).

2. Le contrat devra préciser, par ailleurs, le surcoût éventuel d’honoraires demandés par le syndic en cas de changement d’établissement bancaire voté par l’assemblée générale (en euros ou en pourcentage des honoraires de base).

• soit par une annexe au contrat du syndic ;
• soit par des résolutions spéciales d’assemblée générale justifiant précisément les demandes d’honoraires.

1. Prestations particulières pouvant être prévues au contrat :

• gestion des sinistres importants (supérieurs à 5.000 €) ;
• suivi des procédures hors impayés ;
• impayés : actes nécessaires au recouvrement qui ne sont pas à la charge du débiteur ;
• licenciement.

2. Prestations particulières pouvant être proposées au vote spécial de l’assemblée générale :

1. Honoraires en cas de travaux de l’article 14-2 (honoraires à voter en assemblée générale).

2. Lancement-accompagnement des audits énergétiques ou des DPE-collectifs (Diagnostics de Performance Energétique).

3. Lancement-accompagnement des audits techniques globaux.

4. Publication de modifications du règlement de copropriété ou de l’état descriptif de division

• ces honoraires devront être fixés en pourcentage du montant des sommes versées par l’assurance, avec un maximum, prévu dans le contrat ;
• si le contrat d’assurance prévoit la prise en charge des honoraires de syndic à quelque titre que ce soit (pertes indirectes ou honoraires proprement dits), les sommes dues par la copropriété, les honoraires de syndic seront limités aux honoraires versés par la compagnie d’assurance.

• en principe le suivi des procédures est confié à un avocat spécialement rémunéré à cet effet ;
• au cas où le syndic solliciterait des honoraires spécifiques, il devra justifier de ceux-ci et expliquer en quoi ils sont nécessaires en eux-mêmes (exemple : procédure d’injonction de payer) en complément éventuellement de ceux versés à l’avocat ;
• si des honoraires sont versés au syndic par une compagnie d’assurance auprès de laquelle est souscrite une police de protection juridique, la copropriété n’aura à verser aucun honoraire supplémentaire.

• Le syndic pourra imputer des honoraires (vacations) à deux conditions :

1. établir que le travail qu’il accomplit ne l’est pas déjà par un tiers (avocat ou huissier) ;

2. justifier ce travail par un nombre d’heures précises qui feront l’objet de factures détaillées.

1. Honoraires en cas de travaux de l’article 14-2 (à voter en assemblée générale). Voici comment ces honoraires devront éventuellement être proposés en assemblée générale

• détail des opérations pour lesquelles il sollicite des honoraires en distinguant :

• les opérations relatives aux appels de fonds ;
• les démarches administratives assurées en tant que mandataire du syndicat des copropriétaires et non assurée par un tiers ;
• les opérations relatives au suivi et à la réception des travaux dès lors que ce travail n’est pas assuré par un maître d’œuvre ou technicien.

• Précisions et justifications concernant les compétences propres du syndic ou d’un collaborateur ainsi que les assurances éventuelles dont il dispose pour assumer le travail rémunéré en honoraires supplémentaires.

• Justification du montant des honoraires demandés au regard de la complexité des travaux et à leur montant.

• Le syndic devra chiffrer de façon estimative le temps consacré à cette recherche et cet accompagnement et proposer une rémunération correspondante.

• L’assemblée générale pourra – si elle le souhaite - donner mandat au conseil syndical pour assurer le recueil des données et l’accompagnement des auditeurs. Dans ce cas, le syndic ne pourra pas solliciter de rémunération spécifique.

• Un partage des tâches pourra aussi être défini entre le syndic et le conseil syndical mandaté à cet effet par l’assemblée générale, la rémunération étant ajustée en conséquence.

• d’établir un cahier des charges adapté à la copropriété ;
• de recueillir l’ensemble des documents et données nécessaires ;
• d’assurer une réelle mise en concurrence des bureaux d’études ;
• d’accompagner le bureau d’études retenu sur site (le détail de cet accompagnement devra être précisé) et de faciliter son travail ;
• d’assurer auprès des copropriétaires et occupants l’information nécessaire avant, pendant, à la fin (restitution), ceci :
  • par mail ;
  • par courrier postal ;
  • par des réunions sur place ;
  • par des présentations visuelles ou des livrets.

• Si la copropriété dispose d’un gardien, le syndic précisera ce qui relèvera des tâches du gardien et ce qu’il assurera personnellement.

• L’assemblée générale pourra confier au conseil syndical un mandat lui permettant de prendre en charge tout ou partie des missions liées à réalisation et au rendu de cet audit, la rémunération du syndic étant ajustée en conséquence.

• Si l’assemblée générale décide de confier au syndic cette prestation, le syndic devra justifier les honoraires demandés pour la préparation des dossiers, et les démarches entreprises valorisées en nombre d’heures.

• Exemple : service d’appel 24h/24.

• frais des lettres RAR pour assemblée générale supplémentaire (lettres RAR « papier » ou électroniques) : frais réels ;

• frais de reprographie pour les assemblées générales supplémentaires ;

• frais de location de salle située hors des locaux du syndic.

• Transmission à chaque copropriétaire par lettre RAR d’une information selon laquelle au moins un lot de stationnement est en vente (aux frais du vendeur au final) (article 8-1 de la loi de 1965).
• Notification au Préfet et aux copropriétaires que 2/3 des copropriétaires, représentants 2/3 des quotes-parts de parties communes, ont exercé leur droit de délaissement (article 18 de la loi de 1965).
• Information aux copropriétaires non parties à l'instance de la décision du juge sur le maintien des services spécifiques en résidence-services (article 39-7 du décret de 1967).
• Information aux copropriétaires qu'ils peuvent prendre connaissance du rapport du mandataire ad hoc (article 61-11 du décret de 1967).
• Envoi d’une copie du rapport du mandataire ad hoc aux copropriétaires qui en font la demande (article 61-11 du décret de 1967).
• Information aux copropriétaires qu'ils peuvent prendre connaissance du rapport de l'administrateur provisoire (article 62-12 du décret de 1967).
• Envoi d’une copie du rapport de l'administrateur provisoire aux copropriétaires qui en font la demande (article 62-12 du décret de 1967).
• Information à chaque copropriétaire de l'existence et de l'objet d'une instance concernant le syndicat (article 59 du décret de 1967).
• Notification aux copropriétaires de l'ordonnance sur requête désignant le syndic, l'administrateur provisoire et le membre du conseil syndical (article 59 du décret de 1967).
• Envoi d’une copie de la requête ou de l'assignation en vue de la désignation d'un mandataire ad hoc au préfet, au maire et au président de l'EPCI (article 61-4 du décret de 1967).
• Information aux copropriétaires de la date d'audience en vue de voir prononcer la division du syndicat (article 61-4 du décret de 1967).

• soit dresser une facture de débours ;
• soit adresser une facture de sous-traitance.

1. Lettre RAR de mise en demeure

2. Constitution du dossier pour commandement d’huissier article 19

3. Procédure d’injonction de payer (jusqu’à la signification de l’ordonnance)

4. Constitution de dossier pour lancement d’une procédure au Tribunal d’Instance ou au Tribunal de Grande Instance :

• avec l’assistance d’un avocat ;
• sans l’assistance.

5. Saisie immobilière : calcul des sommes estimées définitivement perdues

6. État daté

7. Désignation d’un administrateur d’indivision par voie de justice

8. Délivrance de diagnostics, règlements, Document Technique Amiante, copie d’un procès-verbal d’assemblée générale avec annexes, uniquement si la délivrance se fait sur documents « papier ».