L’un des contrôles les plus fréquents pour un conseil syndical est la vérification des factures et en particulier celles émanant du syndic.
Cela pour une raison simple : le syndic est à la fois le mandataire de la copropriété mais également un prestataire facturant des prestations qui sont parfois complémentaires ou supplémentaires aux tâches de gestion courante.
Parmi les prestations complémentaires, il y a la gestion administrative et matérielle des sinistres.
Néanmoins, cette rémunération n’est pas automatique même dans le cadre d’un suivi de sinistre.
Voyons cela de plus près.
I – Des honoraires limités
Le point 7.2.4 du contrat-type prévoit quatre prestations (et non cinq) permettant au syndic de facturer des honoraires supplémentaires en matière de gestion administrative et matérielle du sinistre.
Il s’agit du déplacement sur les lieux, la prise de mesures conservatoires, de l’assistance de mesures d’expertise et le suivi du dossier auprès de l’assureur.
En revanche, les autres tâches telles que la déclaration du sinistre ou le règlement des indemnités, ne peuvent pas faire l’objet de facturations supplémentaires puisqu’elles sont déjà comprises dans les honoraires du forfait de bas.
D’ailleurs, cela est clairement mentionné dans l’annexe 1 du contrat-type qui précise, de manière non exhaustive, les taches comprises dans le forfait.
Ceci étant, même si certaines tâches liées à la gestion des sinistres peuvent faire l’objet d’une facturation supplémentaire, le contrat a prévu un garde-fou que le conseil syndical devra absolument contrôler.
II – Des honoraires pris en charge dans le contrat d’assurance multirisque de l’immeuble
Le même point 7.2.4 du contrat-type précise la mention suivante :
Autrement dit, à partir du moment où le contrat d’assurance prend en charge les honoraires du syndic pour la gestion des sinistres, ce dernier ne peut pas facturer d’honoraires au syndicat des copropriétaires ni même une avance des frais.
Il faut le savoir, 9 contrats sur 10 prévoient ce type de clause parfois avec ou sans plafond.
Par conséquent, le conseil syndical doit impérativement contrôler si cette clause figure bien dans les conditions particulières du contrat d’assurance multirisques de l’immeuble et les montants de prise en charge ainsi que les éventuelles franchises.
Dans la mesure où les honoraires sont pris en charge, le syndic n’a rien à facturer même si l’intervention relève d’une prestation non comprise dans le forfait de base.