L'extranet de l'ARC pour les syndics bénévoles, c'est extra!
COPRO-NET dernière génération et MAIA pour toutes vos archives
Vous avez surement dû entendre parler de l’extranet rendu obligatoire par la loi ALUR. Le nouvel article 18 Alinéa 6 de la loi du 10 juillet 1965 oblige effectivement, à partir du 1er janvier 2015, les syndics à mettre à la disposition du syndicat des copropriétaires un « espace numérique ».
Syndics bénévoles, sachez tout d’abord que seuls les syndics professionnels sont obligés de proposer un accès en ligne sécurisé par Internet à tous les documents de la copropriété (dit « Intranet » ou « Extranet » ). Donc pas de panique !
A l’ARC, nous pensons cependant que même si ce n’est pas une obligation pour les copropriétés en gestion non professionnelle, la communication des informations de la copropriété à tous les copropriétaires est une chose essentielle.
L’ARC a ainsi mis en place pour ses adhérents syndics bénévoles (et conseillers syndicaux) un outil efficace pour la conservation et la gestion des archives : COPRO-NET. Ce service va vous permettre de mettre en ligne les documents de la copropriété comme un professionnel, et ceci à moindre coût pour le syndicat puisque ce service fait partie du package des services et outils accompagnant toute adhésion collective à l’ARC.
Il a été développé en fonction de trois besoins primordiaux de nos adhérents :
- Pouvoir présenter les événements essentiels de la copropriété;
- Faciliter les échanges entre copropriétaires et les différentes instances de gestion (syndic bénévole et conseil syndical) ;
- Avoir accès aux documents essentiels de la copropriété et pouvoir les télécharger, en distinguant ceux nécessaires pour la gestion courante de ceux nécessaires en cas de mutation.
Finies donc les archives qui s’empilent dans vos placards (souvent personnels) ou dans les caves de la copropriété. Finies les longues recherches pour trouver des documents parfois anciens, vous n’aurez qu’un clic à faire désormais !
A travers cet article, voyons plus précisément comment ce service va pouvoir vous aider.
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Un extranet gratuit pour nos adhérents
L’ARC dispose depuis plusieurs années d’un service extranet dénommé COPRO-NET.
Afin de mettre à la disposition des adhérents un outil plus performant, l’ARC a fait évoluer son outil afin de permettre aux copropriétés de disposer d’un espace numérique sécurisé contenant des documents dématérialisés relatifs à la gestion de la copropriété. Il offre aux copropriétaires une plus grande liberté d’action, sachant que cet espace numérique est consultable 7 ours/è, 24 heures/24.
Cette nouvelle version « 2 » de l’extranet de l’ARC – COPRO-NET - prévoit trois interfaces:
- Une interface réservée au syndic bénévole afin qu’il contribue à l’alimentation des espaces réservés au conseil syndical accessible directement via www.copro-net.fe
- Une interface conseil syndical accessible va de la même manière ;
- Un espace individualisé par copropriétaire accessible en se connectant à www.copro-net.fr (en saisissant son adresse mail et le mot de passe).
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Un nouveau service optionnel pour l’archivage de longue durée
COPRO-NET permettra au syndic bénévole de conserver les archives récentes de la copropriété. Mais comment le syndic bénévole pourrat-il conserver facilement les archives plus anciennes ?
Bien entendu, l’ARC – comme à son habitude - a tout prévu pour ses adhérents !
Afin de faciliter l’archivage électronique des documents, l’ARC a retenu un partenaire qui propose un outil sécurisé et de forte capacité dénommé « MAIA ». Cet outil a été adapté au contexte des copropriétés adhérentes à l’ARC sous le nom de COPRO-DOC et servira à stocker toutes les archives dites « dormantes » ( de plus de deux ans) de votre copropriété à votre place afin que vous puissiez en disposer quand vous le désirez.
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L’extranet un outil très utile pour le syndic bénévole
Outre son intérêt dans la diffusion des informations auprès du conseil syndical et de l’ensemble des copropriétaires, l’extranet vous sera très utile pour deux raisons spécifiques.
- Une fonction d’archivage
Le syndic bénévole et le conseil syndical pourront archiver et classer l’ensemble des documents essentiels dans le suivi de la gestion courante de l’immeuble : par exemple, le grand livre des comptes ; le relevé général des dépenses des 3 dernières années, les contrats d’entretien, de maintenance et d’assurance ; les demandes de devis, les ordres de service, les attestations de fin des travaux, les factures ; les relevés bancaires du compte séparé et du fonds de prévoyance ; les contrats de travail et les fiches de paie, Le suivi des sinistres et des impayés, etc.
Cette fonction sera bien entendu à la discrétion des instances de gestion, tous les documents ne pouvant être mis à la disponibilité de tous les copropriétaires sans autorisation préalable.
- Une fonction de transmission des documents avec les copropriétaires
Le syndic bénévole et éventuellement le conseil syndical alimenteront ce site et l’ensemble des copropriétaires pourront le consulter pour :
- y rechercher des informations personnelles sur la gestion de son compte (suivi des appels de fonds charges courantes et travaux ; suivi du fonds de prévoyance et de l’avance de trésorerie ;
- ou pour se référer à des documents ayant une portée générale (procès-verbaux des assemblées générales, règlement de copropriété, carnet d’entretien…).
Ainsi par exemple, en cas de mutation et plus précisément au moment de la promesse de vente - lorsque le notaire ou le copropriétaire vendeur vous demanderont un certain nombre de documents - vous aurez juste à leur indiquer de se rendre sur le site internet.
Plus besoin de transmettre vous-mêmes ses informations, transmission vis-à-vis de laquelle vous n’avez d’ailleurs aucune obligation en tant que syndic bénévole. Par contre, oui, le vendeur est obligé de les fournir à l’acquéreur potentiel depuis 2014.
En résumé, nous vous recommandons de retenir le schéma fonctionnel suivant :
- utiliser COPRO-NET pour les documents nécessaires à la vérification des comptes de la copropriété lors de l’assemblée générale à venir. Il s’agit en règle générale des dossiers de moins de deux ans. Ce service est comparable au service extranet des syndics professionnels.
- utiliser l’outil COPO-DOC pour les documents ayant été validés par l’assemblée générale ou de plus de deux ans. Ce service optionnel est modulé en fonction de la configuration de la copropriété, il correspond à l’externalisation des archives habituellement rencontrée chez les professionnels.
La gestion des deux outils est entre les mains du syndic bénévole et/ou du conseil syndical. Ce sont eux qui « aiguilleront » les documents soit vers COPRO-NET, soit vers COPRO-DOC selon la destination finale retenue.
Pour plus d’informations, télécharger notre guide :
Et puis surtout, venez aux Deuxièmes Rencontres des Syndics Bénévoles,
Le 09 juin 2015 à l’espace MAS, dans le 13ème arrondissement
Le 09 Juin 2015 à l’espace MAS
L’une des conférences « Le syndic bénévole et l’utilisation des nouveaux outils et services performants » vous éclairera sur ce nouvel outil à la disposition des syndics bénévoles.
Cette conférence sera animée par Monsieur Claude POUEY, Directeur de Copropriété-Services
