Mise en concurrence du syndic : il faut commencer dès maintenant

19/02/2016 Dossier conseils

Mise en concurrence du syndic : il faut commencer dès maintenant

  Introduction   De nombreux conseils syndicaux prévoient une mise en concurrence de leur syndic pour leur prochaine assemblée générale. C’est pourquoi nous souhaitons aborder de nouveau ce sujet et vous accompagner au mieux pour la préparer.   Par ailleurs, beaucoup d’adhérents s’interrogent sur ce qu’ils doivent faire suite à la nouvelle obligation de mise en concurrence du contrat de syndic. C’est un sujet que nous abordons régulièrement ces derniers temps (dossier « comment bien réaliser sa mise en concurrence du contrat de syndic » page 19 de la revue 111 du 1er trimestre 2016 : www.arc-copro.com/wrei) du fait de sa récente mise en œuvre.   Prenons le temps de refaire un point.  

I. La mise en concurrence obligatoire du contrat de syndic par le conseil syndical

    1) Que dit la loi ?   La mise en concurrence obligatoire (tous les 3 ans) du syndic par le conseil syndical a été introduite par la loi ALUR dans l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 et a été revue via la loi MACRON du 6 août 2015.   « Tous les trois ans, le conseil syndical procède à une mise en concurrence de plusieurs projets de contrat de syndic avant la tenue de la prochaine assemblée générale appelée à se prononcer sur la désignation d'un syndic, sans préjudice de la possibilité, pour les copropriétaires, de demander au syndic l'inscription à l'ordre du jour de l'assemblée générale de l'examen des projets de contrat de syndic qu'ils communiquent à cet effet. »   Il est possible de déroger à cette obligation en obtenant une dispense de l’assemblée générale annuelle qui précède celle appelée à se prononcer sur la désignation d’un syndic. Cette dispense se vote à la majorité de l’article 25 et doit obligatoirement être inscrite à l’ordre du jour de l’assemblée concernée.   2) Que faut-il en penser ?   Cette nouvelle disposition prévoit donc de faire reposer la mise en concurrence obligatoire du contrat de syndic sur le conseil syndical, mais demande à l’assemblée générale de lui accorder, si nécessaire, une dérogation et cela… un an auparavant. On le voit, la manière, dont cette disposition, intéressante initialement, a été formalisée va rendre sa mise en œuvre parfois hasardeuse ou complexe.   Pour plus d’informations sur le décryptage de cette disposition, nous vous renvoyons au dossier de notre revue 111.   Cette nouvelle obligation présente selon nous deux principales difficultés : il n’est pas toujours nécessaire de changer de syndic et cette solution ne doit pas être considérée comme une formalité rendue obligatoire.   Cette obligation a donc pour principal intérêt de rappeler qu’il est nécessaire de remettre régulièrement en concurrence le syndic en place, ne serait-ce que pour renégocier son contrat.   Le conseil syndical - après avoir procédé à la mise en concurrence - peut tout à fait décider de ne retenir qu’un contrat de syndic (celui du syndic en place par exemple) à présenter à l’ordre du jour.   Si un copropriétaire avait l’idée de reprocher au conseil syndical de ne pas avoir respecté sa mission visée à l’article 21 de la loi, il suffira alors au conseil syndical de présenter les différents contrats étudiés et d’indiquer que celui du syndic en place répondait mieux aux attentes de la copropriété.   Cela étant, rien n’interdit aux autres copropriétaires de présenter d’autres projets de contrat à inscrire à l’ordre du jour.   Que ce soit pour répondre à une obligation ou par nécessité, la mise en concurrence du contrat de syndic doit donc être préparée convenablement et bien en amont de l’assemblée générale.  

II. La préparation de l’Assemblée pour une mise en concurrence efficace

  La mise en concurrence du contrat de syndic s’inscrit dans la préparation de l’assemblée générale ordinaire de votre copropriété. Il faut engager cette préparation suffisamment en amont pour éviter qu’elle ne soit bâclée ou bousculée.   Cette préparation repose certes en partie sur le syndic, mais également sur le conseil syndical qui a un rôle de contrôle et d’assistance du syndic.   Voici un très bref rétro-planning de la préparation de l’AG que nous vous proposons, et que vous pouvez retrouver en détail dans notre guide gratuit « Conseil syndical : bien préparer l’assemblée générale» : www.unarc.fr/8dh8.  
  • D’ici la fin du premier trimestre qui suit la clôture des comptes de votre copropriété (soit le premier trimestre de l’année N+1 si vos comptes sont clos au 31 décembre de l’année N), nous vous conseillons de :
 
  • mettre en concurrence des devis/contrats à présenter devant l’assemblée générale (et vous l’aurez compris, il s’agit notamment du contrat de syndic) ;
  • réaliser le contrôle des comptes, pour lequel le conseil syndical peut se faire assister d’une tierce personne (telle que l’ARC : www.arc-copro.com/kg52).  
 
  • Au début du second trimestre suivant la clôture des comptes de votre copropriété :
 
  • rédiger et diffuser le compte rendu du mandat du conseil syndical sur l’exercice écoulé ;
  • affiner et arrêter les devis et contrats à mettre à l'ordre du jour, mais aussi prévoir la réunion de préparation de l’assemblée générale afin d’élaborer l’ordre du jour et le budget prévisionnel avec le syndic ;
  • valider le projet de la convocation avant diffusion par le syndic.
  Comme vous pouvez le voir, il faudrait commencer dès à présent à travailler sur la mise en concurrence du contrat de syndic pour toutes les copropriétés (nombreuses) dont les comptes ont été arrêtés au 31 décembre 2015.

 

III. Comment procéder à la mise en concurrence ?

  Depuis le 2 juillet 2015 (date d’entrée en vigueur du nouveau contrat type) tous les contrats de syndics doivent répondre à un même modèle basé sur le « contrat type » de syndic défini par décret, ce qui est censé rendre plus facile la comparaison des tarifs entre les différents contrats, l’identification des clauses non réglementaires, etc. Il est également plus facile de déterminer le ou les contrats répondant aux mieux aux besoins de la copropriété (nombre de visites, nombre de réunions avec le conseil syndical, horaires habituels de l’assemblée générale à inclure dans le forfait, etc.).   Pour cela, il faut construire un « cahier des charges » clair qui définit les prestations à intégrer au forfait et donc établir quelles sont les « tâches ajustables » répondant le mieux aux besoins et spécificités de la copropriété.   L’ARC propose à ses adhérents collectifs de générer ce fameux cahier des charges grâce à l’outil CONTRATSYNDIC accessible depuis le Portail de l’adhérent (www.leportaildelarc.fr) pour mieux comparer les différents contrats entre eux.   Vous pourrez ainsi soumettre votre propre contrat type aux syndics sollicités et voir si certains d’entre eux sont en mesure d’y répondre pour un tarif forfaitaire intéressant. Ce travail peut vous servir à présenter les contrats concurrents intéressants à votre syndic pour lui proposer de vous faire une offre ou contre-offre en tenant compte des propositions de ses confrères. Il sera peut-être plus facile pour vous de négocier des points de son contrat grâce aux autres propositions qui vous ont été faites.   Nous sommes persuadés à l’ARC que la remise en concurrence de votre syndic, même si vous en êtes satisfait, est une action utile voire nécessaire : cela peut lui rappeler qu’à tout moment vous pouvez envisager de changer de syndic ce qui aura comme mérite de lui suggérer de ne pas se reposer sur ces lauriers. Cela peut aussi vous permettre de débloquer des situations et renégocier certains points.     VOIR CI-DESSOUS LE FICHIER A TELECHARGER