Le contrat-type de syndic recèle plusieurs subtilités qu’il est essentiel de bien maîtriser afin d’éviter toute mauvaise surprise.
A ce titre, il est fondamental de bien comprendre comment le contrat-type encadre les conditions de l’assemblée générale comprises dans le forfait de base.
Ce contrôle est important car de nombreux abus découlent de ce manque de compréhension entraînant la facturation d’honoraires supplémentaires.
Voyons donc les deux points particulièrement importants à contrôler.
I- Les créneaux horaires
Le point 7.1.5 du contrat-type précise les conditions de tenue d’assemblées générales comprises dans les honoraires du forfait de base.
Parmi les éléments à compléter, figure le créneau horaire dans lequel doit se tenir l’assemblée générale.
Ce créneau permet de déterminer dans quelle fourchette horaire doit se dérouler l’assemblée générale pour qu’elle soit comprise dans les honoraires du forfait de base.
Autrement dit, si l’assemblée générale se tient en dehors de ce créneau horaire et même s’il s’agit d’heures ouvrées, le syndic pourrait facturer dès la première minute, des vacations complémentaires.
Ainsi si la clause prévoit un créneau horaire de 9 h à 16 h, dans la mesure où l’assemblée générale débute à 16 h 10, le syndic serait en droit de facturer l’assemblée générale dès la première minute même si les heures ouvrées précisées dans le contrat sont de 9 h à 18 h.
C’est pour cela qu’il est préférable de préciser un créneau horaire le plus large possible autrement dit de 9 h à 21 h évitant ainsi toute mauvaise surprise qui peut représenter des sommes importantes.
II – La durée
Le deuxième élément qui doit figurer dans le contrat-type est la durée de l’assemblée générale comprise dans les honoraires du forfait de base.
A partir du moment où la durée convenue est dépassée, le syndic peut facturer des vacations horaires complémentaires.
Ce temps supplémentaire passé peut être très important si à la base, il a été mal évalué, ou pire sous-évalué volontairement par le syndic.
Autrement dit, si le contrat prévoit une durée de tenue d’assemblée générale de 2 h et qu’elle se tient sur une période plus longue, le syndic est en droit de facturer le temps supplémentaire.
Là encore, il faudrait être vigilant en précisant une durée d’assemblée générale conforme aux usages de la copropriété en prenant comme référence les années précédentes.
Attention, même si le contrat prévoit une durée importante mais que l’assemblée générale se tient en dehors du créneau horaire mentionné dans le contrat, le syndic pourra alors facturer des honoraires dès la première minute.
Voyons si vous avez bien compris :
Le contrat prévoit la tenue d’une assemblée générale de 3 heures dans un créneau horaire qui se tient de 9 h à 18 h.
L’assemblée générale a débuté 19 h pour se terminer à 20 h 30.
Le syndic peut-il facturer une prestation complémentaire et le cas échéant, sur quelle durée ?