Ne pas confondre le relevé des charges et celui des dépenses

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Conseils de l'ARC
06/10/2017

Ne pas confondre le relevé des charges et celui des dépenses

 
Bien souvent, pour contrôler les factures imputées à la copropriété, le syndic remet au conseil syndical le « relevé des dépenses ».
 
Cette opération peut d’ailleurs se faire plusieurs fois au cours de l’exercice.
 
Ceci étant, comme on va le constater, il ne faut pas se tromper sur l’objet de ce document.
  1. Un titre erroné

Lorsque le syndic présente le « relevé des dépenses », de nombreux conseillers syndicaux pensent qu’il s’agit des factures payées.
 
Or, dans les faits, sont présentées dans ce document les factures enregistrées dans la comptabilité indépendamment du fait qu’elles soient ou non payées.
 
Il faudrait donc plutôt parler du relevé des charges que des dépenses.
 
Cette notion est importante car elle ne doit pas induire en erreur le conseil syndical en pensant qu’à partir du moment où les factures sont présentées sur le relevé, c’est qu’elles sont forcément payées.
  1. Comment contrôler le règlement effectif des factures ?

Le seul document fiable reste sans aucun doute le grand livre de la copropriété.
 
En effet, ce document est la pièce centrale à partir de laquelle tous les autres documents comptables sont générés.
 
Ainsi, pour connaître la réelle situation des charges et des règlements effectués, il faudra contrôler le grand livre.
 
En particulier, pour contrôler les factures enregistrées dans la comptabilité de la copropriété, il faudra vérifier les comptes de la classe « 6 ».
 
Quant au contrôle des règlements des prestataires (syndics, ascensoristes, chauffagistes, assureurs...), il faudra analyser les comptes de la classe « 4 » qui présentent la situation des tiers vis-à-vis de la copropriété.
 
Au crédit de ces comptes figure le montant de la facture et au débit le ou les règlement(s) effectué(s) à son profit. Si aucun montant ne figure dans la colonne débit, c’est que la facture n’est pas réglée, même partiellement.