Pourquoi il ne faut pas accepter, en l’état actuel des textes réglementaires, la convocation des assemblées générales par voie électronique ?

 

L’article 55 de la loi ALUR a inséré dans la loi du 10 juillet 1965 un nouvel article

42-1 qui précise : « Les notifications et mises en demeures, sous réserve de l’accord express des copropriétaires, sont valablement faites par voie électronique ».

 

Certains groupes de syndics, comme Citya, considèrent qu’ils peuvent à présent convoquer l’assemblée générale par voie électronique économisant ainsi à leur profit les frais de photocopies et les envois postaux. Cependant comme nous allons le démontrer, en l’état actuel des textes réglementaires, la convocation des assemblées générales par voie électronique est juridiquement impossible pouvant, le cas échant, entraîner des contestations d’assemblée générale.

Néanmoins, nous expliquerons pourquoi le conseil syndical doit d’ores et déjà se saisir de la question et commencer à valoriser dans les contrats de syndic le coût que représentent les frais de photocopies s’ils sont inclus dans les honoraires de base.

L’article 64 du décret du 17 mars 1967 prévoit trois moyens pour convoquer valablement une assemblée générale. On retrouve la transmission par fax, la remise de la convocation contre émargement et l’envoi par courrier en recommandé avec accusé de réception. La notification électronique, qui n’est pas assimilée à une lettre recommandée, ne peut donc pas être utilisée pour convoquer valablement une assemblée générale. Pour que cela puisse se faire, il est nécessaire d’attendre la publication d’un nouveau décret qui viendrait modifier l’article 64 pour insérer la possibilité de notifier par voie électronique.

 

Cette analyse juridique se retrouve renforcée du fait qu’en son temps la Commission Relative à la Copropriété où siégeait l’ARC, avait été sollicitée pour donner un avis sur un projet de décret et d’arrêté relatifs à la notification électronique. Le décret prévoyait justement de modifier l’article 64 pour rajouter la notification par voie électronique.

 

En l’état actuel de la législation, l’article 42-1 permet donc de notifier par voie électronique uniquement les mises en demeure.

 

Cependant, les conseils syndicaux devront rester vigilants, car actuellement les contrats de syndic prévoient un coût pour la mise en demeure entre 30 et 60 €, sans prévoir une « décote », si elle est notifiée par voie électronique.

 

 
En l’absence de négociations préalables, le syndic continuera donc à notifier les mises en demeure de manière numérique tout en maintenant le prix indiqué sur son contrat. Pour éviter cet abus, le conseil syndical devra rajouter dans le contrat de syndic, une ligne qui indique le tarif de la mise en demeure par voie électronique. Un coût maximum de 5 euros est acceptable.

 

 

De plus, il est important de rappeler que l’article 42-1 précise que les notifications par voie électronique ne peuvent être faites que si le copropriétaire exprime son consentement par écrit.

Le syndic ne peut donc pas de manière unilatérale décider d’envoyer une mise en demeure par voie électronique, encore moins convoquer de manière numérique, sans que le copropriétaire n’ait exprimé son accord par écrit.

Les grands groupes de syndics présentent depuis deux ans des contrats qui intègrent dans les honoraires de base les photocopies, y compris celles concernant les assemblées générales ordinaires. Cette stratégie permet de « noyer » dans les honoraires le coût que représentent les photocopies. Le conseil syndical ne sera ainsi plus en mesure de négocier une baisse des honoraires lorsque les convocations d’assemblée générale pourront être juridiquement envoyées par voie électronique.

 

Les syndics continueront à réclamer le même montant d’honoraires tout en économisant le tirage papier. Le conseil syndical devra donc sans attendre, avant même la publication des décrets et arrêtés relatifs à la notification par voie électronique, valoriser le montant que représentent dans les honoraires de syndic les frais de photocopies. Ce montant permettra de négocier à la baisse les honoraires du syndic en fonction du nombre de copropriétaires qui souhaitent être notifiés par voie électronique.

Il faut partir tout d’abord d’un constat. Les honoraires d’un contrat tout « compris » d’un syndic sont calculés à partir de ratios. En matière de frais de photocopies, le syndic considère qu’une photocopie doit coûter au minimum à la copropriété 20 centimes la page. Il calcule ensuite le nombre de photocopies qu’il fera dans l’année en fonction du nombre de lots ou de la complexité de la copropriété et détermine ainsi un montant d’honoraires.

 

Le conseil syndical devra faire la démarche inverse, c'est-à-dire qu’il devra estimer le montant des frais de photocopies inclus dans les honoraires de base. Il pourra alors négocier, en fonction des copropriétaires ayant opté pour la notification électronique, une baisse proportionnelle des honoraires du syndic.

 

A titre d’exemple, prenons une convocation d’assemblée générale et un procès verbal faisant en tout 60 pages.

Le syndic valorise dans son contrat la photocopie à 20 centimes la page.

 

La convocation d’assemblée générale et le procès verbal représentent donc dans ce contrat,  un coût de 12 € par copropriétaire.

Dans une copropriété de 100 lots, la valorisation des frais de photocopies dans le contrat s’élève donc de 1 200 €.