En premier lieu, il faut rappeler que l’activité de syndic est une activité commerciale et comme telle, elle doit être immatriculée au RCS (registre du commerce et des sociétés) auprès du Tribunal de Commerce du lieu de situation de l’établissement, principal ou secondaire.
Le document qui permet de contrôler cette immatriculation est l’« extrait k » (personnes physique) ou « extrait Kbis » (personne morale), voirE L ou Lbis pour les établissements secondaires. Celui ci doit par ailleurs être produit pour toute demande de carte, ou de renouvellement et dater de moins d’un mois.
I. Qui doit disposer de la carte professionnelle, que doit-elle contenir elle ? A quel nom est-elle délivrée ?
Les conditions d’exercice de l’activité de syndic professionnel sont fixées par la loi du 2 janvier 1970 (dite loi HOGUET) et son décret d’application du 20 juillet 1972.
Sont ainsi concernées, les personnes physiques ou morales qui, d’une manière habituelle se livrent ou prêtent leur concours, même à titre accessoire, aux opérations de gestion immobilière.
Ces personnes doivent être titulaires d‘une carte professionnelle et pour cela, remplir les conditions suivantes (article 3 de la loi du 2 janvier 1970) :
1. Personnes physiques
1° Aptitude professionnelle : diplôme sanctionnant des études juridiques, économiques ou commerciale et/ou expérience professionnelle acquise au sein d’une agence immobilière titulaire de la carte professionnelle (toutes activités : gestion locative, transaction, syndic) ;
2° Attestation de garantie financière : obtenue auprès d’établissements agréés et garantissant les fonds détenus par le syndic pour ses mandants ;
3° Attestation d’assurance en responsabilité civile professionnelle : délivrée par des assureurs agréés ;
4° Moralité : bulletin N°2 du casier judicaire, démontrant l‘absence d’incapacité ou d’interdiction d’exercer justifiée.
2. Personnes morales
- Elles doivent remplir les conditions prévues aux 2° et 3° du point précédent.
- Leurs représentants légaux et statutaires doivent remplir les conditions visées au 1° et 4° du point précédent.
En ce qui concerne les établissements, succursales, agences ou bureaux, la personne qui en assure la direction doit procéder à une « déclaration préalable d'activité », auprès de la CCI (chambre du commerce et de l’industrie) du lieu de situation de l’activité (article 8 du décret du 20 juillet 1972), afin de pouvoir disposer d’un « récépissé de déclaration ».
Elle doit également satisfaire à la condition prévue au 1° et ne pas être frappée d'une des incapacités ou interdictions d'exercer définies au titre II de la loi du 2 janvier 1970 (article 9 à 13).
L’exercice sans carte professionnelle est puni de six mois d'emprisonnement et de 7.500 euros d'amende (article 14 loi du 2 janvier 1970).
La détention ou la perception de fonds, sans disposer d’une carte professionnelle valide, est punie de deux ans d'emprisonnement et de 30.000 euros d'amende (article 16 loi du 2 janvier 1970).
3. Qui est titulaire de la carte ?
Le titulaire de la carte professionnelle est, soit, la personne physique, soit le représentant légal ou statutaire de la personne morale qui entend exercer l’activité.
Les personnes habilitées par le titulaire de la carte professionnelle à s’engager pour le compte de ce dernier doivent également posséder une « attestation d’habilitation » délivrée maintenant par les CCI et dont la durée et le terme ne peuvent excéder ceux portés sur la carte professionnelle (voir point II.).
4. Nouvelle « carte S »
Depuis la réforme intervenue au 1er juillet 2015, la carte porte la mention « Syndic de copropriété », mais la mention plus large « gestion immobilière » reste cependant valable pour les cartes en cours, c'est-à-dire jusqu’au 30 juin 2018 au plus tard.
II. Par qui est délivrée la carte professionnelle ? Qu’elle est sa durée de validité ?
Jusqu’au 30 juin 2015, les préfectures, plus exactement le « service des professions règlementées » délivraient les cartes professionnelles de « gestion immobilière » ;
Depuis le 1er juillet 2015, ce sont les Chambres de Commerce et d’Industrie (CCI) qui sont la seule autorité compétente pour délivrer les cartes professionnelles « syndic ».
La durée des cartes professionnelles est ramenée de 10 ans initialement à 3 ans désormais. La période transitoire se présente comme suit, en fonction de la date de dernière délivrance :
- Cartes délivrées avant le 1er juillet 2008, la validité reste à 10 ans, soit jusqu‘au 30 juin 2018 maximum ;
- Cartes délivrées à partir du 1er juillet 2008, la validité est ramenée à 3 ans à compter du 1er juillet 2015, soit également jusqu’au 30 juin 2018 maximum ;
La demande de renouvellement doit être effectuée auprès du président de la CCI territorialement compétente :
- Pour les personnes morales : CCI du lieu du siège du demandeur ;
- Pour les personnes physiques : CCI du lieu de son principal établissement.
III. Comment vérifier que votre syndic est bien titulaire d’une carte professionnelle valide ?
Pour les nouvelles cartes émises à partir du 1er juillet 2015, elles relèvent dorénavant des Chambres de Commerces et de l’Industrie.
Les CCI tiennent désormais le « fichier des professionnels de l’immobilier » accessible librement : www.professionnels-immobilier.cci.fr. Ce fichier sera totalement à jour à compter du 1er juillet 2018, date à partir de laquelle toutes les cartes professionnelles auront été renouvelées auprès de la CCI.
Pour les cartes délivrées par la Préfecture (carte G) avant juillet 2015 et encore valables, le fichier en ligne ne sera pas à jour. Il faut également adresser votre demande à la CCI du lieu de domiciliation du syndic (les CCI ont récupéré les registres tenus précédemment par les Préfectures), mais il faut formuler la demande par écrit.
Conseils de l’ARC : vous pouvez demander chaque année à votre syndic qu’il vous produise copie de sa carte professionnelle. Mais plus encore une attestation de sa garantie financière (qui conditionne la validé de la carte professionnelle), car cette dernière peut très bien retirer sa garantie à un syndic sans que les autorités compétentes n’en soit informées (c’est au titulaire de la carte de faire la démarche !). Quand aux syndicats des copropriétaires, ce n’est que plusieurs mois après la cessation de garantie, qu’une notification sera faite à la personne inscrite dans le « registre des mandats » du syndic, c'est-à-dire en principe le Président du conseil syndical.