Retour sur l’abus CITYA N° 4031 :
l’ARC est pour les évolutions technologiques, mais… pas n’importe comment ni à n’importe quel prix…
Nous avons diffusé un abus n° 4031 (www.arc-copro.com/46fp) concernant le groupe Citya, qui essaye malgré « les verrous » prévus par la loi du 10 juillet 1965, et plus particulièrement par son article 42-1, d’imposer aux copropriétaires l’envoi des appels de fonds par voie électronique.
Certains professionnels ont donc conclu que l’ARC était contre toute évolution technologique. Rafraichissons-leur la mémoire.
L’ARC est la première association à avoir mis en place plus d’une douzaine de solutions informatiques au service des copropriétés afin d’améliorer leur gestion au quotidien (site extranet, plateformes d’appels d’offres auprès des entreprises et des fournisseurs de gaz, forums, gestion des contrats de syndics, ...).
Néanmoins, nous allons expliquer pourquoi l’ARC reste en alerte concernant les solutions de dématérialisation proposées (voire imposées !) par les syndics professionnels et surtout lorsqu’il s’agit de Citya.
Mais avant, il est important de rappeler le cadre juridique de ce dispositif.
I. Une dématérialisation des documents qui se limite aux convocations d’assemblées générales, procès-verbaux et mises en demeure
L’article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965 modifié par la loi ALUR, ainsi que le récent décret en date du 21 octobre 2015 sur la dématérialisation des documents précisent les pièces qui peuvent faire l’objet d’une notification électronique.
Il s’agit de la convocation et du procès-verbal de l’assemblée générale ainsi que la mise en demeure. Les appels de fonds, qui doivent être envoyés par courrier simple, ne sont pas concernés par ces dispositifs légaux et règlementaires.
De plus, l’envoi électronique suppose l’acceptation exprès du copropriétaire en amont et ce ne peut pas être, comme le prévoit le groupe Citya, sous forme d’une acceptation tacite après coup.
Deux cartons jaunes, donc, pour le groupe Citya, ce qui revient à un carton rouge !
II. Une solution qui ne sera pas forcément à l’avantage du syndicat de copropriétaires
L’ARC a toujours défendu la dématérialisation des documents (si elle est souhaitée par les copropriétaires) qui permet de réduire deux types de dépenses.
En premier lieu, il s’agit des frais d’affranchissement et en second lieu, des frais de photocopies. Mais comme nous allons le voir, si cela n’est pas préparé ni négocié, ces économies se font en réalité au profit du syndic.
En effet, les frais d’affranchissement postaux sont reportés aux frais réels sur le compte du syndicat de copropriétaires. Ni le syndic, ni le syndicat de copropriétaires ne peuvent réduire ces coûts et les syndics ne peuvent y rajouter d’éventuelles marges.
En revanche, avec l’envoi électronique, le prix n’est pas fixe. Chaque syndic négociera avec son prestataire pour obtenir un coût qu’il pourra ensuite refacturer en prélevant au passage une marge.
Concernant les frais de photocopies, ils doivent, depuis l’entrée en vigueur du contrat type, être inclus dans le forfait.
Les économies potentielles rendues possibles par le décret sur la dématérialisation permettent donc également aux syndics d’augmenter leur marge, en maintenant leurs honoraires forfaitaires, tout en réduisant le volume de photocopies.
Ainsi la dématérialisation des documents est doublement intéressante pour le syndic.
Non seulement, elle permettra de réduire les frais de photocopies compris dans le forfait, mais en plus elle permettra aux syndics de dégager une marge sur les frais d’envoi électronique.
Ces frais économisés se reportent par ailleurs en partie sur les copropriétaires qui peuvent avoir besoin d’imprimer certains documents (voir notre article : www.arc-copro.com/nrkk).
C’est pour cela qu’il faudra être vigilant et vérifier que les économies réalisées seront bien répercutées sur les charges de copropriété et non pas absorbées uniquement par le syndic.
III. Un système de captation des copropriétés
Au-delà des économies qui risquent d’être au bénéfice exclusif du syndic, la dématérialisation des documents peut être une redoutable arme pour rendre le syndicat de copropriétaires captif de son syndic.
En effet, lors des négociations sur le décret relatif à la dématérialisation des documents, il a été longuement question de la mise en place d’un « coffre-fort électronique ».
Cette technologie permettait de mettre à la disposition de chaque copropriétaire un espace numérique sécurisé dans lequel aurait été déposés l’ensemble des documents concernant le copropriétaire (appel de fonds, convocation et procès-verbal d’assemblée générale, mise en demeure...)
Mais encore, cet espace aurait donné la possibilité aux copropriétaires de sauvegarder des documents personnels comme ses factures privées (gaz, etc.), ou bien encore des photos de famille.
Le risque était donc que le syndic fasse par la suite une sorte de chantage en indiquant aux copropriétaires que s’ils souhaitaient changer de syndic, ils ne pourraient alors plus avoir accès à ce coffre-fort, perdant ainsi toutes les pièces et documents qui y seraient déposés.
Nous craignons donc qu’avec l’obligation d’extranet, les syndics proposent « gracieusement » aux copropriétaires le coffre-fort numérique individualisé, afin de mettre en place leur stratégie de captation.
Il est donc important de ne pas confondre « évolution technologique » et « stratégie commerciale », au détriment du syndicat de copropriétaires.
C’est la raison pour laquelle, tant que l’envoi électronique des appels de fonds n’est pas cadré pour protéger les copropriétaires, nous ne sommes pas favorables à ce que les syndics le mettent en place spontanément.
Nous avons par ailleurs déjà publié un dossier sur les points à contrôler avant d’accepter de recevoir des documents par voie électronique auquel nous vous renvoyons (www.arc-copro.com/n1gb).