A plusieurs reprises nous avons pu montrer que la gestion des impayés était un moyen pour générer des honoraires supplémentaires substantiels extrêmement lucratifs que ce soit pour le syndic, mais aussi pour l’avocat du syndic.
En effet, au-delà des actions contentieux ou précontentieux facturées par le syndic à prix d’or : mise en demeure à 60 euros, lettre de relance à 45 euros, protocole d’accord à 220 euros, suivi du dossier à 120 euros de l’heure…
En parallèle, les avocats de syndics facturent des honoraires sans qu’ils soient réellement mis en concurrence et surtout sans contrôle préalable.
Voici pourquoi il est important pour le conseil syndical de vérifier que les impayés de charges et surtout le recouvrement ne deviennent pas un « business » au détriment du syndicat des copropriétaires et également du copropriétaire débiteur.
I. Les règles à connaître
Que ce soit le syndic ou l’avocat, ils doivent respecter des règles strictes émanant de textes légaux ou règlementaires en matière de facturation d’honoraires.
Tout d’abord, en matière de syndic, ce dernier ne peut facturer que les tâches et actes fixés dans le contrat type de syndic précisé dans le décret du 26 mars 2015.
Cette liste est exhaustive, interdisant au syndic d’ajouter d’autres prestations.
Voici la retranscription du point 9.1 du contrat type :
Généralement, la constitution du dossier contentieux ne peut pas faire l’objet de facturation supplémentaire, même si le syndic affirme « perdre du temps » pour réaliser cette tâche.
La deuxième règle à connaître est que le syndicat des copropriétaires ne peut en aucun cas supporter les frais liés aux contentieux qui concernent le recouvrement des charges.
Autrement dit, les frais liés au courrier de mise en demeure, au suivi du contentieux ou autre acte facturé devront être supportés par le copropriétaire débiteur et non par le syndicat des copropriétaires, même si ces coûts devront être retranscrits dans la comptabilité.
La conséquence est que si le juge ne condamne pas le copropriétaire sur l’intégralité des frais réclamés par le syndic, et qu’il a déjà perçu des sommes, ce dernier devra les rembourser au syndicat des copropriétaires sans pouvoir les imputer en charges.
Enfin, depuis la loi Macron du 6 août 2015, avant d’agir, l’avocat est tenu de présenter au syndic une convention d’honoraires.
Il ne s’agit ni plus ni moins que d’un devis qui permet au syndicat des copropriétaires de connaître les honoraires qu’il s’engage à verser si l’avocat est retenu pour représenter les intérêts du syndicat des copropriétaires.
Or, bien souvent, cette convention d’honoraires n’est pas présentée, laissant un flou sur les frais liés aux honoraires d’avocat, produisant en définitive de grosses et mauvaises surprises.
II. Comment contrôler les frais
La difficulté du suivi des frais liés aux impayés de charges est que le recours peut s’étaler sur plusieurs exercices, rendant alors difficile le croisement des sommes réclamées au copropriétaire débiteur par rapport aux sommes engagées et récupérées.
Dans de nombreux cas, la copropriété perd de l’argent en supportant des frais liés au recouvrement des impayés ou pire à la dette principale du copropriétaire débiteur du fait que le juge a débouté partiellement la demande du syndicat des copropriétaires.
Il est donc indispensable de tenir un tableau faisant état des différentes sommes engagées (frais du syndic, honoraires de l’avocat, émoluments de l’auxiliaire de justice) du montant des impayés et des sommes réellement recouvertes.
Pour cela, il faut distinguer deux types de sommes qui sont la dette principale et la dette accessoire.
La dette principale concerne les impayés de charges dans lesquels sont comptabilisés l’ensemble des appels de fonds courants, travaux, fonds travaux, avances.
Les frais accessoires sont les frais d’avocat, les dommages et intérêts, l’article 700.
Ces sommes doivent être tracées afin de déterminer les montant non recouverts que le syndic doit rembourser au syndicat des copropriétaires et si les honoraires facturés par l’avocat correspondent à sa convention.
Vigilance donc !