La gestion bénévole par un copropriétaire est régulièrement plébiscitée dans les petites et moyennes copropriétés et encore plus depuis l’inflation des honoraires des syndics constatée depuis le 24 mars 2014 à la suite de la publication de la loi ALUR.
Comme un professionnel, le syndic non-professionnel a des responsabilités vis-à-vis du syndicat des copropriétaires.
Les principales missions et obligations que vous aurez en votre qualité de syndic sont définies assez précisément dans l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 :
- exécuter les dispositions du règlement de copropriété ;
- exécuter les délibérations des assemblées générales ;
- administrer l’immeuble et pourvoir à sa conservation, sa garde, son entretien ;
- tenir un carnet d’entretien de l’immeuble ;
- établir un budget prévisionnel ;
- tenir un compte bancaire séparé ;
- représenter le syndicat des copropriétaires dans les actes civils et judiciaires.
En ne respectant pas ces obligations, vous vous exposerez à voir votre responsabilité engagée.
A court ou moyen terme, le syndic non professionnel doit être efficace pour intervenir au bon moment et dans tous les cas pas trop tard !
Pas si simple pourtant lorsqu’il y a la vie familiale, le travail, les loisirs, etc. Et oui, le syndic non professionnel a une vie en parallèle et la gestion de la copropriété, si intéressante soit-elle, n’est pas forcément (et heureusement !) la priorité malgré ce que voudraient certains des copropriétaires.
C’est pourquoi, il est essentiel que le syndic non professionnel puisse être méthodique et organisé.
Dans le cadre de la gestion courante de l’immeuble, le syndic non-professionnel doit respecter des échéances « programmées » (assemblée générale annuelle devant se tenir dans les six mois suite à la date d’arrêté des comptes, appels de fonds devant être édités environ 15 jours avant leur date d’exigibilité, etc.).
En parallèle, il peut aussi avoir à gérer d’autres évènements moins réguliers mais tout aussi importants qui, dans tous les cas, s’imposent à lui : mutation (vente d’un lot), sinistres ou pannes divers, etc.
L’objectif de ce nouveau guide qui sera disponible lors de notre salon des 16 et 17 octobre 2019 à l’Espace Charenton (http://www.salon-copropriete-arc.fr/) est précisément de guider le syndic bénévole dans l’organisation de son travail en respectant évidemment la législation en vigueur.
A travers lui, quelques pistes méthodologiques à explorer pour une gestion sûre et sereine sans que le syndic non-professionnel ne s’épuise à la tâche et finisse par « laisse tomber ». L’important est cependant que le syndic puisse s’approprier ses propres outils de travail en fonction de son organisation propre et ses habitudes.
un syndic bénévole organisé et méthodique. 3
préparer une feuille de route. 4
Anticiper les échéances régulières. 5
Recommandation N°1 : Préparer l’assemblée générale de manière anticipée. 5
a) Une préparation de l’ordre du jour dès le début de l’année. 5
b) Un ordre du jour évoluant au fur et à mesure des besoins et des demandes. 7
Recommandation N°2 : Prévoir l’envoi des appels de fonds avant leurs dates d’exigibilité. 9
a) La périodicité des appels. 9
b) L'envoi des appels de fonds par courrier électronique. 11
c) Comment s’organiser pour ne pas oublier l’envoi des appels de fonds ?. 11
Recommandation N°3 : Penser à la mise à jour annuelle des données de l’immatriculation. 12
Recommandation N°4 : Penser à la mise à jour du mandat du syndic. 13
a) Déclaration de changement de syndic par le syndic sortant 13
b) Comment procéder si le syndic sortant n’a pas procédé à la déclaration de changement de syndic sur le registre de l’immatriculation ?. 14
Recommandation N°5 : Rendre la tenue de la comptabilité moins fastidieuse en utilisant les bons outils. 15
a) Utiliser un logiciel comptable de copropriété. 15
b) Se former et être accompagné par le « coach Simply syndic ». 16
c) Privilégier les paiements par virements ou prélèvements. 16
d) Effectuer un rapprochement bancaire de manière régulière. 16
Se préparer aux évènements ponctuels. 18
Recommandation N°6 : S’organiser pour une gestion technique efficace. 18
a) Mise en place d’un annuaire des fournisseurs et entreprises divers intervenant sur la copropriété. 18
b) Mise à jour du carnet d’entretien de l’immeuble à chaque travaux ou évolutions contractuelles. 18
Recommandation N°7 : Contrôler pour une gestion technique sécurisée. 18
a) Obtenir des devis et factures détaillés. 18
b) Contrôler les prix unitaires des fournitures et de la main-d’œuvre. 19
c) Vérifier la situation juridique et financière des entreprises. 19
d) Vérifier systématiquement toutes les factures. 19
Recommandation N°8 : Rendre la gestion des mutations moins laborieuse. 20
a) Documents devant être fournis par le syndic au moment de la promesse de vente. 20
b) Documents devant être fournis par le syndic au moment de la vente : l’état daté. 20
Recommandation N°9 : Etre réactif en cas de sinistres. 21
a) Connaître impérativement les délais pour effectuer la déclaration de sinistre à son assurance. 22
b) Exemple : comment bien réagir en cas de dégâts des eaux ?. 22
Utiliser les outils correspondant aux besoins du syndic et de la copropriété. 24
Recommandation N°10 : Utiliser un extranet 24
Recommandation N°11 : Utiliser les outils proposés par l’ARC aidant à la maîtrise des charges de copropriété. 26
a) Copro-devis, le site de référencement des entreprises. 26
b) OSCAR + : l’observatoire des charges. 27
Recommandation N°12 : Mettre en place la lettre recommandée électronique pour l’envoi des convocations, procès-verbaux, mises en demeure. 27
Témoignages …. 29
a) Témoignage N° 1 : Mme P, syndic bénévole d’une copropriété de 17 lots principaux depuis 2008. 29
b) Témoignage N° 2 : M. D syndic bénévole d’une copropriété de 342 logements répartis sur 6 bâtiments, principalement de quatre étages ayant choisi la forme coopérative. 31
c) Témoignage N° 3 : M. B, syndic non professionnel utilisant simply syndic et ayant suivi le coaching. 33
En conclusion…. Utiliser les modèles de l’ARC et se faire accompagner par le Pôle Syndics Bénévoles. 36
Et si vous ne les avez encore pas lus, n’oubliez pas nos deux autres guides (également disponibles au salon) :
https://arc-copro.fr/ouvrages/etre-syndic-de-sa-copropriete-avec-larc.html
https://arc-copro.fr/librairie/devenir-syndic-benevole-avec-larc