Syndics bénévoles : la Déclaration Sociale Nominative pour vos employés ou gardiens d’immeuble. Pas de panique !

Syndics bénévoles :

la Déclaration Sociale Nominative pour vos employés ou gardiens d’immeuble.

Pas de panique !

Si votre syndicat des copropriétaires emploie un gardien ou un employé d’immeuble, vous le savez peut-être déjà : la loi du 22 mars 2012 (n° 2012-387) relative à la simplification du droit et à l’allégement des démarches administratives a créé la Déclaration Sociale Nominative (DSN). Le décret du 18 mai 2016 a récemment fixé les dates limites de mise en place de cette déclaration unique.

À partir de l’automne 2016 et obligatoirement à compter de la paie du mois de janvier 2017, la déclaration sociale nominative remplacera toutes les déclarations sociales effectuées par les syndicats des copropriétaires employeurs d’un gardien ou d’un employé d’immeuble. Plus précisément, la DSN sera obligatoire en février 2017.

I.La Déclaration Sociale Nominative : de quoi s’agit-il ?

L’idée directrice de la DSN est d’effectuer vos déclarations en une seule fois chaque mois auprès d’un seul interlocuteur, par voie électronique (dématérialisation de la transmission).

Cette déclaration s’effectue par l’intermédiaire d’un fichier généré à partir des données saisies pour l’élaboration de la fiche de paie.

La DSN est ainsi censée faciliter vos démarches de déclarations sociales en utilisant un « canal »  unique.

Les déclarations remplacées aujourd’hui par la DSN sont :

• DSIJ : les attestations de salaire pour le paiement des indemnités journalières en cas de maladie, maternité, paternité, pour les régimes général et agricole de la Sécurité sociale ;
• AE : les attestations d’employeur destinées à Pôle emploi ;
• DMMO et EMMO : les enquêtes mensuelles de mouvements de main d’œuvre (EMMO) pour les entreprises de moins de 50 salariés ;
• Les formulaires de radiation destinés aux organismes gérant les contrats collectifs (institutions de prévoyance, mutuelles, sociétés d’assurances) ;
• La DUCS : déclaration unifiée des cotisations sociales, adressée aux Urssaf et à la Sécurité Sociale (CGSS).

À terme, les quelques 45 différentes déclarations actuelles qui existent selon les secteurs d’activité seront remplacées par cette déclaration unique.

II.En pratique … Nécessité d’un logiciel de fiche de paie spécifique !

La transmission s’effectue mensuellement à l’issue du traitement informatisé de la paye, en une seule fois, vers un seul et même point d’accueil, sous forme dématérialisée et sans nécessité d’une ressaisie particulière.

Concrètement, il s’agit d’un fichier informatique normalisé généré à partir des données d’un logiciel de paie.

L’entrée en vigueur de la Déclaration Sociale Nominative (DSN) marque donc la fin de l’établissement des bulletins de salaire établis de manière « autonome ». Les fiches de paie seront donc OBLIGATOIREMENT élaborées par l’intermédiaire d’un logiciel de paie spécifique et compatible DSN.

Sont particulièrement concernés tous les syndics, notamment les bénévoles, qui ne disposent pas d’un logiciel de paie capable d’éditer des déclarations sociales normalisées et qui utilisent les déclarations unifiées de cotisations sociales (DUCS).

Il ne reste donc que cinq mois pour mettre en place une solution adaptée !

III.Une solution simple et sécurisée : faire appel aux services de Copropriété-Services 

Comme on vient de le voir, si la DSN est censée simplifier les démarches, certains syndics vont malgré tout se retrouver démunis dès son entrée en vigueur.

Pour l’ARC, il est difficilement concevable - en dehors des situations où le syndicat de copropriétaires emploie plusieurs salariés - de demander aux copropriétés en gestion bénévole de se doter de leur propre logiciel de fiche de paie afin de répondre aux futures obligations de déclarations, parce que :

• d’une part, un logiciel de fiche de paie est coûteux ;
• d’autre part, la plupart des logiciels de paie - souvent difficiles d’utilisation -  ne sont pas forcément adaptés à l’élaboration des fiches de paie des gardiens et d’employés d’immeuble.

Alors, quelle solution adaptée aux syndics bénévoles alors ?

Les adhérents peuvent bien entendu faire appel à Copropriété-Services,  la coopérative de l’ARC. Elle propose effectivement depuis longtemps aux syndics non professionnels, adhérents collectifs, d’établir les bulletins de salaires de leurs gardiens et employés d’immeubles, et les déclarations aux différents organismes sociaux.

Afin de satisfaire aux obligations relatives à la DSN au fur et à mesure de leur entrée en vigueur, Copropriété-Services s’est ainsi organisé depuis début 2016 pour être en mesure de réaliser les fiches de paie avec un logiciel spécifique et compatible avec le site de déclaration en ligne pour effectuer la DSN de ses adhérents.