Syndics bénévoles : les notifications électroniques bientôt à votre portée grâce à l’ARC
Comme vous le savez, la loi ALUR a introduit la possibilité pour les syndics (professionnels et non professionnels) d’utiliser la lettre RAR électronique dans le cadre des relations entre syndic et copropriétaires.
Sans attendre le décret d’application relatif à la « dématérialisation des notifications et des mises en demeure », l’ARC négocie actuellement avec des opérateurs de notifications électroniques certifiés pour que ses adhérents collectifs puissent bénéficier de ce nouveau service à des prix défiant toute concurrence.
Bientôt, vous pourrez donc proposer à vos copropriétaires l’envoi de tout courrier recommandé (mise en demeure, convocation et procès-verbal d’assemblée générale) par voie électronique, ce qui permettra un gain de temps et un gain financier.
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Comment vous devrez procéder pour avoir accès à ce nouveau service ?
Pour pouvoir avoir la possibilité d’envoyer vos courriers en recommandé par voie électronique, il vous suffira :
- d’être adhérent collectif à l’ARC ;
- d’installer un logiciel gratuit d’un opérateur postal numérique certifié ;
- de vous identifier clairement et de manière sécurisée en tant que syndic de la copropriété ;
- de demander aux copropriétaires leur autorisation et de s’identifier de manière sécurisée avec une signature électronique dès qu’ils recevront un courrier.
Vous voyez c’est simple, sécurisé et en totale conformité avec ce que va imposer le futur décret.
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En pratique, comment cela fonctionnera ?
Ce sera très simple pour le syndic bénévole
L’envoi et la réception se feront en plusieurs étapes, les principales étant :
- le syndic bénévole - préalablement identifié et authentifié par sa signature électronique - enverra son document (quel que soit sa taille ou son format) via le logiciel de l’opérateur postal ;
- le copropriétaire sera avisé par mail, sms, etc. qu’il a reçu un document ;
- le copropriétaire aura ensuite la possibilité sous un délai limité (21 jours) d’accepter de relever ce courrier, ou de le refuser (comme pour une lettre recommandée par voie postale) ;
- si le copropriétaire accepte le courrier, il devra s’identifier avec sa signature électronique et réceptionner son courrier.
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Les plus
Le syndic bénévole aura accès, à tout moment, à un tableau bord où il pourra vérifier qui de ses copropriétaires ont réceptionné, non réceptionné ou refusé le courrier électronique.
Si le document n’est pas réceptionné par le destinataire, le courrier devra être envoyé par voie postale habituelle directement par l’opérateur postal.
À l’ARC, nous espérons donc qu’avec ce nouvel outil - qui sera disponible pour nos adhérents collectifs quelques semaines après la publication du décret - les démarches administratives de nos syndics non professionnels seront facilitées.
À bientôt donc pour ce nouveau mode de communication sécurisé.